De ce simțim că nu avem timp, deși muncim mai puțin decât credem. Psiholog: „Managementul timpului nu este soluția”

Deși România este una dintre țările europene cu cele mai lungi săptămâni de muncă, potrivit Eurostat, numărul orelor legale la job a scăzut constant în ultimii zece ani, iar problema lipsei de timp nu se explică doar prin programul profesional. Pentru mulți adulți, ziua pare că s-a terminat înainte să înceapă timpul personal. O bună parte se pierde din cauza întreruperilor, deciziilor mărunte, mesajelor și oboselii mentale. Așa se explică de ce o zi poate părea mult mai încărcată decât arată, de fapt, calendarul.

Laura Vanderkam, expertă americană în managementul timpului și autoarea cărții „168 de ore. Ai mai mult timp decât crezi“, a observat că oamenii își supraestimează frecvent programul. În cadrul unei provocări de monitorizare a timpului la care au participat aproape 300 de persoane, multe au descoperit, după o săptămână de notat atent toate activitățile, că lucraseră efectiv mai puțin decât credeau.

Explicația ține de felul în care memoria comprimă zilele. Câteva zile foarte încărcate pot influența felul în care este percepută întreaga săptămână, chiar dacă restul programului a fost mai echilibrat. De aici apar diferențele dintre timpul lucrat efectiv și timpul atribuit, subiectiv, muncii. În multe cazuri, problema nu ține doar de durata programului, ci și de felul în care sunt folosite orele rămase după serviciu. După o zi solicitantă, activitățile fără intenție clară, precum scrolling-ul pe rețelele sociale, pot ocupa rapid timpul liber, mai ales când apare oboseala mentală.

Patru ore libere se pierd zilnic în fața ecranelor

Calculul anual arată de ce senzația de lipsă a timpului nu poate fi explicată doar prin muncă. Un an are 8.760 de ore. Dacă sunt scăzute aproximativ 1.750 de ore pentru serviciu și 2.700 pentru somn, rămân peste 4.300 de ore în care o persoană este trează și nu lucrează.

O parte din acest timp se duce inevitabil pe drumuri, cumpărături, copii, treburi casnice sau obligații de familie. Chiar și așa, multe ore libere ajung să fie consumate de activități pasive, mai ales televizor, telefon și platforme online. Un sondaj american privind utilizarea timpului, publicat în iunie 2025, de Biroul american pentru statistica muncii, arată că adulții petrec, în medie, 2 ore și 36 de minute pe zi uitându-se la televizor, cea mai mică durată din ultimul deceniu. Scăderea nu înseamnă însă că timpul liber este folosit mai mult pentru citit, mișcare sau odihnă reală. O parte din el s-a mutat, cel mai probabil, spre telefon și alte ecrane mobile, mai greu de urmărit în statisticile clasice.

Laura Vanderkam a observat că orele dintre terminarea programului de muncă și culcare sunt cel mai prost gestionate din întreaga zi. Asta pentru că la serviciu există întâlniri, termene și sarcini clare. În familie există mese, teme, cumpărături sau alte responsabilități. În schimb, în intervalul dintre 18.00 și 22.00, timpul se scurge fără să-ți dai seama.

Într-o provocare propusă de specialista în managementul timpului, aproape 200 de participanți au ales o singură activitate zilnică de 30 sau 60 de minute, fără legătură cu munca, treburile casnice sau igiena personală. Unii au citit, alții au mers pe jos, au exersat la un instrument sau au făcut o activitate pe care o tot amânau. După o lună, mulți au spus că serile li se par mai bine folosite, deși programul lor nu se schimbase radical.

Notițe timp de o săptămână

Unul dintre cele mai simple exerciții recomandate de Laura Vanderkam este notarea tuturor activităților, timp de o săptămână, la intervale de 30 de minute. Nu ca formă de control rigid, ci ca verificare a felului în care arată, de fapt, o zi obișnuită.

Mulți oameni descoperă abia atunci diferența dintre programul pe care cred că îl au și programul real. Orele de muncă pot fi mai puține decât estimau, iar timpul petrecut pe rețele sociale poate fi mai mare.

Specialista folosește un tabel simplu, împărțit pe zile și pe intervale de câte o jumătate de oră, completat de câteva ori pe zi. „Toată lumea are timp liber, chiar dacă nu atât cât și-ar dori. Nu pot promite că e timp folosit bine, dar pot promite că există”, a subliniat Laura Vanderkam.

Weekendul ca o vacanță

Un studiu publicat în 2020, în revista Social Psychological and Personality Science, realizat de cercetători de la UCLA Anderson School of Management, a testat cum pot influența activitățile din weekend restul săptămânii.

Cei 441 de angajați americani incluși în experiment au fost împărțiți în două grupuri. Unora li s-a cerut să trateze weekendul ca pe o vacanță, iar celorlalți – să își petreacă sfârșitul de săptămână ca de obicei. Luni, când s-au întors la birou, cei din primul grup au raportat mai multă bună dispoziție, mai puține emoții negative și o satisfacție mai mare legată de muncă.

Cercetătorii au observat că diferența nu a ținut de activitățile alese, ci de atitudinea cu care s-au raportat participanții la timpul liber. Cei aflați „în vacanță” au dedicat mai puțin timp treburilor casnice și au fost mai atenți la activitățile în care erau implicați.

De la management al timpului la management al atenției

„Managementul timpului nu este soluția, este de fapt parte din problemă. Există un număr limitat de ore într-o zi, iar concentrarea exclusivă pe managementul timpului ne face mai conștienți de cât de multe dintre acele ore risipim”, a atras atenția Adam Grant, psiholog organizațional și autor al mai multor cărți despre performanță.

