Modificari de impact ale Codului Muncii: Intrebari la care angajatorii trebuie sa gaseasca un raspuns rapid

Recentele modificari ale Codului Muncii, prin Ordonanta de Urgenta nr. 53/2017 din 4 august 2017, au ca principal scop combaterea muncii nedeclarate, inclusiv pe durata existentei contractului de munca.

Astfel, ordonanta a reglementat pentru prima oara conceptul de „munca nedeclarata”, fiind extinse categoriile de fapte care erau circumscrise in mod traditional acestuia, respectiv:

• primirea la munca a unei persoane fara incheierea contractului individual de munca in forma scrisa, in ziua anterioara inceperii activitatii;  
• primirea la munca a unei persoane fara transmiterea raportului de munca in registrul general de evidenta a salariatilor cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii; 
• primirea la munca a unui salariat in perioada in care acesta are contractul individual de munca suspendat; 
• primirea la munca a unui salariat in afara programului de lucru stabilit in cadrul contractelor individuale de munca cu timp partial.  

Urmatoarele modificari esentiale au fost aduse Codului Muncii fata de situatiile de fapt ce se pot circumscrie conceptului de munca nedeclarata:

Inasprirea regimul contraventional aplicabil in cazul muncii nedeclarate

A fost instituit un cuantum fix al amenzii de 20000 de lei, pentru fiecare persoana identificata ca prestand munca nedeclarata pentru primele trei situatii posibile mentionate anterior, si 10000 lei pentru primirea la munca a unui salariat in afara programului de lucru stabilit in cadrul contractelor individuale de munca cu timp partial.

Totodata, se va putea dispune in anumite cazuri si sanctiunea complementara a sistarii activitatii locului de munca organizat supus controlului, in baza unei proceduri ce urmeaza a fi elaborata.

Pe de alta parte, s-a renuntat la incriminarea ca infractiune a faptei angajatorului care primea la munca peste 5 persoane fara a se incheia contract individual de munca, pornind de la realitatea faptica ca, in majoritatea cazurilor, in astfel de dosare au fost pronuntate solutii de clasare (neatingandu-se astfel obiectivul avut in vedere de legiuitor prin incriminarea faptelor in discutie).

Eliminarea conditiei incheierii contractului de munca in forma scrisa ca si conditie de valabilitate

A fost eliminata conditia incheierii contractului de munca in forma scrisa din randul conditiilor de valabilitate ale acestui contract. Prin urmare, existenta raportului de munca se poate proba mai facil. De asemenea, dupa cum am aratat mai sus, munca nedeclarata poate exista inclusiv in contextul lipsei unui contract individual de munca in forma scrisa.

Noi obligatii in sarcina angajatorilor

In concret, este vorba despre:

• copia contractului individual de munca trebuie pastrata in mod obligatoriu, de catre angajator, la locul de munca (si nu doar la sediul angajatorului) pentru salariatii care presteaza activitate in acel loc
• actele aditionale la contractele individuale de munca trebuie incheiate anterior punerii in practica a modificarilor (cu exceptia cazurilor in care acestea rezulta din lege sau din contractul colectiv de munca aplicabil)
• ora de incepere si cea de sfarsit a programului de lucru trebuie sa fie evidentiate.

Evidentierea orelor de incepere si incheiere a programului

Desi scopul avut in vedere de legiuitor prin adoptarea Ordonantei este de salutat, apreciem ca adoptarea masurilor sus-amintite intr-un termen atat de scurt afecteaza si angajatorii care isi indeplineau intocmai si la timp obligatiile aflate in sarcina lor si care nu au avut la dispozitie timpul necesar pentru a-si adapta conduita in concordanta cu noile reglementari.

Ne referim in special la cerinta privind implementarea unui sistem de evidentiere a orei de incepere si a celei de sfarsit pentru fiecare salariat in parte.

Vechea reglementare impunea, de asemenea, angajatorului tinerea evidentei orelor de munca, insa reglementarea avea caracter general.

Potrivit noii reglementari, aceasta evidenta va trebui tinuta zilnic si sa includa si orele de incepere, respectiv de sfarsit a activitatii. In concret, fiecare angajator va trebui sa decida, la nivel intern, in ce mod va organiza aceasta evidenta, in functie de specificul activitatii sale, precum si de resursele de care dispune (sisteme de acces pe baza de cartela, registre interne in format fizic sau electronic etc).

La ce intrebari ar trebui sa raspunda angajatorii

Pentru implementarea propriu-zisa, am identificat o serie de intrebari la care angajatorii vor trebui sa gaseasca raspuns cat mai rapid:

• Cum anume se va putea organiza acest registru – daca ne vom intoarce la „pontarea” de catre fiecare salariat in registru, cu ora exacta de sosire si cea de plecare;
• Daca salariatii vor trebui sa completeze sub semnatura aceste informatii ori le vor putea completa intr-un registru electronic;
• Ce se va intampla in companiile care au multi salariati dar care nu au, totusi, un sistem de acces electronic ce stocheaza aceste informatii; 
• Ce se intampla daca se intra pe „cartela altui coleg”, cum va putea angajatorul sa tina evidenta intrarii si iesirii, se va dubla aceasta evidenta de obligarea salariatilor ca fiecare in parte sa completeze, imediat ce ajunge la locul de munca, ora la care a sosit, insa intr-un alt registru;
• Cum vor proceda angajatorii cu salariatii care nu au un loc de munca stabil (fix) sau care lucreaza la sediile clientilor angajatorilor lor;
• Cum se va tine evidenta pentru salariatii care lucreaza de acasa si care isi stabilesc singuri programul de lucru si, nu in ultimul rand,
• Ce anume va fi acceptabil pentru autoritati pana la urma?

Mai mult, in conditiile in care se pune un accent tot mai mare pe flexibilizarea muncii, pe libertatea angajatilor de a-si stabili singuri programul, angajatorii vor trebui sa acomodeze in cultura organizationala si sa cultive la nivelul fiecarui salariat aceasta cerinta de rigurozitate suplimentara zilnica, a carei nerespectare poate crea riscuri pentru angajator.

Apreciem ca pentru angajatori va fi dificil, intrucat vor trebui sa analizeze, sa decida si sa implementeze noile aspecte numaidecat, avand in vedere sanctiunile semnificative la care pot fi expusi prin neconformare.

Un articol semnat de Gabriela Ilie, Avocat Reff si Asociatii