Ce trebuie să știi înainte să ajungi la notar. De la succesiuni și procuri la decizii care te pot scuti de probleme. Miruna Popescu: „Este esențial ca notarul să știe toate detaliile”

Te-ai întrebat vreodată ce ar trebui să-i spui, de fapt, unui notar atunci când te afli în fața lui? Sau cât de important este ca acesta să cunoască toate detaliile legate de motivul pentru care ai apelat la el? Când ajungem la notar, vedem de cele mai multe ori doar partea finală a unei proceduri: actul pe care îl citim și semnătura pe care o punem. În spatele acelui moment sunt însă verificări, documente, analiză juridică și o responsabilitate care începe cu mult înainte ca actul să ajungă în fața noastră. Despre ce presupune munca unui notar și lucrurile pe care este bine să le știm înainte de a ajunge într-un birou notarial am discutat cu Miruna Popescu, notar public, purtător de cuvânt al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România.

De ce întreabă notarul despre proveniența banilor într-o tranzacție și de ce sunt importante aceste informații? „Sunt anumite obligații profesionale pe care notarul le are în contextul legislației privind prevenirea spălării banilor”, răspunde Miruna Popescu. Notarul vorbește și despre instrumente mai puțin cunoscute, care pot deveni importante în anumite momente ale vieții: mandatul de ocrotire, desemnarea anticipată a tutorelui, procurile pentru românii din străinătate sau depozitul notarial. Iar unul dintre mesajele notarului este simplu: ceea ce nu clarificăm la timp poate deveni mai târziu o problemă. „Ceea ce astăzi notarul nu știe și nu poate să cuprindă în documente este posibil ca mâine să implice costuri, stres, timp pierdut și o serie de alte aspecte care ar putea fi evitate.”

Atunci când o persoană ajunge la notar pentru a încheia un act, de cele mai multe ori se gândește la semnătura de la final. Ce se întâmplă, de fapt, înainte ca acea semnătură să fie pusă și cât de complex este rolul notarului?

Miruna Popescu: Așa este, părțile, de cele mai multe ori, sunt conștiente doar de finalul procedurii, însă tot parcursul este unul complex. De cele mai multe ori, notarul face o serie de verificări și, înainte de orice, în orice procedură, chiar și în cele mai simple, legitimează partea, identifică și verifică actul de identitate și se asigură că, pentru acel act, consimțământul părții este exprimat în mod conștient și valabil.

Să luăm situația unei succesiuni, în care notarul public, dincolo de identificarea părții despre care vă spuneam, face și o serie de verificări. În primul rând, verifică, dincolo de declarațiile părților, calitatea de succesibil, și anume dacă persoanele respective sunt moștenitorii defunctului.

Deci nu am putea spune că notarul doar certifică semnătura, ci, în spatele documentelor, există o muncă de verificare, o analiză juridică și o muncă de documentare, pentru ca procedura să fie finalizată cu succes.

De ce notarul trebuie să știe toate detaliile

Cât de important este ca cetățeanul să îi prezinte notarului întreaga situație și toate informațiile relevante și ce riscuri pot apărea dacă anumite informații sunt omise?

Miruna Popescu: Este foarte important ca notarul să aibă cunoștință de înțelegerea părților. El nu are cum să afle care sunt toate clauzele pe care părțile le-au negociat în tranzacția respectivă. Mai mult, notarul îndrumă și conciliază părțile și, împreună, fac alegerea corectă, potrivită pentru operațiunea pe care doresc să o încheie.

Ca urmare, da, este esențial ca notarul să știe toate detaliile, ca părțile să vină în fața notarului și să expună situația, cu toate aspectele pe care le-au avut în vedere. Este important pentru că astfel se stabilește și actul care urmează să fie autentificat. Nu întotdeauna ceea ce părțile cred că ar fi actul care ar trebui autentificat este și actul care, în final, se va realiza, pentru că, de multe ori, este posibil ca acel act să nu poată fi realizat.

Dincolo de diploma de jurist, ce presupune, în realitate, drumul până la profesia de notar, care este rolul Institutului Notarial Român în această pregătire și cât de importantă este formarea profesională continuă pe parcursul carierei?

