Inspecția de mediu: Cum ar trebui pregătită și cum se aplică noile prevederi legale în această materie

Odată cu apariția celor mai recente acte normative privind taxele și contribuțiile la Fondul pentru Mediu, legislația românească în materie este aproape în linie cu principiile europene privind gestionarea deșeurilor, parte a conceptului deja cunoscut de economie circulară. De-acum, este de așteptat ca autoritățile de mediu să monitorizeze prin demararea unor inspecții implementarea noilor prevederi.

Scurtă recapitulare a actelor normative recent adoptate

În decursul ultimului an și jumătate, au fost fie reglementate, fie clarificate aspecte importante în gestionarea ambalajelor și reciclarea acestora. Astfel, a fost regândit mecanismul de valorificare/reciclare a deșeurilor de ambalaje prin metoda transferului de responsabilitate, fiind reglementate noi condiții de autorizare a organizațiilor care implementează obligațiile privind răspunderea extinsă a producătorului (OIREP). De asemenea, au fost adoptate prevederi specifice și riguroase privind responsabilitatea și controlul acestor organizații. Modificări au suferit și contribuțiile datorate de operatorii economici care introduc pe piață baterii/acumulatori portabili și echipamente electrice și electronice. Au fost reduse țintele de reciclare a deșeurilor de ambalaje pentru agenții economici. Totodată a fost introdusă o taxă de 2% din veniturile obținute din vânzarea tuturor tipurilor de deșeuri și de asemenea, s-a majorat cuantumul ecotaxei și s-a lărgit sfera de aplicare a acesteia.

Toți actorii implicați în gestionarea deșeurilor de ambalaje sunt pasibili de un control de mediu. Este adevărat că în ultimele luni autoritățile și-au îndreptat atenția către OIREP, dar nu au fost excluși din listele de control nici producătorii, distribuitorii, importatorii de bunuri ambalate etc. Mai mult decât atât, lista OIREP-urilor care fac obiect de control este destul de limitată, astfel că este ușor de anticipat că vor avea loc inspecții de mediu și la restul entităților vizate. Cum, de-a lungul timpului, am observat că majoritatea inspecțiilor Administrației Fondului pentru Mediu (AFM) s-au finalizat cu impunerea unor obligații de plată suplimentare semnificative în sarcina operatorilor economici, redăm mai jos cele mai importante etape ale unei astfel de proceduri de control.

Etapele inspecției de mediu

De multe ori apare întrebarea firească: cine este în vizorul autorităților și ce urmărește de fapt o inspecție de mediu? Ca și în cazul inspecțiilor fiscale, companiile care urmează să treacă printr-o astfel de inspecție sunt selectate de autorități pe baza unei metodologii interne, așa-numită analiza de risc. Elementele generale ale unei astfel inspecții au în vedere următoarele etape:

1. Analiza de risc

Este o procedură internă a AFM care se derulează după criterii confidențiale. Factorul generator poate fi de orice natură, inclusiv o informație oferită de contribuabil în cadrul declarațiilor inițiale sau rectificative pe care le-a depus sau preluată de la un partener implicat, la rândul său, într-o inspecție inopinată. Pot fi și informații transmise de alte autorități. Comunicarea corectă și consecventă a informațiilor și datelor către diverse autorități – cum ar fi declarațiile Intrastat, declarațiile vamale, declarațiile de TVA sau declarații către AFM – poate fi, prin urmare, determinantă în demararea unei inspcții. De aceea este recomandabil ca operatorii economici să fie atenți la toate informațiile pe care le transmit, astfel încât rezultatul unei eventuale analize de risc să nu conducă la inițierea unei inspecții.

