Adoptarea cadrului legislativ pentru desfășurarea adunărilor generale ale asociaților/acționarilor în contextul stării de urgență

În data de 8 mai 2020 a intrat în vigoare ordonanța de urgență nr. 62/2020 pentru reglementarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare (în continuare „OUG”), aplicabilă inclusiv adunărilor generale convocate pe durata săarii de urgență, dar care sunt întrunite ulterior încetării acestei stări, precum și adunărilor generale convocate și întrunite în primele 2 luni după încetarea stării de urgență.

OUG are în vedere situația societăților de tip închis și cuprinde o serie de reguli care urmăresc flexibilizarea prevederilor Legii nr. 31/1990 privind societățile, republicată, cu modificarile și completările ulterioare (în continuare „Legea Societăților”).

Deși această măsura este bine-venită (și de prea mult timp așteptată), se impune analiza atentă a prevederilor OUG, pentru a vedea în ce masură acestea reprezintă un sprijin efectiv pentru societăți, în sensul flexibilizării desfașurării reuniunilor organelor statutare prin mijloace accesibile și eficiente și care sunt problemele practice pe care le poate ridica OUG.

1. Posibilitatea desfășurării adunărilor generale cu participarea fizică a acționarilor/asociaților

OUG nu interzice ținerea unei adunări generale prin prezența fizică a asociaților/acționarilor, dar introduce o serie de reguli cu privire la desfășurarea adunărilor exclusiv prin corespondență, respectiv prin mijloace electronice de transmisie a datelor. Se încurajează astfel utilizarea acestor mijloace alternative, care pot fi utilizate chiar dacă actul constitutiv nu le prevede sau chiar le interzice.

Desigur, în cazul în care societățile vor opta pentru ținerea adunărilor cu prezența fizică a asociaților/acționarilor, se vor lua toate măsurile pentru respectarea regulilor impuse de autorități pentru prevenirea infectării cu virusul SARS-CoV-2. OUG nu vine cu propuneri concrete privind astfel de măsuri, societățile fiind responsabile cu asigurarea respectării restricțiilor. Dintre măsurile deja implementate în practică, menționăm urmatoarele:

• punerea la dispoziția asociaților/acționarilor a unui număr de telefon/adresă de e-mail la care persoanele în cauză să își anunțe prezența fizică la adunare – în acest caz, societatea va avea mai mare previzibilitate cu privire la numărul de persoane care se vor prezenta la adunare și va putea adapta măsurile organizatorice;
• pregătirea unui regulament pentru desfășurarea adunării, care să fie publicat în ziua adunării la locul convocării și prin care să se stabilească reguli stricte de acces și de vot în cadrul adunării;
• evitarea formării oricărui grup mai mare de 3 (trei) persoane, prin invitarea participanților în camere diferite, asigurarea distanței minime de 2 (doi) metri între participanți, inclusiv punerea la dispoziția participanților a echipamentului de protecție (mănuși și mască);
• acordarea de către mai mulți acționari/asociați de mandate acelorși reprezentanți.

De asemenea, deși OUG nu restricționează – dreptul acționarilor/asociaților de a se prezenta la adunările generale, este discutabil în ce măsură aceștia o pot face, din perspectiva completării declarației pe proprie răspundere care să justifice deplasarea (cât timp aceasta rămâne obligatorie).

2. Noi alternative de convocare a adunărilor generale ale asociaților/acționarilor

OUG reglementează convocarea prin „orice mijloace de comunicare la distanță”, care să asigure transmiterea textului către asociați/acționari.

Această modalitate de convocare este însă condiționată de comunicarea în scris de către fiecare acționar/asociat a datelor care pot fi folosite pentru transmiterea convocării (adresa poștală, adresă de poștă electronică, numarul de telefax sau alte coordonate la care poate primi corespondeșta).

OUG nu detaliază procedura prin care administratorii pot colecta aceste informatii, în schimb prevede ca pot fi folosite adresele înscrise în registrul acționarilor/asociaților. În practică, aceste informații nu sunt însă mereu actualizate, astfel că acest mijloc de convocare poate să nu asigure pe deplin respectarea drepturilor acționarilor/asociaților. Prin urmare, societatea va trebui să pună la punct o procedură concretă de convocare prin intermediul acestor mijloace alternative, ceea ce se poate dovedi dificil sau chiar imposibil în cazul societăților cu un număr mare de acționari.

3. Reglementarea adunărilor generale ținute exclusiv prin corespondență, respectiv prin mijloace electronice de comunicare la distanță

a) Adunări ținute exclusiv prin corespondență

Adunările generale ținute exclusiv prin corespondență presupun simpla întocmire a unui proces-verbal al adunării de către președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare, respectiv președintele directoratului ori persoana împuternicită de acesta, împreună cu un secretar tehnic. Votul prin corespondență al asociaților/acționarilor se va transmite fie prin scrisoare recomandată, poștă sau curier ori scrisoare transmisă pe cale electronică având încorporată, atașată sau logic asociată semnatura electronică.

b) Adunări ținute prin mijloace electronice de comunicare la distanță

În cazul societăților care optează pentru ținerea adunărilor prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță (i.e., teleconferinta sau videoconferinta), trebuie îndeplinite mai multe condiții, precum asigurarea accesului cât mai facil la conferință, posibilitatea identificării participanților și posibilitatea verificării ulterioare a modului în care s-a votat, cu respectarea caracterului secret al votului, acolo unde este reglementat acest tip de vot.

