Ghidul înregistrării unei persoane juridice în platforma de vaccinare anti-COVID: Cine si cum poate programa la vaccinare angajații unei firme
Orice contabil sau persoană care deține un certificat digital calificat și are împuternicire să reprezinte legal o anumită firmă poate să înscrie acea persoană juridică în platforma de vaccinare anti-COVID și apoi să programeze angajații acesteia spre vaccinare, arată datele furnizate de Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS) la solicitarea HotNews.ro. Vă prezentăm în articol ce trebuie să faci pas cu pas, ce probleme pot apărea la înscriere și cum poți să le eviți.
Mulți administratori de firme mici care se încadrează în etapa a doua de vaccinare s-au speriat în aceste zile că nu își pot programa angajații la vaccinare în platforma Rovaccinare, dezvoltată de STS, deoarece nu dețin un certificat digital calificat, necesar înrolării în platforma de vaccinare anti-COVID.
Sigur că firmele au contabili care dețin certificate digitale, însă aceștia sunt împuterniciți în relația cu ANAF, spre exemplu, nu pentru a programa spre vaccinare anti-COVID angajații acelei firme, mai ales că procesul de înrolare cere completarea unei declarații pe proprie răspundere care este musai să fie semnată digital, iar cine semnează respectiva declarație răspunde penal dacă sunt false informațiile despre firma care ar fi beneficiară a etapei a 2-a de vaccinare ori angajații acesteia.
Nici în Manualul de utilizare realizat de STS pentru înrolarea persoanelor juridice nu este precizat clar cine poate face înrolarea, deoarece sunt 2 noțiuni care apar – reprezentant (care este de regula administratorul dacă ne gândim la reprezentantul legal) și împuternicit (care poate fi oricine pe baza unei împuterniciri semnată de reprezentant).
HotNews.ro a solicitat și primit clarificări suplimentare de la Serviciul de Telecomunicații Speciale și vă prezentăm în cele ce urmează cine și cum poate face înrolarea unei firme și programarea la vaccinare a angajaților. Vom vorbi și despre problemele ce pot fi întâmpinate, însă după ce prezentăm mai întâi pașii corecți de înregistrare a unei firme.
Pașii necesari pentru înrolarea persoanei juridice:
Întâi de toate o firmă poate fi înrolată legal în platforma de vaccinare anti-COVID numai de o persoană care îndeplinește 2 condiții obligatorii:
1. deține certificat digital calificat
2. este împuternicită să reprezinte legal entitatea respectivă.
Reprezentantul firmei poate fi în acest caz oricine, de la administrator, până la contabil sau simplu angajat, dacă îndeplinește cumulativ cele două condiții.
Pasul 1. Crearea contului
Oricine vrea să folosească platforma de programare pentru vaccinarea anti-COVID trebuie mai întâi să-și creeze un cont.
După crearea contului și autentificarea pe baza adresei de e-mail, reprezentantul firmei își configurează profilul prin introducerea corectă a datelor proprii de identitate. Ulterior, citește și acceptă politica de utilizare. Fiecare cont are asociat un număr de telefon, care se verifică prin introducerea codului format din 6 cifre, primit prin SMS.
După ce ți-ai creat un cont și intri în platformă, pagina ar trebui să arate așa:
Pasul 2. Înscrierea firmei în platforma STS
Următorul pas constă în înscrierea persoanei juridice în platformă prin accesarea meniului „Gestionare persoane juridice”.
După ce accesezi acest meniu, pagina deschisă îți va arăta 2 opțiuni:
– una îți permite să te înrolezi tu la o persoană juridică pentru a putea crea, modifica și șterge programări
– iar cea de-a doua și cea care ne interesează îți permite să înscrii/înrolezi în platformă o persoană juridică. Apasă pe această opțiune!
În primul tab al paginii care se deschide, se introduce Codul Unic de Înregistrare (CUI) sau Codul de identificare fiscală (CIF) pe baza căruia sistemul validează faptul că persoana juridică se încadrează în etapa a II-a de vaccinare. Noi am luat ca exemplu o Unitate Militară, al cărei CUI l-am anonimizat.
Ulterior, se selectează grupa de risc a persoanei juridice și apoi diviziunea grupei de risc.
Următorul pas este să apeși pe butonul „Descarcă model de declarație” și aplicația STS va genera automat o declarație privind reprezentarea persoanei juridice, care se semnează cu certificat digital calificat de către reprezentantul împuternicit și se încarcă în sistem.
Este important de precizat că o persoană, împuternicită în mod corespunzător, poate reprezenta și înscrie pe platformă mai multe entități juridice, subliniază STS în precizările către HotNews.ro.
- Pe de altă parte, este la fel de important de precizat că datele care apar automat pe această declarație pe proprie răspundere sunt exclusiv ale celui care a introdus toate aceste date în sistem și a ajuns până la acest moment cu procesul de înrolare a persoanei juridice.