Miruna Popescu: Notarul, așa cum vă spuneam, are un rol de prevenție, un rol de îndrumare, un rol de verificare a documentelor pe care le primește și a rezultatului actului pe care îl întocmește. Există două modalități principale de accedere în profesie. Este vorba despre concursul pe care îl susțin candidații care doresc să intre în profesie ca notari stagiari, iar aici vorbim despre o perioadă de doi ani de stagiu, atât practic, cât și teoretic, o perioadă în care notarii sunt învățați, practic, să desfășoare activitatea, să analizeze și să identifice toate aspectele și elementele importante în cadrul profesiei.

O altă formă de accedere în profesie este concursul pentru persoanele care au o vechime de minimum șase ani într-o profesie juridică și doresc să acceadă în profesia de notar. În această situație, se susține un examen, iar cei care sunt foarte bine pregătiți vor fi selectați.

„În ultimul timp, examenele au foarte mulți candidați, nivelul de pregătire este unul ridicat, temele sunt competitive, iar selecția este una foarte serioasă.”

Dincolo de biroul notarial: pregătire, schimb de experiență și control

Ați vorbit despre necesitatea unei pregătiri profesionale riguroase. Cum este verificată activitatea notarilor după intrarea în profesie, ce mecanisme de control există și cum contribuie acestea la încrederea cetățeanului?

Miruna Popescu: În cadrul Institutului Notarial Român, despre care am vorbit anterior, există și o serie de colaborări internaționale și aș vrea, înainte de a răspunde la întrebarea dumneavoastră, să pun puțin accentul și pe acestea, pentru că, într-un fel, răspunsul se leagă de întrebarea pe care mi-ați adresat-o. În cadrul Institutului Notarial Român se organizează o serie de simpozioane, cursuri de pregătire și conferințe. Toate aceste conferințe și module de pregătire au scopul de a aduce notarul cât mai aproape de practica de zi cu zi și de a aduce experți care să-i ofere informațiile necesare.

Sunt o serie de colaborări pe care notariatul român și Uniunea Națională a Notarilor Publici le au cu instituții ale notariatelor din străinătate, pentru că, așa cum vă spuneam, practica notarială este din ce în ce mai complexă, iar nevoia notarului de a răspunde solicitărilor presupune o serie de elemente care, uneori, depășesc granițele naționale.

Dar, pe lângă pregătirea profesională solidă pe care notarii o au, există și un mecanism de control pe care Uniunea Națională a Notarilor Publici l-a dezvoltat în cadrul profesiei și vorbim aici despre Corpul de control al Uniunii Naționale a Notarilor Publici. Corpul de control se ocupă cu verificarea activității notarilor, analizând atât actele notariale, cât și evidențele birourilor notariale, precum și modalitatea în care se face taxarea. Aceste controale se desfășoară în cadrul profesiei, de către echipe mixte, formate din notari cu experiență vastă și angajați ai Uniunii Naționale a Notarilor Publici.

„Verificările sunt importante pentru că, în momentul în care se constată abateri profesionale, se pot dispune sancțiuni disciplinare care, în final, au rolul de a aduce activitatea notarială într-un cadru cât mai corect și cât mai protectiv pentru cetățeni.”

De ce pune notarul întrebări despre bani? Uneori, oamenii pot fi surprinși când notarul îi întreabă de unde provin banii sau cine este beneficiarul real al unei tranzacții. De ce sunt necesare aceste întrebări, ce obligații are notarul și care este, de fapt, scopul acestor verificări?

Miruna Popescu: Aveți dreptate, notarul întreabă, în cadrul tranzacției pe care o desfășoară, care este sursa fondurilor, respectiv proveniența banilor, și verifică actele depuse. Uneori, solicită completări și informații suplimentare care să-l ajute să identifice situația reală. Probabil că sunteți obișnuită și dumneavoastră cu formularele pe care le au și instituțiile bancare, unde se actualizează periodic informațiile, pe baza acelorași tipuri de întrebări legate de sursa fondurilor și de faptul că persoana este beneficiarul real al fondurilor pe care le deține în conturi.