2. Aviz de inspecție fiscală de mediu

După ce autoritatea de mediu a finalizat analiza de risc, urmează etapa de stabilire a companiilor care vor face obiectul unui control de mediu. Astfel, autoritățile vor emite un aviz de inspecție fiscală, prin care își vor anunța intenția de a verifica respectiva companie, perioada vizată de inspecție și lista minimală de documente ce vor fi solicitate. Este un moment important pentru că societățile încă au posibilitatea să corecteze anumite erori de declarare prin depunerea declarațiilor rectificative, în cazul în care le constată în timp util. Marii contribuabili vor avea la dispoziție 30 de zile până la venirea inspectorilor, ca să pună în linie documentele cu realitatea, în vreme ce contribuabilii mici și mijlocii beneficiază de 15 zile.

3. Inspecția de mediu

Propriu-zis începe prin înscrierea în Registrul Unic de Control al companiei. Urmează o perioadă în care compania va trebui să le prezinte inspectorilor toate documentele financiar-contabile, fiscale, de transport etc solicitate de aceștia și să elaboreze situațiile centralizate care stau la baza completării declarațiilor de mediu. Din practică am observat, nu de puține ori, că o astfel de inspecție este de lungă durată și necesită implicarea multor departamente ale companiei. Totuși este bine să aveți în vedere că, atât în funcție de specificul companiei, cât și de categoria în care se încadrează aceasta, inspectorii AFM au o perioadă limită de finalizare a inspecției cuprinsă între 45 și 180 de zile.

4. Perioada verificată

O inspecție de mediu verifică, în general, obligațiile companiilor pe o perioadă de cinci ani. La stabilirea termenului de prescripție, trebuie să avem în vedere și noile prevederi ale noului Cod de procedură fiscală. Astfel, în funcție de momentul nașterii obligațiilor – înainte de 2016 – termenul de prescripție începe să curgă de la 1 ianuarie a anului următor, după 2016, termenul începe să curgă după 1 iulie a anului următor.

5. Riscuri ce pot apărea. Aspecte din practică

Toate obligațiile cad în sarcina operatorului economic care introduce pe piață produse ambalate. Companiile sunt cele care trebuie să se asigure de corectitudinea datelor și de corelarea acestora cu documentele justificative.

6. Finalizarea inspecției de mediu

Inspecția se finalizează cu emiterea de către autoritățile de mediu a unui Raport de inspecție fiscală și a unei Decizii de impunere (atât pentru obligațiile de plată principale, cât și pentru accesorii). Din practică, am observat că erorile sunt de cele mai multe ori, de natură umană și de o interpretare diferită a prevederilor legale.

Într-o eră digitală, să nu uităm, însă, că datele și informațiile de care avem nevoie pentru a întocmi corect sistemul documentar de mediu impus prin lege, pot fi automatizate cu ușurință și pot fi personalizate în funcție de specificul fiecărei companii și de sistemele de gestiune proprie de care acestea dispun. De altfel, există numeroase instrumente informatice pe care companiile le pot utiliza pentru a-și optimiza procesele interne de gestiune, de tipul: Data Lake (consolidarea datelor), Data extraction&analytics (analiza datelor pentru evidențierea posibilelor erori, producerea de rapoarte pentru susținerea deciziilor de business), Robot process automation (reducerea erorilor operaționale), Machine Learning /AI (analize de risc), Blockchain (trasabilitatea documentelor și operațiunilor).

Astfel, datele și informațiile incluse în diverse sisteme de gestiune pot fi corelate și optimizate, minimizând efortul de operare manuală. De asemenea, se pot reduce erorile de operare manuală și de sistem, se documentează procesul și se asigură conformitatea cu procedurile și procesele stabilite și agregate. Toate aceste aspecte coroborate vor contribui practic la diminuarea riscurilor în cadrul unei inspecții fiscale de mediu. Considerăm că digitalizarea este un element cheie în acest domeniu, mai ales că, din experiența noastră, aceste instrumente informatice își ating obiectivele.

Un articol semnat de Ana-Maria Iordache, Partener D&B David și Baias, Andreea Giovani, Senior Manager, PwC România, Carmen Dan, Manager PwC