Grant spune că organizarea timpului nu începe cu împărțirea zilei în ore, ci cu alegerea momentului potrivit pentru fiecare tip de muncă. O sarcină dificilă nu cere același efort la orice oră. Unii oameni gândesc mai limpede dimineața și atunci pot lua decizii, scrie sau analiza mai ușor. Alții lucrează mai bine seara, când au parte de mai puține întreruperi și se pot concentra mai bine.

Un experiment realizat de Grant într-un magazin universal coreean a arătat că ordinea sarcinilor poate influența performanța. Angajații care lucraseră mai întâi la o activitate foarte interesantă s-au descurcat mai slab la sarcinile plictisitoare care au urmat imediat. Explicația ține de așa-numitul reziduu de atenție. O parte din minte rămâne prinsă în activitatea anterioară, iar trecerea la ceva banal devine mai grea. Ordinea ideală a sarcinilor este moderat-interesant, apoi plictisitor, iar recompensa, adică sarcina cea mai fascinantă, la urmă.

Micropauzele reduc oboseala fără să strice ritmul: studiu românesc

Pauzele scurte din timpul programului au fost analizate într-o meta-analiză coordonată de Patricia Albulescu, cercetătoare în cadrul Departamentului de Psihologie al Universității de Vest din Timișoara. Review-ul, publicat în 2022, în revista PLOS ONE, a inclus 22 de studii pe tema pauzelor scurte luate între sarcini de lucru și 2.335 de participanți.

Rezultatele au arătat că pauzele mai mici de zece minute pot reduce oboseala și pot menține nivelul de energie, mai ales atunci când sunt alese conștient. Efectul asupra performanței este mai greu de măsurat și depinde de tipul de activitate de dinainte. În general, cu cât pauza este puțin mai lungă, cu atât senzația de refacere este mai vizibilă.

Autorii au notat că micropauzele ajută mai ales la menținerea nivelului de energie și la reducerea oboselii. Cu alte cuvinte, nu transformă automat o zi grea într-una productivă, dar pot reduce instalarea rapidă a epuizării.

Zece minute pe zi devin 60 de ore într-un an

Laura Vanderkam recomandă o metodă foarte simplă pentru obiectivele care par greu de realizat: împărțirea lor în pași zilnici mici. În acest mod susține că a parcurs „Război și pace”, câte un capitol pe zi, din cele 361 ale romanului. În 2024, a folosit aceeași metodă pentru a asculta toate cele 1.080 de lucrări cunoscute ale lui Bach.

Zece minute pe zi nu par suficiente pentru un obiectiv mare, dar într-un an se adună peste 60 de ore. În acest interval poți memora vocabularul de bază al unei limbi străine, poți învăța scalele majore la pian sau poți citi 100 de pagini dintr-o carte.

„Oamenii supraestimează ceea ce pot face pe termen scurt și subestimează ce pot face pe termen lung”, a subliniat specialista.

Un studiu publicat în jurnalul Psychological Science a arătat și că timpul poate fi perceput diferit atunci când este folosit pentru ceva cu sens. Participanții care au ajutat elevi vulnerabili s-au simțit ulterior mai puțin presați de timp decât cei care primiseră un interval liber pentru ei. Nu a contat numărul de ore, ci felul în care au fost folosite.

Tehnici de management al timpului care chiar funcționează

Pentru cei care au nevoie de instrumente concrete pentru gestionarea timpului, există câteva metode ușor de aplicat. Nu funcționează la fel pentru toată lumea, dar pot ajuta mai ales când ziua este fragmentată în mai multe sarcini mici sau când lucrurile importante sunt amânate constant.

• Tehnica Pomodoro. Metoda, creată de Francesco Cirillo în anii 1980, împarte munca în intervale de 25 de minute de concentrare, urmate de cinci minute de pauză. După patru astfel de cicluri, urmează o pauză mai lungă, de 15-30 de minute. Numele vine de la ceasul de bucătărie în formă de roșie pe care Cirillo îl folosea în perioada studenției. Tehnica poate fi utilă mai ales pentru sarcinile greu de început.
• Blocarea unor intervale de timp în calendar. Time blocking înseamnă rezervarea unor intervale clare pentru anumite tipuri de activități. Mailurile, de exemplu, pot fi verificate în două-trei reprize pe zi, nu de fiecare dată când apare o notificare. Metoda reduce trecerile dese de la o sarcină la alta și ajută la protejarea intervalelor de lucru concentrat.
• Matricea Eisenhower. Această metodă împarte sarcinile în funcție de două criterii, urgența și importanța. Unele lucruri trebuie făcute imediat, altele pot fi programate, delegate sau eliminate. Este utilă mai ales când lista de sarcini pare plină, dar nu toate activitățile au aceeași importanță.
• Regula celor două minute. Popularizată de David Allen în Getting Things Done, regula spune că o sarcină care poate fi rezolvată în mai puțin de două minute ar trebui făcută pe loc. Un răspuns scurt, o confirmare, o programare sau o notă rapidă nu mai ajung astfel să se adune într-o listă mentală care consumă atenție.
• Potrivirea sarcinilor cu ritmul zilei. Daniel Pink, autorul cărții „Când. Secretele științifice ale momentului perfect”, recomandă organizarea activităților în funcție de energia mentală. Pentru mulți, dimineața este mai potrivită pentru analiză, decizii și activități care cer concentrare. Sarcinile administrative pot fi lăsate pentru orele în care energia scade, iar activitățile creative pot merge mai bine spre după-amiază, în perioade mai relaxate. Pentru cei care lucrează mai bine seara, ordinea se schimbă.