Mit sau realitate? Cinci prejudecăți despre verificările de fond în afaceri

În lumea de business, caracterizată de un ritm alert, știrile circulă repede, iar o reputație construită în ani poate fi distrusă în câteva ore. Cunoașterea membrilor echipelor, a clienților și a partenerilor de afaceri și, pe de altă parte, construirea încrederii în relația cu fiecare dintre aceștia sunt aspecte-cheie pentru siguranța și integritatea afacerii, pentru că permit factorilor de decizie să ia hotărâri în cunoștință de cauză și să identifice prompt potențialele riscuri. De aceea, verificările de fond s-au dovedit vitale în prevenirea fraudei în contexte diverse, precum recrutarea, tranzacțiile financiare și relația cu clienții și cu partenerii de afaceri. Dar care sunt cele mai frecvente prejudecăți legate de acestea?

1. Verificările de fond se fac doar la angajare

Verificările de fond sunt, într-adevăr, cel mai des întâlnite în etapele de recrutare și integrare a noilor angajați, însă există, de fapt, mai multe situații în care acestea pot și ar trebui să fie efectuate. De exemplu, un angajat ar trebui să treacă printr-un nou proces de verificare la promovare, atunci când își asumă un alt rol în organizație sau când revine în companie.

Pe de altă parte, la încheierea unor noi parteneriate de business, eșecul în a identifica în timp util potențiale noi legături cu terțe părți sancționate ori cu persoane expuse politic poate produce riscuri semnificative de reputație. Ca atare, un pas esențial în procesul de due diligence este verificarea de integritate a terților, care poate viza atât persoane fizice, cât și companii, se poate realiza simultan asupra mai multor subiecți și se poate concentra pe aspecte legate de o situație specifică. În practică, o astfel de verificare este esențială atunci când este necesară obținerea de informații exacte cu privire la istoricul și reputația potențialilor parteneri de afaceri, în cadrul achizițiilor sau fuziunilor, în procesul de investigare a unor companii sau persoane suspectate de comiterea unor infracțiuni sau chiar la acceptarea de noi clienți sau furnizori. Acest tip de verificare poate fi utilă și premergător deciziilor de investiții, de exemplu, înaintea unei oferte publice inițiale.

2. Verificările de fond sunt necesare doar în cadrul companiilor mari

O altă idee preconcepută comună este aceea că numai companiile mari trebuie să efectueze verificări de fond asupra angajaților lor prezenți sau viitori. De fapt, companiile mici și mijlocii ar trebui să acorde la fel de multă importanță selectării atente a angajaților potriviți precum businessurile mari, deoarece riscurile generale rămân aproape aceleași, indiferent de dimensiunea afacerii, iar riscul de pierdere în planul veniturilor este în realitate chiar mai mare în cazul companiilor mai mici.

Costul cu un angajat nepotrivit poate fi copleșitor, având consecințe precum reducerea productivității, scăderea moralului la nivelul organizației sau afectarea reputației acesteia. Potrivit unei cercetări realizate în 2023 de către platforma de recrutare Zippia, costul mediu al unei angajări necorespunzătoare reprezintă 30% din salariul anual al angajatului, iar cheltuielile pe care companiile americane le suportă ca urmare a unei singure angajări inoportune sunt de circa 14.900 de dolari în medie, putând ajunge în anumite cazuri până la 240.000 de dolari.

3. Verificările de fond caută doar informații legate de cazier

În termeni generali, screening-ul la angajare este procesul de verificare a istoricului personal, profesional și educațional al unui candidat, pentru a confirma validitatea și compatibilitatea acestuia pentru o anumită poziție. Procesul începe cu verificarea documentației de bază furnizate de către candidat, cum ar fi documentele de identitate, permisul de muncă (dacă este cazul), CV-ul și profilul de LinkedIn, parcursul academic, licențele și certificările profesionale, precum și istoricul de angajare. Ulterior, se trece la verificări în registrele legale oficiale și în bazele de date publice sau disponibile pe bază de abonament, inclusiv registrele comerciale naționale, bazele de date de litigii sau agregatoarele globale de baze de date privind sancțiunile și afilierile politice.

