De ce notarul trebuie să fie imparțial și ce se întâmplă cu actele pe care le semnăm. Dragoș Isache: „Arhiva unui birou notarial este arhiva statului român”

Un contract de vânzare, o moștenire sau un divorț sunt doar câteva dintre momentele care ne pot aduce în fața unui notar. Dar cum îl alegem pe cel căruia îi încredințăm acte importante pentru noi și ce se întâmplă, de fapt, dincolo de semnătura pusă la finalul unui document? Cât de importantă este relația de încredere și de ce notarul este considerat „gardianul legii”? Despre partea mai puțin văzută a acestei profesii, de la relația care se construiește în timp cu oamenii și obligația de imparțialitate până la actele păstrate zeci de ani în arhive, am discutat cu Dragoș Isache, membru în Consiliul Director al Institutului Notarial Român.

Dincolo de documentul semnat la final sunt însă mai multe lucruri pe care, de cele mai multe ori, nu le vedem: discuții, explicarea legii și grija ca omul din fața notarului să înțeleagă ce urmează să semneze. „Notarul trebuie să se asigure că cel care semnează un act notarial a înțeles în totalitate ceea ce a semnat”, menționează Dragoș Isache. Iar rolul notarului nu se încheie odată cu semnarea documentului. Imparțialitatea, păstrarea actelor în arhivă și secretul profesional sunt, spune acesta, piloni ai funcției notariale.

Atunci când avem nevoie de un act notarial, una dintre primele întrebări care apar este: la ce notar mergem? Cum ne alegem, de fapt, notarul?

Dragoș Isache: Alegerea unui notar este o chestiune foarte personală, o relație de încredere pe care persoana o stabilește cu notarul. Astfel încât ne alegem notarul la fel cum ne alegem un alt profesionist, cum ne alegem medicul în sistemul privat de sănătate, cum ne alegem contabilul, cum ne alegem arhitectul, cum ne alegem avocatul. E nevoie de o relație de compatibilitate umană care, evident, se naște în timp și care nu va putea fi înlocuită foarte ușor de sistemele de inteligență artificială. Mergem în mod permanent, în mod constant în biroul unui notar și îi punem întrebări atât pentru noi, cât și pentru membrii familiei noastre.

Și atunci, în timp, notarul devine notarul familiei și, de fapt, al mai multor generații din familia respectivă. Dar mai importantă decât alegerea unui notar de către o persoană mi se pare alegerea pe care o fac două persoane care au interese contrarii. Să ne gândim, de exemplu, la un vânzător și la un cumpărător, la trei moștenitori care trebuie să împartă o moștenire, la doi viitori soți care trebuie să încheie o convenție matrimonială sau la doi soți care sunt pe cale să divorțeze. Și ei trebuie să facă o alegere.

Să nu credeți că sunt dese situațiile în care toate părțile cunosc același notar. Cea mai frecventă situație este aceea în care una singură dintre părți cunoaște un notar și, evident, îi propune celeilalte părți să se adreseze acelui notar. Astfel, cealaltă parte trebuie să aibă o încredere generală, în primul rând, în funcția notarială. Ce înseamnă aceasta? Înseamnă să ai încredere în imparțialitatea notarului. Deci e vorba de o încredere generală.

„Știm că notarii trebuie să fie imparțiali. Au această obligație de a fi imparțiali. Și acesta este un pilon al profesiei notariale.”

Gândiți-vă că, presupunând că este de acord cu această propunere și se prezintă împreună în fața notarului, acesta observă că în fața sa s-au prezentat o persoană pe care o cunoaște foarte bine și una pe care nu o cunoaște deloc. Și aceasta este o situație frecventă. Sunt rare, deosebit de rare, cazurile în care un vânzător și un cumpărător merg pe stradă, se uită la o firmă și spun: „Hai să intrăm aici să încheiem un contract de vânzare”. Nu, sunt rarisime aceste cazuri.

Cazurile în care alegem un notar la întâmplare sunt poate cazuri pentru situații de acte de o importanță foarte redusă, în care poate notarul familiei nu este disponibil în momentul respectiv sau poate suntem în trecere printr-un oraș și trebuie să încheiem rapid o operațiune notarială de o importanță redusă. Dar observați că notarul nu este nici notarul vânzătorului, nu este nici notarul cumpărătorului, nu este nici notarul soțului, nici notarul soției. Și aceasta, de fapt, este caracteristica funcției notariale în toate țările care cunosc funcția notarială.