Așa se explică faptul că dacă jurnalistul Adrian Vasilache de la HotNews.ro, autorul acestui ghid pas cu pas de înrolare a unei firme în platforma STS, alege să apese butonul de generare declarație, acesta va apărea ca reprezentant al Unității Militare, dar neavând certificat digital calificat și nici împuternicire de la Unitatea Militară în cauză pentru a o înrola, acțiunea jurnalistului se oprește aici.
Aplicația STS nu îi va permite acestuia să înroleze respectiva Unitate Militară.
- Dacă însă toți pașii de până acum au fost făcuți de o persoană, care deține un certificat digital calificat și a fost și împuternicită în mod corespunzător de o anumită entitate juridică pentru a o înrola în platforma de vaccinare anti-COVID, înrolarea ar trebui să se finalizeze cu succes.
Serviciul de Telecomunicații Speciale precizează în cele ce urmează următorii pași: adăugarea beneficiarilor/angajaților pentru vaccinare și programarea la vaccinare.
Pasul 2. Adăugarea beneficiarilor vaccinării
„În meniul Beneficiari, persoana împuternicită introduce datele de identitate ale celor care doresc să se vaccineze, localitatea și categoria de populație din care fac parte. Totodată, pentru a veni în sprijinul instituțiilor și organizațiilor care au un număr mare de angajați, platforma permite încărcarea unei liste, în format electronic, completate cu datele de identificare ale beneficiarilor, potrivit modelului existent în aplicație (https://vaccinare-covid.gov.ro/platforma-programare/).
Tot în același scop, persoana împuternicită are posibilitatea înrolării altor persoane care pot adăuga beneficiari ai vaccinării.”
Pasul 3. Programarea la vaccinare
„I. Se poate realiza de către angajator
Următorul pas este programarea efectivă la vaccinare. Se selectează persoana, se alege centrul de vaccinare și, în funcție de disponibilitate, se stabilesc data și intervalul orar la care se dorește programarea pentru vaccin și rapel.
II. Programarea se poate realiza de către persoana împuternicită sau individual de către angajat
În momentul accesării platformei la adresa https://programare.vaccinare-covid.gov.ro/, angajatul se va autentifica folosind CNP-ul și apoi codul unic trimis de sistem prin SMS.
Important! Autentificarea este posibilă, doar dacă în prealabil angajatorul a introdus beneficiarul în sistem.
După accesarea platformei, angajatul va putea realiza individual programarea. Se accesează butonul de programare și se vor parcurge pașii de selectare a centrului de vaccinare și, în funcție de disponibilitate, data și intervalul orar la care se dorește administrarea dozei de vaccin și a rapelului.
După parcurgerea tuturor pașilor, se poate vedea sumarul programării, iar la final se poate descărca recipisa, pot fi realizate modificări sau poate fi anulată programarea.”
Ce probleme am întâmpinat la înrolarea unei firme: Mai multe întrebări și răspunsurile STS
Principala problemă a ținut de faptul că în Manualul STS pentru înrolarea persoanelor juridice nu este precizat clar cine poate face înrolarea, deoarece sunt 2 noțiuni care apar – reprezentant (care este de regula administratorul dacă ne gândim la reprezentantul legal) și împuternicit (care poate fi oricine pe baza unei împuterniciri semnată de reprezentant).
Prezentăm mai jos o situație întâlnită din lipsa clarității explicațiilor la întrebarea: Cine poate înrola o firmă?
Administratorul și reprezentantul legal al unei firme a încercat să-și înroleze singur compania, chiar dacă știa că nu are certificat digital calificat. Avea însă contabilul său.
Omul nostru și-a făcut cont în platformă și a urmat toți pașii enumerați mai sus până la momentul în care trebuia să genereze declarația pe proprie răspundere.
În documentul generat i-a apărut numele său ca reprezentant legal al firmei, ceea ce i s-a părut normal, doar că la semnătură digitală apărea un alt nume – cel al contabilului.
Să continue sau nu? Manualul de utilizare a platformei STS pentru înrolarea persoanelor juridice spune:
„Sistemul verifică autenticitatea semnăturii și corespondența dintre reprezentantul
legal și semnătură. În cazul unor neconcordanțe între fișierul încărcat și certificat,
sistemul va emite mesaje de eroare, astfel:
– Utilizatorul a încărcat alt fișier decât cel descărcat
– Certificatul digital nu este valid
– Certificatul cu care a semnat nu este în lista de certificate asociate utilizatorului„.
Fără alte explicații, omului nostru i-a fost frică să meargă mai departe.
Situația nu este singulară, din informațiile HotNews.ro. În lipsa unor răspunsuri clare, unii administratori de firme s-au dus și și-au făcut certificat digital calificat, pentru a evita probleme ulterioare.
Un astfel de certificat costă circa 100 de euro pe o perioadă de 3 ani și poate fi făcut chiar în aceeași zi în care depui actele.
- Cine poate face deci înrolarea unei firme?
La solicitarea HotNews.ro, STS a răspuns că„persoana din cadrul entității juridice, care deține un certificat digital calificat și care este împuternicită să reprezinte legal entitatea respectivă, este cea care înscrie persoana juridică în platforma https://programare.vaccinare-covid.gov.ro/.”