Deși OUG nu prevede expres, din rațiuni ce țin de o mai bună organizare și transparenta, societățile ar trebui să iși întocmească o procedură de ținere electronică a adunării și de vot electronic și să o publice pe pagina de internet a societății. O astfel de procedură ar trebui să cuprindă inclusiv modul de identificare a participanților la ședință, de exemplu prin transmiterea înainte de ședință a numărului de telefon de pe care aceștia vor accesa conferința, împreună cu documentele care atestă calitatea de asociat/acționar.

Până la acest moment, soluția identificată ca fiind cea mai simplu de implementat este cea de ținere electronică a adunării generale prin intermediul unor aplicații de mesagerie instant (de exemplu, Skype for Business), aplicație care să permită atât participarea online la adunarea generala, cât și exprimarea votului public sau secret. Altă posibilitate este aceea de a recurge la serviciile unei platforme online care organizează conferințe, însă aceasta variantă se poate dovedi mai costisitoare.

De asemenea, un sistem de vot electronic trebuie să permita verificarea ulterioară a modului în care s-a votat, ceea ce presupune fie înregistrarea conținutului audio/video al adunării generale, fie desfășurarea adunării generale prin intermediul unei platforme online care are funcția de a înregistra și prezenta ulterior modalitatea în care s-a votat. O astfel de înregistrare ar trebui să existe inclusiv în cazul votului secret, care s-ar putea exprima într-o conferință distinctă în cadrul ședinței, pe care asociații/acționarii să o acceseze pe rănd, împreună cu un secretar tehnic ce va consemna modul în care a fost exprimat votul secret.

4. Desfășurarea adunărilor generale ale asociaților/acționarilor deja convocate la intrarea în vigoare a OUG

a) Adunările generale deja convocate la intrarea în vigoare a OUG și care urmează să aibă loc

Una dintre cele mai importante prevederi ale OUG este aceea că poate fi schimbat modul de desfășurare a adunărilor generale ale asociaților/actionarilor care au fost deja convocate până la data intrării în vigoare a OUG.

Astfel, organul statutar competent, cu cel puțin 5 zile înainte de data fixată pentru adunare, trebuie să informeze acționarii/asociații cu privire la noul mod de desfășurare a adunării și la modalitațile de exercitare a dreptului de vot. Informarea acționarilor/asociaților va trebui facută cu respectarea exigențelor OUG privind convocarea, care așa cum am analizat la punctul 2 de mai sus, se poate dovedi destul de greu de aplicat.

De asemenea, organul statutar competent poate modifica data, ora și locul adunării generale cu cel puțin 5 zile înainte de data fixata pentru adunare, însă numai dacă există motive temeinice care țin de împrejurările excepționale ca urmare a măsurilor luate de autorități împotriva răspândirii virusului SARS-CoV-2 și cu respectarea exigențelor OUG privind convocarea. În situații excepționale, convocarea deja facută se poate revoca.

b) Adunările generale care au avut loc după instituirea stării de urgență și până la intrarea în vigoare a OUG

În cazul acestor adunări generale, OUG prevede că hotărârile adoptate nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot, dacă s-au desfășurat cu acordul tuturor acționarilor/asociaților, într-una dintre modalitățile prevăzute de OUG.

Această prevedere nu ține însă cont de situația societăților care au un număr considerabil de acționari și în cazul cărora este foarte dificil, dacă nu imposibil de obținut acordul tuturor acționarilor. Având în vedere perioada îndelungată de la data instituirii stării de urgență și până la data intrării în vigoare a OUG, este posibil ca multe societăți să fi recurs la desfășurarea adunărilor generale prin corespondență sau prin mijloace electronice, deși actul constitutiv nu le permitea o astfel de metodă, tocmai pentru a respecta pe deplin restricțiile instituite prin ordonanțele militare. În aceste cazuri, dacă adunările nu au fost desfășurate cu acordul tuturor acționarilor/asociaților, hotărârile sunt supuse riscului de anulare.

5. Alte aspecte importante prevăzute de OUG

Alte măsuri prevăzute de OUG în scopul flexibilizării și simplificării reuniunilor organelor statutare:

• votul prin corespondență, precum și procura, atunci când acționarii/asociații participă prin reprezentant la adunările generale, pot fi transmise astfel încat să fie primite de societate până la data ținerii ședinței;
• informațiile și documentele vizând problemele înscrise pe ordinea de zi a adunării generale se vor publica pe pagina de internet a societății sau, pentru societățile care nu dețin o pagina de internet, se vor transmite prin poștă electronică asociaților/acționarilor. În plus, acestea pot fi transmise și prin poștă ori curier, la cererea acționarilor/asociaților;
• termenul de întrunire a adunării generale ordinare a acționarilor se prelungește până la data de 31 iulie 2020;
• pe durata stării de urgență, participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului, se poate face și prin intermediul mijloacelor de comunicare directă la distanța, indiferent de obiectul deciziei.

Un material semnat de Roxana Diaconu (associate), Simona Ungureanu (associate) – Filip & Company