Notarul trebuie să – n-aș spune să fie neutru, pentru că neutralitatea e sinonimă cu o stare de pasivitate – fie imparțial. Și o să mai observăm niște lucruri. Rareori se întâmplă ca în fața unui notar să se prezinte persoane care au aceeași pregătire. Cetățenii au pregătiri diferite. Exercită profesii, meserii, ocupații diferite. Și atunci notarul trebuie să ajusteze consultația notarială în funcție de pregătirea pe care o observă la persoana din fața sa.

Și atunci, de exemplu, în cazul unui contract – de asta am dat exemplul unui contract, pentru că acolo tot timpul sunt interese contrare – niciodată interesul uneia dintre părți nu coincide cu interesul celeilalte părți. Notarul va observa mereu partea care are, poate, posibilități reduse de a înțelege o chestiune juridică și se va concentra în acea direcție pentru a-i explica mai bine, și oral, dar și în scris, conținutul actului.

„Imparțialitatea funcției notariale e urmărită în mod expres de legiuitorul care a instituit notarul, pentru că, dacă ne imaginăm că nu ar exista această funcție, că nu ar exista în societate funcția notarială, cum am încheia un contract? Probabil că fiecare dintre noi ar trebui să avem un consultant propriu, un consultant juridic pe care să-l plătim.” 

În sistemul continental, în sistemul european, în majoritate, în general, statul a decis să intervină în acest domeniu și a spus că ar fi bine să existe un profesionist generalist al dreptului, unul singur, care să servească interesele tuturor într-un mod imparțial. Și aici observați că funcția se aseamănă deosebit de mult cu cea a magistratului, unde aceeași obligație de imparțialitate pe care o are magistratul o are și notarul. Și, în definitiv, aceasta asigură pacea socială, pacea în familie.

Arhiva notarului, parte din arhiva statului

Ați vorbit de imparțialitate ca pilon al funcției notariale. Care sunt celelalte fundamente ale profesiei?

Dragoș Isache: Ar trebui să vorbim despre conservarea, despre arhivarea actului notarial și poate apoi despre secretul profesional. Știți ce înseamnă un pilon? Pilonul înseamnă un element de fundație. Un element de fundație care este foarte important, pentru că tot timpul, când construim ceva, este indicat și este bine ca fundația să fie cât mai bine făcută. Poate când ajungem după fundație ne permitem să folosim altfel de materiale, dar întotdeauna fundația este construită din cele mai bune materiale. Iar dacă un pilon din acea fundație îl eliminăm, toată construcția se prăbușește.

Și atunci, pe lângă imparțialitate, un alt pilon al funcției notariale este conservarea, păstrarea actului notarial, arhivarea actului notarial. Să ne gândim, așa cum spuneam și în exemplul anterior, la un vânzător și un cumpărător, la trei moștenitori sau la doi foști soți care încheie un contract în fața unui notar. Fiecare pleacă acasă cu un duplicat al contractului, al actului notarial respectiv, și fiecare știe că există o instituție care păstrează exemplarul original al actului, astfel încât sunt minimizate riscurile în ceea ce privește falsificarea sau denaturarea conținutului înscrisului respectiv.

Să zicem că una dintre părți ar fi tentată să facă așa ceva. Apoi eliminăm și riscul pierderii înscrisului, pentru că el este păstrat de notar în original. Ați văzut ce s-a întâmplat recent, luna trecută, atunci când, din păcate, sistemele informatice ale Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară au fost victima, să spun așa, unui atac cibernetic, care, evident, se poate întâmpla oricând.

„Oamenii trebuie să aibă încredere, pentru că actele originale, cel puțin cele imobiliare, care sunt cele mai importante, sunt păstrate în original în arhiva notarului. Și pentru asta, să știți că notarii fac niște investiții deosebit de importante, atât individual, cât și colectiv. Niciun birou notarial nu primește licență de funcționare dacă nu are spațiu adecvat pentru arhiva notarială.”

Un birou notarial care funcționează 10, 15, 20 de ani adună un fond arhivistic care ocupă o încăpere de 15-20 de metri pătrați. Din nou, vorbim despre arhivă, despre faptul că cineva păstrează un document original atât de mult timp. Actele imobiliare, spre exemplu, au termen de păstrare permanent. Alte acte au termene de păstrare mai scurte, de 3 ani, 5 ani sau 10 ani. Faptul că acestea sunt păstrate de un terț neutru, imparțial, cum este notarul, asigură din nou pacea socială. Și apoi să ne gândim la camerele notarilor publici, care derulează, în acest moment, niște investiții proprii foarte mari ca să asigure spații de arhivă. De fapt, arhiva biroului notarial nu este arhiva unei societăți comerciale, nu este nici arhiva unui SRL.

