Angajații CNCD reintroduc manual datele din reclamațiile online: Licitație IT de 4 milioane euro pentru digitalizarea serviciilor instituției

„În situația primirii de formulare completate electronic, prin email, nu există nicio metodă de a prelua automat datele din formulare și de a le transfera în aplicațiile back-office, fiind deci necesară reintroducerea manuală a datelor din formulare”, spune Consiliul Național de Combatere a Discriminării (CNCD).

• Instituția a lansat marți, 31 martie, o licitație de aproximativ 4 milioane de euro pentru furnizarea „la cheie” a unui sistem IT care să digitalizeze serviciile publice de combatere a discriminării, arată datele din Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP).

Cu ce probleme spune instituția că se confruntă angajații CNCD

Consiliul Național de Combatere a Discriminării precizează în caietul de sarcini al licitației că funcționarii implicați în furnizarea serviciilor publice de combaterea discriminării, se confruntă cu următoarele situații:

• gestionarea unui număr mare de dosare – încărcarea suplimentară a angajaților generată de multe activități redundante care sunt gestionate manual din cauza absenței unor sisteme/ instrumente/aplicații specifice care să permită diminuarea timpilor morți și a activităților care nu aduc o reală valoare adăugată;
• în situația primirii de formulare completate electronic, prin email, nu există nicio metodă de a prelua automat datele din formulare și de a le transfera în aplicațiile back-office, fiind deci necesară reintroducerea manuală a datelor din formulare;
• arhivarea documentelor se realizează prin metode tradiționale, cu dificultățile aferente în situațiile în care este necesară consultarea arhivei fizice;
• imposibilitatea de automatizare a proceselor repetitive, datorata lipsei de sisteme/instrumente/ aplicații specifice, ce consumă o parte importantă din activitatea funcționarilor, care ar trebui să se concentreze mai mult pe activități specifice cu semnificativă valoare adăugată;
• imposibilitatea de a asigura servicii de prevenire a faptelor de discriminare prin realizarea de cursuri de formare privind drepturile omului, efectele discriminării, principiul egalității, datorită lipsei de personal și a mijloacelor tehnice necesare.

„De asemenea, există mulți beneficiari ai serviciilor publice de combaterea discriminării care nu au domiciliul în București, dar trebuie să interacționeze cu instituția pentru constatarea și sancționarea faptelor de discriminare. Toate aceste realități impun nevoia de a îmbunătăți accesul cetățenilor la informație și de a pune la dispoziție servicii electronice”, spune CNCD.

Cât de uzate sunt echipamentele și aplicațiile IT: Risc de atac cibernetic

CNCD afirmă că la acest moment are o infrastructură hardware și software de bază precară și uzată moral:

• „Instituția nu dispune de aplicații dedicate aferente serviciilor publice de combatere a discriminării.
• Toate aplicațiile sunt în mentenanță evolutivă, iar instituția nu deține codul sursă.
• Instituția nu utilizează baze de date relaționale sau sisteme de management ale acestora.
• Conectarea la internet este realizată prin fibră optică, iar furnizorul de servicii de acces la internet este Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS). Viteza maximă a conexiunii este de 1 Gbps.
• CNCD dispune de un singur server, instalat din anul 2019, servind ca mediu de stocare pentru fișiere, respectiv programul de legislație (Indaco Lege5). Sistemul de operare al serverului este Windows Server 2016 Standard, pentru care Microsoft mai asigură suport până în Ianuarie 2027 doar pentru vulnerabilități de securitate.
• Nu există o procedură elaborată pentru realizarea copiilor de siguranță și recuperarea în caz de dezastru. Nu se realizează copii de siguranță ale datelor, cu excepția anumitor fișiere de pe serverul instituției, ale căror duplicate (copii) sunt salvate (manual) pe un HDD suplimentar instalat tot pe server.
• Volumul stocat aferent fișierelor cu documentele înregistrate pe serverul de fișiere este de aproximativ 200 Gb.
• Instituția nu deține echipamente de tip Firewall/Gateway / Instituția nu deține echipamente de tip Firewall de aplicații WEB.
• Instituția nu dispune de o cameră dedicată a serverelor.
• CNCD dispune de 65 echipamente de tip Desktop PC cu monitor în stare de funcționare. Din cele 65 calculatoare, 14 rulează versiuni vechi de OS (Microsoft Windows 7 Pro), iar 47 dintre ele utilizează suita Office (Microsoft Office 2013 sau mai veche), introducându-se astfel în instituție vulnerabilități la amenințări cibernetice sau neputând asigura nivelul adecvate de securitate a datelor”.

Ce beneficii ar trebui să aducă noul sistem IT

Instituția se așteaptă ca prin implementarea noului sistem IT, numit Sistemul Informatic Integrat pentru Servicii Publice de Combatere a discriminării (SIISPECD), să reducă timpul de procesare a sesizărilor și a petițiilor privind acte sau fapte de discriminare și să asigure accesul online la serviciile publice de combatere a discriminării.

„Noul sistem va permite utilizatorilor să se autentifice de pe dispozitive electronice de tip calculator, mobil etc. și să depună documente principale (cum ar fi cererea, reclamația, sesizarea, propunerea etc) prin intermediul unui formular electronic, precum și să atașeze alte documente anexe, justificative aflate în format electronic direct în Portalul de Servicii Electronice Publice (PSEP) al CNCD. Acesta va prelua datele și documentele introduse și le va transfera automat sistemului intern de management a documentelor (DMS)”, precizează instituția.

În cazul depunerii documentelor prin alt mijloc legal – poștă, email etc, soluția va permite introducerea informațiilor și conținutul documentului principal în DMS de către angajatul responsabil cu activitatea de Registratură, angajat care va scana eventualele documente fizice și le va atașa la documentul principal.

Sistemul va permite realizarea activităților de înregistrare a petițiilor, a documentelor oficiale şi a oricăror alte documente în sistemul de management al documentelor DMS de către angajatul responsabil cu activitatea de registratură precum și repartizarea acestora în cadrul instituției, în funcţie de obiectul de activitate, sau către diferite alte instituţii în a căror sferă de competenţă intră problematica din cuprinsul lor.

De asemenea, noul sistem IT va asigura evidenţa petiţiilor repartizate pe compartimentele din instituție urmărind soluționarea acestora în termenul legal.

Sistemul Informatic Integrat pentru Servicii Publice de Combatere a discriminării (SIISPECD) se va implementa în Cloudul Privat Guvernamental (CPG), unitatea de Cloud Dedicat bazată pe tehnologia Azure Hub Stack și va fi dezvoltat pe baza componentelor software solicitate în prezenta licitație.

Valoarea estimată a contractului licitat este de peste 19,5 milioane de lei (fără TVA), cofinanțat din fonduri europene. Sistemul IT presupune furnizarea de echipamente, licențe software, servicii IT și de instruire.

CNCD a anunțat luna trecută că acest proiect prevede și dezvoltarea competențelor în domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor pentru cel puțin 70 de persoane, „contribuind astfel la consolidarea capacității administrative a instituției”.

Proiectul beneficiază de un buget total de 27.610.463 lei, din care:

• 19.533.958 lei reprezintă finanțare nerambursabilă din fonduri europene,
• 8.076.504 lei (diferența) fiind asigurată din bugetul național și contribuția beneficiarului, conform prevederilor contractului de finanțare.

Termenul limită pentru primirea ofertelor sau a cererilor de participare este 7 mai 2026. În aceeași zi va avea loc și deschiderea ofertelor.