Sunt anumite obligații profesionale pe care notarul le are în contextul legislației privind prevenirea spălării banilor. Sunt atribuții și obligații pe care trebuie să le îndeplinească și sunt anumite formulare pe care părțile trebuie să le completeze înainte de autentificarea unei tranzacții. Iar întrebările notarului nu sunt intruzive, așa cum ar putea părea, ci aduc elemente suplimentare și clarifică o anumită situație juridică.

De altfel, asigură atât protecția clientului, cât și protecția cumpărătorului într-o astfel de situație și trebuie privite ca o necesitate. Trebuie oferite toate aceste informații, iar, în măsura în care notarul consideră necesar, va adresa întrebări suplimentare sau va cere documente suplimentare pentru clarificarea aspectelor care privesc acea tranzacție.

Și notarul depinde, la rândul lui, de un sistem

Am trecut recent printr-un incident în urma căruia sistemul E-Terra a fost indisponibil o perioadă semnificativă. Ce este, de fapt, E-Terra, care este rolul notarului în relația cu sistemul de cadastru și carte funciară și de ce este important pentru oameni să știe unde se delimitează responsabilitățile atunci când apar întârzieri, erori de înscriere sau probleme tehnice?

Miruna Popescu: Da, așa este! În urmă cu ceva vreme, nu ne-am fi imaginat că lucrurile acestea se pot întâmpla, și anume incidentul tehnic despre care vorbiți, dar iată că, mai bine de o lună, activitatea atât a birourilor notariale, cât și a clienților care apelau la birourile notariale a fost oprită din cauza incidentului de securitate despre care vorbiți. Activitatea notarului public este în strânsă legătură cu cartea funciară.

În cadrul unei tranzacții, notarul public trebuie să facă anumite verificări și are acces la o serie de documente existente în aplicația informatică E-Terra. Accesează o serie de informații existente acolo pentru a se asigura că circuitul civil este protejat. În contextul incidentului despre care vorbiți, aspectele tehnice au fost gestionate și au privit aplicația care este organizată și administrată de către Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară.

Trebuie delimitat puțin rolul Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară de rolul notarilor și de cel al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România. Între cele două instituții există o colaborare strânsă pentru a putea asigura siguranța circuitului civil și pentru a îndeplini actele notariale în cele mai bune condiții. Notarul public face verificări și, ulterior, face înscrieri în cartea funciară pentru actele pe care le instrumentează.

Mai exact, ori de câte ori se modifică, se stinge sau se naște un drept care este înscris în cartea funciară, notarul public are obligația de a verifica și, ulterior, de a-l înregistra în cartea funciară. Dar toate aspectele care privesc înregistrarea, modalitatea în care se fac înscrierile în cartea funciară și felul în care este gestionat sistemul de carte funciară nu au legătură cu notarul public. Notarul public face verificările, face înscrierile și percepe taxe pentru Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară, mai exact tarifele de publicitate imobiliară, pe care le încasează în contul biroului și, până pe data de 25 a lunii, le virează în contul Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară.

După ce notarul public încarcă actul în sistemul informatic, aspectele care privesc erorile de înscriere, timpul de așteptare și gestionarea aplicației nu au legătură cu notarul public, nu privesc răspunderea sau responsabilitatea notarului public. Sigur, este foarte dificil, pentru că notarul este o interfață între părțile solicitante ale actului notarial și serviciile prestate inclusiv de Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară, prin intermediul sistemului E-Terra. Notarul nu este responsabil de niciun fel de disfuncționalitate sau de nicio eroare de înscriere a actelor notariale.

Cesiunea de părți sociale este o operațiune mai puțin cunoscută publicului larg. Ce sunt, de fapt, părțile sociale și ce înseamnă transferul lor pentru un antreprenor și pentru societatea respectivă?

Miruna Popescu: Părțile sociale sunt fracțiuni ale unei societăți comerciale, părți ale unei societăți comerciale. O societate nu presupune doar bunuri, presupune un întreg patrimoniu. Sigur, cesiunea de părți sociale poate fi realizată și sub semnătură privată. Nu este obligatoriu ca părțile să ajungă în fața notarului public pentru a autentifica actul prin care se transmit, se cesionează părțile sociale și, ulterior, prin care se actualizează actul constitutiv al societății. Dar există o serie de beneficii atunci când cesiunea de părți sociale este făcută în fața notarului public. Și, când spun acest lucru, mă refer la verificările despre care vă spuneam că notarul le realizează în cadrul activității sale.