„Arhiva unui birou notarial nu este nici a notarului. Arhiva unui birou notarial este arhiva statului român. Astfel încât trebuie să ne asigurăm că avem cele mai bune condiții ca să o conservăm, să o păstrăm”.

Iar camerele notarilor publici, pot să dau exemplul Camerei București, care este o cameră etalon în această privință, au dezvoltat două spații de arhivă cu o capacitate foarte mare de stocare, de mii de metri pătrați de arhivă. Pot să vorbesc de Camera Iași, pot să vorbesc de Camera Craiova, pot să vorbesc de Camera Ploiești sau acum de Camera Bacău, care a dezvoltat un proiect de două milioane de euro pentru arhivă. Practic, nu facem altceva decât să construim, din fondurile notarilor, deci exclusiv din fondurile notarilor publici, clădiri de la zero. 

Asta trebuie să facem: construim clădiri de la zero, pe care le dotăm cu ultimele și cele mai bune sisteme, cele mai performante sisteme de stingere a incendiilor. Ca să vă dau un exemplu, pentru spațiul de arhivă pe care îl edificăm acum în municipiul Bacău, instalația de stingere a incendiilor cu aerosol costă aproape 250.000 de euro. Și, la fel, să știți că și celelalte camere au aceeași preocupare. Am văzut un sediu foarte frumos și nou la Camera Iași, iar Camera Craiova este, tot la fel, în derulare. Pentru că atunci când un notar public iese din profesie, așa cum se poate întâmpla prin pensionare, prin deces, sau atunci când își schimbă sediul dintr-o circumscripție în altă circumscripție, arhiva trebuie preluată de cineva.

Toate actele pe care notarul respectiv – și care, repet, nu sunt ale lui, sunt ale statului român – le-a întocmit trebuie preluate de Camera Notarilor Publici. Iar un al treilea pilon al funcției notariale este asigurarea secretului profesional, care, evident, există cu mult înainte de regulamentul pentru păstrarea datelor cu caracter personal. Dar asta înseamnă că notarul nu are voie să divulge nimănui informațiile – nu vorbesc de actele pe care le întocmește, ci de informațiile care stau la baza acelor acte – și, din nou, aceasta asigură o încredere a cetățeanului în funcția notarială. Faptul că ceea ce discuți cu un notar este confidențial și intim, indiferent că este o chestiune patrimonială sau nepatrimonială.

Care sunt principalele domenii în care se desfășoară activitatea notarială?

Dragoș Isache: Ar trebui să înțelegem că notarul nu e cea mai importantă prezență pământeană. Aducem și noi aportul la bunul mers al societății, alături de alte profesii și alături de alte instituții, dar, în anumite chestiuni pe care statul le consideră ca fiind cele mai importante, cum sunt cele privind proprietatea, familia și succesiunea, a instituit notarul ca să se asigure că acolo este respectată legea. Asta înseamnă – revin la sintagma pe care am folosit-o la început – că este asigurată pacea socială și pacea în familie. 

Când a făcut lucrul acesta, legiuitorul a spus că notarul trebuie să răspundă într-un mod deosebit pentru această acțiune. Pentru că, ați văzut, astăzi spațiul digital este plin de consultații juridice date în toate domeniile, dar, în principal, să știți că nu cred că o să vedeți astfel de intervenții în mediul digital date de către un notar. Notarul este destul de rezervat.

„Notarul este destul de rezervat, este sobru, tocmai pentru că asupra lui apasă răspunderea. Răspunderea care este civilă, penală și disciplinară.”

Înainte de semnătură: dialogul cu notarul

Cum decurge o întâlnire obișnuită cu un notar?

Dragoș Isache: Misiunea notarului este, în primul rând, aceea de a explica legea. Față în față. Asta înseamnă că între notar și persoana din fața lui are loc un dialog. Are loc un dialog continuu. Deci notarul public nu deschide biroul marți și dă răspunsuri vineri. Nu deschide biroul o dată pe săptămână. Nu primește acte într-o zi pe care să le analizeze, să le consulte așa și să mai revină la birou peste două, trei săptămâni. Rolul lui este să fie acolo permanent. Și asta înseamnă că el trebuie să aibă un dialog permanent, față în față, cu persoana.