Cu alte cuvinte, un administrator de firmă care nu are certificat digital poate apela la contabilul său ori la altă persoană care deține certificat digital calificat și pe care o împuternicește să reprezinte legal societatea pentru înrolare și programare angajați, doar că întreaga procedură de înrolare trebuie realizată de către contabilul sau persoana desemnată ca reprezentant, pentru ca datele pe care aplicația STS le generează automat să concidă cu numele celui care semnează digital acea declarație.
- Ce fel de certificat digital calificat este necesar?
Un alt aspect nu foarte bine clarificat în manualul STS este legat de certificatul digital calificat care poate fi folosit.
Certificatul digital calificat pentru semnătură electronică este nominal, respectiv, este emis și identifică o persoană fizică care fie acționează în nume propriu, fie ca reprezentant autorizat al unei persoane juridice.
Sunt firme mici care nu au certificat digital emis pe numele unei persoane fizice ca reprezentant autorizat al unei persoane juridice. Au doar certificat digital emis pe persoana fizica, care poate fi administratorul sau contabilul folosit în relația cu ANAF ori au împuternicit prestatorul de servicii contabile să folosească semnătura digitală în relația cu ANAF.
HotNews.ro solicitat clarificări legate de certificatul digital calificat și a adresat STS și următoarele întrebări:
- – Un contabil care are certificat digital emis pe numele său (fără a fi reprezentant autorizat al unei/unor firme), dar este împuternicit de mai multe firme în relația cu ANAF poate să înroleze mai multe firme și să programeze în platforma pentru vaccinare angajații de la firmele la care este împuternicit pentru această procedură?
- – Cum verificați dacă o persoană care are certificat digital emis pe numele sau este sau nu împuternicit de o anumită firmă să programeze angajații acelei firme spre vaccinare?
- – O problemă care poate apărea este ca „certificatul cu care a semnat nu este în lista de certificate asociate utilizatorului” (pagina 19 din manual). Se interoghează o baza de date/Și dacă da, ce bază de date?
Răspunsurile STS:
- „Persoana împuternicită care înrolează firma trebuie să aibă certificat digital calificat și să folosească semnătură electronică extinsă. Aceasta poate folosi orice certificat calificat valid pe care îl deține.
- Aplicația verifică validitatea certificatului calificat, iar persoana împuternicită prin aplicarea semnăturii electronice extinse își asumă corectitudinea datelor introduse.
- Astfel, prin aplicarea semnăturii electronice, sub incidența prevederilor art. 326 din Codul penal privind falsul în declarații, utilizatorul autentifică declarația pe proprie răspundere privind faptul că este reprezentantul persoanei juridice cu scopul administrării programărilor angajaților în cadrul „Platformei naționale de programare cu privire la vaccinarea împotriva COVID-19”, respectiv faptul că programarea se efectuează în baza acordului prealabil al angajatului, datele completate sunt corecte și corespund realității, iar persoanele programate se află într-o relație de colaborare cu persoana juridică menționată.
- Certificatul calificat este unic și reprezintă identitatea posesorului acestuia. Aplicația verifică faptul că datele persoanei împuternicită de entitatea juridică corespund cu datele înscrise în certificat.
- Este important de precizat că o persoană, împuternicită în mod corespunzător, poate reprezenta și înscrie pe platformă mai multe entități juridice.”, au precizat oficialii STS.
Ce se întâmplă în cazul în care, în timpul procesului de înregistrare al persoanei juridice, sistemul returnează „certificatul cu care a semnat nu este in lista de certificate asociate utilizatorului”?
Răspunsul STS: „În situația în care datele persoanei împuternicită de entitatea juridică nu corespund cu datele înscrise în certificat, sistemul returnează mesajul menționat de dumneavoastră. Aplicația are facilitatea ca persoana împuternicită ce a creat contul unei entități juridice să delege atributul introducerii beneficiarilor către una sau mai multe persoane din cadrul firmei (ex: administratorul la care faceți referire).„
- Ce se întâmplă cu firmele care nu au un reprezentant/împuternicit care să dețină certificat digital calificat? Mai pot aceste firme să-și programeze angajații în platformă?
Răspunsul STS: „În situația exprimată de dumneavoastră facem precizarea că toate datele încărcate pe Platforma națională de programare la vaccinare împotriva COVID-19 trebuie să fie asumate prin semnarea cu un certificat digital calificat deținut de utilizator, conform cerințelor operaționale formulate de Comitetul Național de coordonare a activităților privind vaccinarea împotriva COVID-19, prin Hotărârea Guvernului nr. 1.031 din 27 noiembrie 2020 privind aprobarea Strategiei de vaccinare împotriva COVID-19 în România, pe baza cărora Serviciul de Telecomunicații Speciale a dezvoltat platforma https://programare.vaccinare-covid.gov.ro/.”
INTERVIURILE HotNews.ro