Notarul identifică partea, se asigură că acordul acesteia este exprimat în mod liber și conștient, face o serie de verificări cu privire la societatea comercială, obține extrase de la Registrul Comerțului cu privire la situația reală a societății și poate obține și certificate fiscale de la ANAF cu privire la acea societate comercială. Deci se asigură cu privire la conținutul a ceea ce se transmite printr-o cesiune de părți sociale.

De asemenea, notarul poate să ofere părților consiliere, o consiliere juridică importantă, profesionistă, legată de această procedură, atât pentru cel care transmite, cât mai ales pentru cel care dobândește. Și, nu în ultimul rând, notarul public are arhiva notarială. Arhiva notarială presupune baza actului notarial, toate documentele care au fost avute în vedere pentru a autentifica acea cesiune de părți sociale. Iar această bază este foarte importantă.

Arhiva are un termen de păstrare permanent, fiind în custodia notarului public pe perioada în care acesta își desfășoară activitatea, iar ulterior este depusă la Camera Notarilor Publici. Arhivele mai vechi se regăsesc la Arhivele Naționale. Deci, în permanență, ceea ce se regăsește în spatele cesiunii poate fi accesat. Cesiunea de părți sociale n-ar trebui privită doar ca un formular care se semnează, ci ca un act complex, așa cum este, de fapt, care necesită verificare, prudență și analiză.

Decizii pe care le putem lua din timp

Există instrumente notariale despre care publicul știe foarte puțin. Unul dintre ele este mandatul de ocrotire. Ce este acesta și cum poate ajuta o persoană care vrea să stabilească din timp cine să îi protejeze interesele dacă, într-o zi, nu va mai putea lua singură anumite decizii?

Miruna Popescu: Mandatul de ocrotire sau mandatul de incapacitate este prevăzut de Codul civil și, da, este important ca publicul să cunoască existența sa. Cu siguranță, primul lucru la care ne gândim nu este situația în care am ajunge să avem nevoie de o persoană care să ne apere interesele. Suntem tineri sau poate suntem în situația în care nu ne punem problema că am avea nevoie de ajutor.

Dar timpul trece, lucrurile se schimbă și este important ca, uneori, să putem lua decizii pentru momentul în care nu vom mai putea decide singuri, din cauza anumitor boli care ar putea interveni. Acest instrument pe care părțile îl au la îndemână și pe care îl pot autentifica în cadrul biroului notarial prevede situația în care, din diferite motive, partea nu ar mai avea capacitatea de a încheia singură anumite acte, de a lua singură anumite decizii, de a realiza administrarea bunurilor personale sau o eventuală înstrăinare a lor. Pentru astfel de situații este util să încheiem un act, intitulat mandat de ocrotire.

Practic, în timpul vieții, o persoană poate să stabilească o altă persoană care să îi gestioneze bunurile în situația în care nu ar mai putea să o facă singură. Aș lua un exemplu, ca să fie mai clar: situația în care avem o persoană a cărei familie este în străinătate, singura persoană apropiată fiind o soră care locuiește, de asemenea, în străinătate. În schimb, are o prietenă din copilărie care locuiește în apropiere, cu care ține legătura, cu care obișnuiește să vorbească zilnic și cu care se ajută în tot ceea ce presupune viața de zi cu zi. Pentru o astfel de persoană ar fi poate util să se gândească să desemneze prietena ca ocrotitor, prin intermediul mandatului de ocrotire, pentru situația în care, la un moment dat în decursul vieții, nu ar mai avea capacitatea de a lua singură anumite decizii.

Sigur, este important să subliniem faptul că nu se întâmplă nimic prin simpla semnare a acelui document. Documentul se semnează la momentul la care partea este perfect conștientă, are capacitate deplină și se încheie pentru o situație viitoare. O situație eventuală, o situație viitoare.