Este adevărat că notarul trebuie să se asigure că cel care semnează, la final, un act notarial a înțeles ceea ce semnează. Pentru că tot timpul vedem actul notarial – acesta este produsul final. Dar în spatele unui act notarial stă consultația notarială. 

„Notarul trebuie să se asigure că cel care semnează un act notarial a înțeles în totalitate ceea ce a semnat. Adică este pe deplin informat.” 

E din ce în ce mai greu, într-adevăr, de organizat un dialog față în față într-o societate care este din ce în ce mai ocupată, în care fiecare persoană are un program de lucru de la ora 8 la ora 16, care, din păcate, coincide și cu programul de lucru al notarului. De aceea, notarii fac eforturi ca să-și ajusteze programul, astfel încât la biroul notarial să poată să vină și cei care nu se pot învoi de la programul de lucru și ar trebui să vină după ora 16, chiar după ora 17.

Într-adevăr, nimeni nu pretinde să faci un drum de 30-40-50 de minute de la locul de muncă sau de unde te afli la sediul unui birou notarial ca să depui un înscris, o hârtie. Acest lucru îl poți face, evident, și prin mijloace electronice, prin e-mail. E mai greu, în schimb, de purtat un dialog printr-o conversație electronică, pentru că primești o întrebare, dai un răspuns, după care iar primești o întrebare, după care dai un răspuns și atunci parcă ți-ai fi dorit ca persoana să fie față în față, să poți să ai un dialog.

Ar fi durat și mai puțin, până la urmă, decât un astfel de schimb de conversații electronice. Dar, până la urmă, fiecare decide cât timp să aloce din timpul său, din viața sa, acestor interacțiuni cu notarul. Și, bineînțeles, este și în funcție de cât de complicată este chestiunea juridică. Așa cum am spus la început, sunt persoane care au grade diferite de înțelegere a chestiunilor juridice.

De ce se spune despre notar că este gardianul legii? 

Dragoș Isache: Afirmația este adevărată, într-adevăr. Este relativ simplu. Notarul este gardianul legii pentru că misiunea sa principală este de a se asigura că persoanele nu încheie convenții sau acte unilaterale care să contravină dispozițiilor legale. Și, într-adevăr, dacă ne gândim, un stat generează, prin instituțiile sale – Parlament, Guvern, tot felul de agenții, primării – sute de mii de acte normative și, din momentul în care acestea sunt publicate în Monitorul Oficial, fără îndoială că există prezumția că noi toți trebuie să le cunoaștem.

Dar, pentru anumite categorii de operațiuni juridice, notarul este instituit de stat tocmai ca să explice aceste legi cetățenilor. Și pentru asta, așa cum am spus, el are și o răspundere specială pe care și-o angajează.

Care este cea mai răspândită percepție greșită cu care v-ați confruntat ca notar?

Dragoș Isache: Mitul sau percepția generală greșită, deși cred că în acești ultimi ani am reușit să convingem, să arătăm cetățenilor că nu este așa, este că toate sumele pe care o persoană le plătește într-un birou notarial ar aparține în exclusivitate notarului.

Dar, bineînțeles, persoanele observă deja că o sumă importantă reprezintă un impozit pe care îl plătește un vânzător către bugetul de stat, dar pe care notarul, la fel, este instituit de stat să îl perceapă și să-l vireze statului. Tot la fel, o persoană observă că plătește o taxă de publicitate imobiliară, pe care notarul, tot la fel, este instituit să o perceapă în numele Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară și să o vireze statului.

Tot la fel, statul colectează TVA, o taxă pe valoarea adăugată care este considerabilă în România, 21%, pe care, la fel, notarul o colectează și o virează statului. Astfel încât o mică parte din această sumă revine notarului cu titlu de onorariu.

Dincolo de acte: birocrație, responsabilitate și pasiune pentru drept

Din experiența dumneavoastră, care este cea mai dificilă parte a profesiei de notar? Mă gândesc atât la responsabilitatea juridică, cât și la interacțiunea cu oamenii, mai ales în momente sensibile din viața lor.

Dragoș Isache: Asta aș putea să-i spun, de exemplu, sau aș putea să-i transmit unui tânăr absolvent care ar dori să acceadă în profesia de notar. Probabil că cel mai greu –  am primit un feedback de la colegii mei mai tineri – este interacțiunea cu sistemele birocratice ale statului. Orice stat are sisteme birocratice care sunt mai bine sau mai puțin bine puse la punct, sunt în dezvoltare, și atunci interacțiunea cu aceste sisteme birocratice, pentru un notar debutant, pentru un notar începător, poate fi epuizantă. Mai ales că un tânăr notar îmi spunea chiar zilele trecute, și are 2-3 ani de când activează: „Nimic nu coincide în țara aceasta.”

