10 avantaje pe care le ofera managementul informatizat al documentelor

Cum asigura SIVADOC scaderea costurilor de procesare a documentelor? 80% dintre angajati consuma in medie 30 de minute pe zi cautand informatii, in timp ce 60% consuma o ora sau mai mult recreand documente care exista deja. Prin folosirea unei solutii informatizate a documentelor, gradul de imbunatatire al activitatii creste cu cel putin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la saptamani la ore.

SIVADOC, solutia de management al documentelor de la SIVECO Romania, asigura 10 avantaje importante:

1. Permite centralizarea si punerea la dispozitia intregii organizatii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora in sistem sau de natura lor (documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate, imagini);

2. Reprezinta o modalitate flexibila de organizare a documentelor organizatiei pe o structura arborescenta, asemanatoare unui sistem de fisiere standard – sertare, dosare si documente;

3. Genereaza documentele in formate standardizate – pe baza unor sabloane de documente;

4. Adapteaza mecanismele de cautare simpla sau cautare avansata la orice nivel de cunostinte in utilizarea calculatorului, precum si la necesitatile de a realiza filtrari bazate pe criterii de complexitati diverse;

5. Pentru documentele in format tiparit ofera mecanisme de scanare si extragere a informatiilor de tip Optical Character Recognition, iar pentru documentele ce intra in format electronic se utilizeaza mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronica, de management al mesajelor fax, precum si facilitati de incarcare automata a documentelor salvate in anumite directoare;

6. Asigura integrarea cu aplicatiile Microsoft Office si Outlook/Lotus Notes, si integrarea in mediul de lucru Microsoft Windows;

7. Permite accesul securizat la orice nivel al Depozitului de documente, fie ca acesta este sertar, dosar sau document;

8. Asigura reducerea spatiului de stocare prin transpunerea documentelor din fondul arhivistic in format electronic – scanarea documentelor, generarea de etichete cu coduri de bare, stocarea distribuita pe mai multe locatii/baze de date;

9. Mentine in siguranta documentele din arhiva fara riscul deteriorarii acestora;

10. Reflecta in mod fidel, prin facilitatile de administrare, modul de organizare si activitatea desfasurata, asigurand protectia informatiilor atat in cadrul organizatiei, cat si in exterior;

„Cu solutia de Document Management SIVADOC de la SIVECO Romania documentele nu se mai pierd pentru ca sunt stocate electronic, termenele de solutionare sau de transmitere ale acestora sunt respectate, redundanta datelor este evitata, managementul devenind mai eficient. Managementul documentelor asigura reducerea risipei, un mod de lucru eficient, precum si transparenta si promptitudine in relatia cu clientii. Economiile care se fac prin utilizarea sistemului aduc organizatiilor o reducere semnificativa a cheltuielilor, acoperind investitiile cu prisosinta si foarte rapid”, a declarat Ionut Arsene, Manager de Produs SIVADOC in cadrul SIVECO Romania.

Produsul SIVADOC intra in componenta Sistemului Informatic Integrat al Primariei Municipiului Bucuresti, a fost implementat la Primaria Chisinau, precum si la Santierul Naval STX RO Offshore Tulcea si GRIRO Bucuresti.

Nominalizat si desemnat castigator la numeroase competitii nationale si internationale de specialitate, produsul SIVADOC se bucura de recunoastere atat din partea specialistilor IT, cat si din partea utilizatorilor finali, concurand cu succes cu solutiile internationale din categoria sa.