„Mandatul de ocrotire nu va funcționa automat. Instanța va fi cea care va lua act de documentul încheiat de către persoană și, analizând întregul context, va putea desemna persoana indicată ca reprezentant al persoanei care nu mai are capacitate.”

Există o preocupare pe care niciun părinte nu își dorește să o transforme în realitate, dar la care este important să se gândească, și anume: ce se întâmplă cu copilul dacă ambii părinți nu mai sunt? Cum funcționează desemnarea anticipată a tutorelui?

Miruna Popescu: În completarea mandatului de ocrotire, cu siguranță este important să vorbim și despre desemnarea anticipată a tutorelui. Poate fi situația unor părinți care călătoresc foarte des, care au un copil minor și care își fac griji pentru situația în care amândoi ar deceda într-un incident, iar copilul lor minor ar rămâne fără tutore legal. Pentru o astfel de situație, părinții pot, din timp, să desemneze o anumită persoană care, ulterior decesului lor, să fie tutorele copilului minor.

De asemenea, acest tip de procedură se realizează printr-un act autentic în cadrul biroului notarial, iar în momentul în care un astfel de eveniment ar interveni, instanța de tutelă este cea care ia act de documentul semnat de către părinți și, analizând întregul context, poate desemna persoana indicată de către părinți să fie tutorele copilului lor minor.

Și persoana respectivă trebuie să fie rudă?

Miruna Popescu: Nu este obligatoriu ca persoana care va fi desemnată să fie rudă. Am avut o situație în care, pentru că bunicii erau foarte în vârstă, iar părinții nu se simțeau neapărat confortabil cu ideea ca bunica să fie cea care ar reprezenta copilul, au ales o prietenă apropiată de familie, mult mai tânără, de vârsta părinților, pentru a o desemna printr-un astfel de act, să spunem, ca potențial tutore al copilului lor. Nu este obligatoriu ca persoana să aibă un grad de rudenie.

O procură nu rezolvă întotdeauna totul

Milioane de români trăiesc în afara țării, dar continuă să aibă în România proprietăți, succesiuni, societăți sau alte interese juridice. Trebuie să vină în țară de fiecare dată când au de rezolvat o astfel de problemă sau îi poate ajuta o procură? Și cât de important este să discute mai întâi cu notarul din România pentru a stabili exact ce document și ce formă de reprezentare sunt necesare?

Miruna Popescu: Este adevărat, în activitatea noastră ne confruntăm din ce în ce mai mult cu situațiile unor persoane care locuiesc în străinătate, care lucrează în străinătate și care au bunuri pe teritoriul României, au succesiuni ale părinților, au societăți sau au bunuri de administrat în România. Pentru o astfel de situație, cred că este foarte importantă comunicarea dintre notar și client, persoana care urmează să încheie actele juridice. Cred că este important ca notarul să înțeleagă exact ce operațiuni dorește să facă în România persoana din străinătate, pentru a putea oferi îndrumările concrete și corecte în situația respectivă.

Nu întotdeauna o procură generală acoperă procedurile, ba mai mult, de cele mai multe ori nu le acoperă. Există, practic, riscul de a avea o procură semnată cu un conținut mult prea vag, care să nu poată acoperi actele care urmează să fie instrumentate. De aceea, recomandarea ar fi ca, în primul rând, persoana să se adreseze notarului public pentru a afla cum ar trebui să contureze conținutul documentului, care sunt pașii, care sunt procedurile și ce ar trebui să conțină documentul.

De cele mai multe ori, colegii mei comunică și transmit pe e-mail părților aflate în străinătate exact pașii, uneori chiar draftul procurii care urmează să fie semnată, și indică necesitatea ca această procură să fie autentificată la misiunea diplomatică sau la consulatul României din țara respectivă, pentru a putea îndeplini procedurile aici. Sunt acte în cadrul cărora pot fi utilizate procuri și sunt acte care nu pot fi realizate prin intermediul unei procuri. Pentru a economisi timp și energie și pentru a nu ajunge cu un act al cărui conținut nu este relevant sau nu este potrivit și care va fi refuzat în România, da, cred că este foarte importantă comunicarea dintre părți pe e-mail, mai ales că, atunci când un notar desfășoară o procedură, știe exact de ce are nevoie pentru a acoperi toți pașii tranzacției respective.

