Statul vrea să digitalizeze relația notar-client: Toate actele și procedurile electronice se vor face printr-o singură platformă IT

Notarii publici care vor vrea să facă acte și proceduri notariale în formă electronică vor fi obligați să folosească o singură platformă IT, Top-not, care va fi dezvoltată şi gestionată de către Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, potrivit unui proiect de lege inițiat de Ministerul Digitalizării. În esență, activitatea electronică se va desfășura numai la sediul profesional al notarului public, dar anumite acte și proceduri vor putea fi efectuate și fără prezența fizică a părților.

Situația actuală: Procedurile notariale se instrumentează preponderent „în persoană” și „pe hârtie”

„În prezent, procedurile notariale se instrumentează preponderent „în persoană” și „pe hârtie”, iar echipamentele și instrumentele digitale sunt utilizate majoritar pentru instrumentarea proceselor și procedurilor interne (i.e. înregistrarea procurilor, declarațiilor de opțiune succesorală, convenţiilor matrimoniale, a succesiunilor în registrele electronice), pentru comunicarea cu bazele de date publice (Direcţia de Evidenţă a Persoanei și Administrarea Bazelor de Date, Agenţia Naţională de Cadastru și Publicitate Imobiliară, Agenția Națională de Administrare Fiscală, Depozitarul Central și unele Direcții de Impozite și Taxe Locale), nu și în relaţia dintre notar – client”, se menționează în nota de fundamentare.

Din acest motiv, notarul public, pe de o parte, colectează documentele de la client și întocmeşte actul în format fizic iar, pe de altă parte, transmite aceste documente în format electronic (scanat și semnat electronic) pentru înregistrarea în registrele electronice notariale și registrele publice, precum şi păstrarea în arhiva proprie.

Cum va fi digitalizată activitatea notarială

Platforma Top-not va fi dezvoltată şi gestionată de către Uniune, și va avea ca scop şi administrarea şi stocarea actelor notariale, precum şi a documentațiilor care au stat la baza întocmirii acestora şi asigură securitatea, confidențialitatea, trasabilitatea şi integritatea schimbului de date, asigurând protecţia secretului profesional.

Serviciile şi soluțiile informatice utilizate pentru realizarea platformei vor putea fi furnizate inclusiv de persoane juridice de drept privat, prin intermediul unor proceduri stabilite de Consiliul Uniunii, însă normele privind funcţionarea platformei Top-not sunt aprobate de Consiliul Uniunii, cu avizul Autorității pentru Digitalizarea Româmniei (ADR) privind respectarea condițiilor tehnice de securitate, confidențialitate, trasabilitate şi integritate.

Platforma Top-not va constitui și suport tehnic pentru schimbul de informaţii şi date între notarii publici, pe de-o parte, și autoritățile și instituţiile publice centrale şi locale, pe de altă parte.

Uniunea, administratorii serviciilor furnizate prin intermediul platformei Top-not, precum şi administratorii de securitate cibernetică ai platformei Top-not, asigură jurnalizarea în timp real a evenimentelor și accesului la datele vehiculate prin intermediul platformei Top-not, în scopul efectuării unor activități de audit periodice pe linia protecţiei, calității, securității și trasabilității datelor, în vederea asigurării transparenței utilizării acestora.

Jurnalizarea evenimentelor și a accesului la date se stochează pe o durată egală cu obligativitatea legală de păstrare a documentelor conform nomenclatorului arhivistic notarial.

Orice intenție de modificare a funcționalităților platformei Top-not, care poate afecta activitatea electronică notarială, orice dezvoltare, modificare a datelor şi a procedurilor operaționale care ar putea afecta funcţionarea și securitatea platformei, precum și orice incident de securitate, trebuie notificate Autorității pentru Digitalizarea României.

Platforma sau, după caz, anumite componente ale acesteia, sunt supuse în mod obligatoriu activităților de audit, atât intern, cât și extern, pe linia protecției, confidenţialităţii, calității, securității și trasabilității, audit finanţat prin bugetul Uniunii.

În ceea ce privește actele și procedurile notariale, notarii publici le vor putea îndeplini atât pe suport hârtie cât și în formă electronică cu toate acestea, notarii publici care optează pentru îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică au obligația să solicite Uniunii, în prealabil, autorizaţia pentru desfăşurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma electronică Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial.

Pentru notarii publici care vor opta să îndeplinească acte și proceduri notariale în formă electronică, Uniunea va efectua mențiunile corespunzătoare in Registrul Național de Evidenţă a Notarilor Publici şi va afişa, pe pagina proprie de internet, lista notarilor publici care îndeplinesc acte şi proceduri notariale în formă electronică.

Ce acte electronice vor putea fi întocmite de notari fără prezența fizică a părților

În esență, activitatea notarială electronică va viza toate actele şi procedurile notariale compatibile şi se va desfăşura numai la sediul profesional al notarului public, dacă părțile sunt prezente fizic şi semnează actul cu semnătură electronică calificată.

Cu toate acestea, notarul public va putea îndeplini în formă electronică, fără prezența fizică a părților, anumite categorii de acte si proceduri expres şi limitativ prevăzute de lege, precum, spre exemplu:

• consultații juridice scrise cu caracter notarial;
• primirea şi păstrarea documentelor în formă electronică în arhiva electronică notarială;
• darea de dată certă înscrisurilor în formă electronică;
• legalizarea semnăturii interpretului şi traducătorului autorizat de pe traducerile în formă electronică;
• transmiterea către Oficiul Național al Registrului Comerţului a actelor privind societățile;
• transmiterea cererilor adresate instituțiilor şi autorităților publice;
• comunicarea cererilor şi a oricăror alte documente pentru efectuarea operaţiunilor de publicitate imobiliară.

Proiectul de lege instituie, totodată, noţiunea de eliberare a duplicatelor de pe înscrisurile notariale în altă formă decât cea în care au fost întocmite, respectiv de emitere a copiei legalizate de pe înscrisuri într-o altă formă decât cea în care acestea au fost intocmite.

Eficientizarea activității notariale este vizată şi prin instituirea evidenţei activităţii notariate electronice”, care vizează registrele biroului notarial.

Corelativ cu noile atribuţii şi proceduri reglementate prin proiectul de lege, au fost instituite şi abateri disciplinare specifice pentru încălcarea prevederilor legale privind activitate notarială electronică.