Eficienta electronica

Posta electronica a patruns foarte repede in toate birourile, dar odata cu ea si problemele legate de folosirea ei

Vreti sa-i spuneti ceva unei persoane si aveti adresa de e-mail? Nimic mai simplu! Trimiteti un e-mail si ati rezolvat problema. Oare?

Pare foarte eficient. La randul dumneavoastra, daca vrea cineva sa va contacteze, n-are decat sa va trimita un e-mail. O sa il cititi imediat ce il primiti si raspundeti imediat. Posta electronica a penetrat foarte bine piata.

Mai multi oameni au inceput sa foloseasca posta electronica in primii trei ani ai aparitiei sale decat cei care au inceput sa foloseasca telefonul in primii treizeci de ani dupa inventia sa. Rapiditatea cu care e-mailurile inconjoara lumea este uimitoare. Un angajat american a trimis unui prieten un e-mail foarte descriptiv despre aventura sa de o noapte.

mesajul a facut inconjurul lumii, la propriu, intr-o jumatate de zi, ajungand si la sefii sai. Angajatul a fost concediat din pozitia pe care o detinea pentru indecenta.

Comunicarea prin e-mail se face de cele mai multe ori haotic, iar stocarea mesajelor – la voia intamplarii. Ceea ce, spun specialistii, a adaugat doua ore la ziua de munca. Firma Interact a adus in Romania un curs de organizare a comunicarii electronice, E-mail Intelligence. Adina Luca, Development Department Manager la Interact ne sfatuieste sa numaram pana la 10 inainte de a trimite un e-mail.

Cum concepem mesajele

Subiectul, spune Adina Luca, trebuie sa cuprinda in maxim 10 cuvinte toata esenta mesajului. Uneori, destinatarul selecteaza rapid mesajele pe care le citeste dupa subiect si, daca nu il atrage subiectul, sterege mesajul sau trece peste el.

In mesajele care organizeaza intalniri sau comunica termene limite, asigurati-va ca datele de intalnire sau termene limita sunt complete (ziua din saptamana, luna, anul si ora). Mesajele de genul „maine” pot duce in eroare in cazul in care persoana nu si-a verificat casuta mai multe zile. In plus, mesajele nu ar trebui sa aiba 10 randuri.

Mail-urile mai lungi de atat ii impun destinatarului sa deruleze in jos pentru a le putea citi. E posibil ca el sa nu o faca.

Pentru a va organiza mai bine mail-urile pe care le primiti, sugestia Adinei Luca este sa profitati cat mai mult de subfoldere, pe care sa le denumiti ca si pe folderele din calculator. E mai usor si pentru dumneavoastra, dar si pentru vre-un coleg pe care il rugati sa caute sau sa lucreze ceva la calculatorul dumneavoastra.

Verificati casuta postala la intervale regulate

„Disciplinati-va sa va verificati casuta postala numai de cateva ori pe zi, la intervale regulate, si avand timp la dispozitie sa si raspundeti, salvati sau sterge mesajul. Nu va intrerupeti permanent din ceea ce faceti ca sa vedeti ce mesaj a mai venit, pentru ca va auto-generati ineficienta si stres”, spune specialistul Interact.

Alocati-va timp pentru verificarea postei electronice asa cum va alocati pentru intalniri sau sedinte.

De cele mai multe ori este foarte comod sa presupui ca daca ai trimis un e-mail ai rezolvat problema comunicarii cu persoana respectiva. Sunt, insa, persoane care prefera intalnirile directe sau comunicarea telefonica. De aceea este bine sa verificati inainte daca trimiterea uni mail este eficienta in acest caz sau nu.

Riscati sa nu va fie citit mesajul, deci sa il fi trimis degeaba, ba mai mult, sa apsteptati degeaba un raspuns.

Ce nu ai voie sa faci pe mail

– Spam-uri „prietenesti”: limitati numarul de glume si filmulete imprastiate la colegi, prieteni, clienti si furnizori. Si mesajele transmise prin posta electronica spun ceva despre imaginea si reputatia dumneavoastra. „Primul gand al celui care primeste este ca „n-aveti cu ce va ocupa timpul”, in cazul in care nu este ofensat de gluma cu trei misogini care insurubeaza becul de la bucatarie.

Este posibil ca la urmatoarea promovare sau proiect mai mare sa fie ales un coleg care este perceput ca „serios” „, sfatuieste Adina Luca.

– Atentie la protectia informatiei si posibile probleme legale! Mesajele electronice pot fi folosite ca probe in instanta.

– Atentie la capcanele de limbaj! „Evitati cuvintele care ar putea fi interpretate negativ. Comunicarea prin mesaje scrise beneficiaza de numai 7% din totalul mijloacelor de comunicare, iar cei care citesc tind sa retina in special exprimarile care li se par a fi insulte si sa le interpreteze, datorita diferentei temporale intre momentul scrierii mesajului si cel al citirii lui.

Regula de aur: in cazul in care situatia are un grad mai ridicat emotional, puneti mana pe telefon sau duceti-va la intalnire cu persoana respectiva. Recent, un prieten a „divortat” de asociatul sau in doua zile schimband mesaje in care se acuzau reciproc. Mesajul electronic este doar in mod iluzoriu un dialog”, conchide ea.