Noile formulare standardizate eForms, obligatorii în achizițiile publice

​Derularea procedurilor de achiziții publice se schimbă semnificativ în perioada următoare. Începând cu data de 23 octombrie 2023, toți achizitorii publici naționali, cât și ofertanții, vor fi obligați să utilizeze (prin intermediul SEAP) noul standard de formulare electronice (eForms) impus de Comisia Europeană. De asemenea, utilizarea eForms prin intermediul TED va deveni obligatorie începând cu data de 25 octombrie 2023.

În scopul trecerii la utilizarea în cadrul platformei SEAP a eForms, în perioada 20-22 octombrie 2023, utilizatorii platformei SEAP, autoritățile contractante și/ sau ofertanții, nu vor avea acces în platformă și nu vor putea efectua operațiunile aferente procedurilor de achiziție publică în desfășurare sau inițierii de noi achiziții prin intermediul SEAP.

Ce înseamnă eForms?

eForms reprezintă standardul deschis legislativ impus de UE pentru datele ce privesc achizițiile desfășurate de achizitorii publici, standard utilizat pentru publicarea anunțurilor în cadrul Tenders Electronic Daily (TED).

Noile formulare electronice sunt gândite a reprezenta bastionul transformării digitale a achizițiilor publice în UE. Prin folosirea acestei noi standardizări, se contribuie de o manieră determinantă la îmbunătățirea analizei și a structurării datelor, conducând astfel la eficientizare și simplificarea dinamicii achizițiilor, în întregul acestora.

Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2019/1780 al Comisiei (Regulamentul) a stabilit formatul eForms care urmează să fie utilizat pentru publicarea anunțurilor în domeniul achizițiilor publice.

Prin utilizarea eForms, se urmăresc: creșterea capacității operatorilor economici de a identifica anunțuri relevante; reducerea sarcinii administrative pentru achizitori; creșterea abilităților aparatului guvernamental de a lua decizii bazate pe date factuale cu privire la cheltuielile publice, precum și de a maximiza transparența achizițiilor față de cetățeni.

Implementarea eForms în România

Din perspectivă practică, eForms trebuie implementate în cadrul sistemelor naționale de achiziții electronice, iar înainte de a fi gata de implementarea locală, acestea pot, și cu predilecție trebuie, să fie adaptate necesităților naționale.

Prin aceasta, UE subliniază că aceste formulare nu reprezintă o soluție „standard” pe care factorii de decizie o pot preda în secunda următoare spre implementare.

În mod rezonabil, este de așteptat ca implementarea acestora să necesite timp și resurse, dar în egală măsură apreciem că prin uniformizarea propusă de UE se vor înregistra optimizări considerabile de timp economisit pentru toți achizitorii și în egală măsură și pentru ofertanți.

Este mai mult ca sigur că durata exactă a acestui proces depinde de complexitatea sistemului actual național, precum și de alți factori, dar este de așteptat să fie implementat la nivel național începând cu data de 23 octombrie 2023, conform Notificării SEAP privind oprirea planificată a platformei SEAP din 5 septembrie 2023.

Avantaje și dezavantaje

Principala diferență dintre cele două standarde (cel vechi și eForms) este că, spre deosebire de formularele standard anterioare, formularele electronice sunt destinate să fie într-o mare măsură completate automat de sistemele de achiziții electronice, iar nu de către utilizatori, reducând astfel în mod semnificativ sarcina administrativă a completării acestora.

Procesul de personalizare a formularelor va necesita însă decizii cu privire la întrebări precum: „Ar trebui să fie utilizate formularele electronice sub prag?”, „Ar trebui să fie publicate avizele pentru contracte bazate pe acorduri-cadru?”, „Există tipuri de notificări de care nu avem nevoie? ”, „Ce câmpuri opționale nu vor fi folosite deloc?”, „Vor putea utilizatorii să aleagă între soluțiile IT utilizate pentru completarea formularelor electronice?”, „Ce câmpuri opționale vor deveni obligatorii?”, „Avem nevoie de o platformă națională pentru publicarea notificărilor sau este suficientă platforma TED?”

Trăgând linie, cu siguranță în perioada imediat următoare vom afla dacă implementarea eForms în România se va dovedi o „investiție de succes”.

Articol scris de: Mihai Băicoianu (attorney at law), avocat specializat în achiziții publice în cadrul Schoenherr și Asociații SCA