Comunicarea este importantă și în situația în care se dorește venirea în țară, pentru că sunt anumite etape care presupun un anumit timp. Atunci, pentru ca totul să se întâmple în intervalul în care persoanele se află în țară, este important să se comunice de la început, pentru a exista o estimare clară a duratei, a ceea ce trebuie făcut în România și, mai mult, a documentelor necesare, pentru că există riscul ca persoanele să ajungă în țară fără actele de care au nevoie.

„Comunicarea este la distanță, prin intermediul e-mailului de cele mai multe ori, dar semnarea efectivă a procurii se face întotdeauna la consulat. Nu există posibilitatea exprimării consimțământului prin videoconferință sau într-o altă formă decât prin prezență fizică.”

Există și proceduri notariale despre care oamenii știu foarte puține lucruri. Ce este depozitul notarial și în ce situații poate fi el util?

Miruna Popescu: Există situații în care părțile doresc să lase anumite documente, anumite bunuri în siguranță, iar această posibilitate poate fi oferită de biroul notarial, prin constituirea depozitului notarial. Practic, depozitul notarial este o procedură care certifică ce documente rămân în posesia notarului, pe ce perioadă, cui urmează să fie eliberate, la ce dată și în ce context urmează să fie eliberate.

Este foarte utilă această procedură dacă ne gândim că notarii publici au arhive în care gestionează documente extrem de importante, deci, cu siguranță, actele s-ar afla într-un loc sigur, fără ca părțile să fie nevoite să își facă griji. Este o formă utilizată atunci când părțile pleacă, poate pentru o perioadă mai lungă, din țară și doresc să lase documentele în siguranță, pentru că nu le iau cu ele acolo unde călătoresc.

Ce trebuie să știe proprietarii despre noile reguli

În contextul noilor reguli privind amenajarea teritoriului, urbanismul și construcțiile, ce ar trebui să știe proprietarii care au construcții a căror situație juridică nu este clarificată?

Miruna Popescu: Așa este, pe data de 25 august 2026 a intrat în vigoare Codul urbanistic. Această nouă reglementare aduce o serie de modificări importante, inclusiv modificări tehnice. Părțile nu ar trebui să se preocupe neapărat de aspectele tehnice, dar ceea ce ar putea să facă și ceea ce ar fi extrem de util ar fi să verifice dacă situația construcțiilor lor este acoperită de documentele pe care le dețin, dacă actele pe care le au sunt conforme cu realitatea din teren.

Este o perioadă de un an în care se poate regulariza construcția. Practic, se pot îndeplini anumite proceduri în cadrul primăriilor pentru a obține documente care să clarifice situația juridică. Este important acest an și este important ca acest termen să nu fie depășit.

Proprietarii nu ar trebui să ajungă în situația în care, la expirarea acestui termen, să dorească să realizeze o tranzacție, să facă o succesiune sau să aibă nevoie să pună o ipotecă și să constate că actele lor nu sunt conforme. Actele pot fi verificate anterior de către notar, pentru a se asigura că situația lor este corectă, iar, în condițiile în care există aspecte care ar trebui remediate, este important să se adreseze instituțiilor abilitate.

Ceea ce nu ar trebui să facă este să considere că lucrurile se întâmplă de la sine, că se vor rezolva prin trecerea timpului. Este posibil ca lipsa de acțiune acum să implice costuri și probleme mai târziu.

Și, la final, care ar fi sfatul dumneavoastră pentru un cetățean înainte de a ajunge la notar, indiferent de actul pe care urmează să îl încheie?

Miruna Popescu: Sfatul meu pentru orice cetățean este să aibă încredere în colegii notari, să li se adreseze cu toate problemele pe care le are, să expună deschis situațiile cu care se confruntă și să ofere toate elementele pe care le are în vedere în momentul în care se încheie o tranzacție. Pentru că ceea ce astăzi notarul nu știe și nu poate să cuprindă în documente este posibil ca mâine să implice costuri, stres, timp pierdut și o serie de alte aspecte care ar putea fi evitate.

Articol susținut de UNNPR