Pe de altă parte, în cazul entităților cu care urmează să fie încheiată o afacere, verificările de tip due diligence privind integritatea terților presupun o analiză amplă a mai multor informații publice disponibile, a bazelor de date plătite și a informațiilor obținute chiar de la entitatea-subiect, și trec printr-o gamă largă de surse și indicii, de la relatări de presă ale unor publicații de încredere, care leagă numele subiecților de activități de fraudă, spălare de bani, terorism și alte activități ilegale, până la posibile sancțiuni aplicate de către un guvern sau de către alte organizații internaționale. Verificările includ, de asemenea, identificarea acționarilor, a beneficiarilor finali reali și a afilierilor corporative și analiza rezultatelor financiare, a litigiilor penale și civile, păstrând totodată în atenție aspectele legate de reglementare.

4. Verificările de fond nu pot fi realizate fără încălcarea regulilor de confidențialitate

Confidențialitatea și viața privată pot și trebuie să fie protejate atunci când se efectuează verificări de fond. De fapt, protejarea vieții private este unul dintre principiile fundamentale ale acestora. În Uniunea Europeană există mai multe legi și regulamente care reglementează protecția datelor și confidențialitatea, acestea fiind relevante pentru verificările de fond și pentru gestionarea datelor cu caracter personal. Cel mai notabil este Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), consolidat de legislația locală.

Ca atare, deși presupun colectarea de date cu caracter personal, verificările de fond pot fi efectuate în deplină conformitate cu principiile de confidențialitate a datelor, prin obținerea consimțământului explicit din partea subiectului, prin colectarea și utilizarea exclusiv a informațiilor necesare, prin implementarea unor măsuri de securitate fiabile, precum și validând faptul că furnizorii terți implicați în proces respectă la rândul lor reglementările din domeniul confidențialității datelor și bunele practici în domeniu.

5. Oricine poate efectua verificări de fond

Așadar, verificările de fond pot și trebuie să respecte toate legile și reglementările aplicabile și este necesar să ia în considerare atât complexitatea și domeniul de aplicare ale documentării, cât și resursele disponibile. Specialistul responsabil de acest proces trebuie să aibă o foarte bună înțelegere a complexității și limitărilor pe care le prezintă legislația și informațiile din registrele publice, să cunoască și să aibă o experiență vastă în diverse jurisdicții, precum și capacitatea de a colecta și analiza eficient informații, folosind instrumente specializate, dublate de abilități personale de documentare și investigare.

De aceea, în ciuda faptului că oricine poate accesa informații din surse deschise, o abordare reușită se bazează atât pe accesul la o serie de baze de date care oferă informații cu privire la persoane fizice și companii, cât și pe abilitățile temeinice ale specialistului. Este recomandat ca verificările să fie efectuate de către profesioniști bine pregătiți în domeniu, care pot oferi sprijin în mod eficient la identificarea și gestionarea oricăror riscuri potențiale, evitând astfel erori costisitoare, sancțiuni și daune de reputație.

Prevenția este cheia pentru protejarea afacerii și a reputației de potențiale riscuri ascunse

Schimbările reglementărilor la nivel mondial sporesc complexitatea operațională și costurile de conformitate în business. În consecință, verificările de fond devin un instrument valoros, cu ajutorul cărora companiile își pot asigura unnivel ridicat de integritate în practicile lor, contribuind astfel la protejarea intereselor tuturor părților implicate.

Material de opinie de Alexandru Nae, Senior Manager, Alexandra Nisipeanu, Senior Associate, și Alina Badea, Senior Associate, Consultanță financiară, Servicii Forensic, Deloitte România