Într-adevăr, nimic nu coincide în țara aceasta. Nu coincide evidența primăriei cu evidența cadastrală, cu ceea ce scrie în actele de proprietate, și toată lumea vrea ordine. De asta este și instituit notarul. Tocmai ca să pună ordine în toate aceste chestiuni. Sunt erori, nu coincid cu mențiunile din tot felul de titluri de proprietate care au fost emise în baza legilor proprietății.

Asta e epuizant, într-adevăr, e greu pentru un tânăr debutant în primii 5-6 ani. După care, bineînțeles, urmează interacțiunea cu cetățeanul, care, din nou, este dificilă, dar eu le spun mereu că ei trebuie să-și găsească pasiunea în profesia notarială. Adică notarul, vedeți, este un generalist al dreptului, într-adevăr, dar este un procedurist în esență. O bună parte din profesia notarială este o profesie procedurală.

„Avem un cod, o legislație notarială, un veritabil cod de procedură notarială, avem 19 proceduri notariale pe care un notar trebuie să le știe. O procedură în sine nu are nicio pasiune. Dar el trebuie să aibă pasiunea științei dreptului, pasiunea științei dreptului pentru care trebuie să-și găsească resurse ca să o cultive și probabil că acolo își va afla liniștea, în studiu, pentru că profesia notarială, alături de alte profesii, presupune un studiu continuu.”

Asta pentru că știința dreptului este tot timpul în mișcare. Sunt profesii în care nu termini niciodată studiul. Nu termini nici după facultate, nu termini nici după Institutul Notarial Român, nu termini nici după ce intri în profesie și, în cazul nostru, pregătirea profesională este o chestiune obligatorie, nu este o chestiune opțională. Și aici vedem, din fericire, în ultimii ani, că avem notari foarte pasionați de știința dreptului, avem notari care sunt doctori în drept, care sunt cadre universitare, sunt notari cercetători și asta ne bucură.

De ce actele notariale nu seamănă între ele, de ce nu sunt identice? 

Dragoș Isache: Mi-aș dori să nu semene niciodată între ele actele notariale. N-au cum să semene între ele, pentru că raporturile juridice, raporturile sociale nu sunt niciodată identice. Și, într-adevăr, zilele trecute avusesem o întâlnire cu o persoană, un reprezentant al unei autorități administrative locale, care are foarte multă experiență și care lucrează de mulți ani în administrația publică locală și trebuia să semneze un contract de vânzare în birou. Noi pregătisem și citisem dinainte un proiect al contractului de vânzare și, cu prima ocazie când ne-am întâlnit, își arătase cumva nedumerirea, într-o discuție liberă, evident, și poate puțin și supărarea că niciun act notarial nu e identic.

Mi-am permis să spun că actul notarial nu e un ordin pe unitate și nici nu e un act administrativ. Într-adevăr, persoana respectivă era obișnuită cu actele administrative. Acestea, în general, fiind redactate de unitatea administrativ-teritorială – mă gândesc, spre exemplu, la contracte de închiriere, la contracte de concesiune, care au un oarecare conținut standard –, evident că tind să fie identice.

Nu se poate întâmpla așa ceva în cazul unui contract notarial, al unui act notarial, pentru că, vedeți dumneavoastră, notarul nu completează niște spații goale, niște șabloane. Actul notarial e un produs eminamente personal al fiecărui notar.

Ce alt mesaj ați transmite unui tânăr absolvent care aspiră la profesia de notar?

Dragoș Isache: Cum v-am spus mai înainte, să fie pasionat de drept, pentru că procedură și birocrație va găsi din plin. Dar, dacă va fi pasionat de drept, acolo cred că își va găsi resurse ca să poată să exercite profesia așa cum i se cere, la standardele destul de înalte care i se cer. Și, într-adevăr, cum am mai spus, trebuie să treacă și peste epuizare și peste oboseală.

Din fericire, suntem un nucleu suficient de important de notari care ne ajutăm între noi. Institutul Notarial, pregătirea profesională continuă la nivelul camerelor notarilor… Cred că va găsi ajutor peste tot.

Articol susținut de UNNPR