Sistemul e-Factura încă nu este finalizat: mai sunt probleme practice și de legislație / Întrebări și răspunsuri din webinarul ANAF / De ce merge greu descărcarea PDF

Contribuabilii nu sunt încă lămuriți cu privire la anumite spețe pe care le întâmpină în practică cu sistemul e-Factura. Albert Fruth, reprezentant ANAF, a răspuns mai multor întrebări practice ale acestora în cadrul unui webinar organizat de Fisc. Unele lucruri ar trebui clarificate de Ministerul Finanțelor, iar aplicația mai are nevoie de îmbunătățiri.

Momentan există o discuție despre prelungirea perioadei în care nu se dau amenzi până la 1 iunie, dar în acest moment în Monitorul oficial nu există așa ceva. Ministerul Finanțelor stă până în ultima clipă, ceea ce nu face decât să amâne inevitabilul. Nu toți contribuabilii au reușit să se pună la punct cu noua obligație.

Pentru a veni în ajutorul celor care se află într-una dintre situațiile de mai jos, redăm principalele întrebări și răspunsuri pe tema e-Factura din webinarul ANAF.

Persoanele juridice nerezidente nu au acces în SPV din cauza legislației / Reprezentantul ANAF a crezut că se poate, dar în final a zis că întreabă mai departe

O problemă ridicată a fost accesul la SPV în e-Factura pentru persoanele juridice nerezidente.

O contabilă a spus: Avem mulți clienți înregistrați în scopuri de TVA în România care nu au pe nimeni în România. Doar contabilii sunt împuterniciți ca să depună declarații. Nu există reprezentant fiscal pentru că sunt persoane juridice din UE care s-au înregistrat direct în scopuri de TVA în România. Există doar o împuternicire pentru acces în SPV și depunerea declarațiilor, nu este o reprezentare fiscală în sensul TVA din Codul Fiscal.

Albert Fruth: Nu știu ce să vă răspund aici. Pare a fi o formă de reprezentare fiscală. Faptul că aveți împuternicirea pe SPV, acolo puteți încărca și primi facturi.

Contabila: Noi putem face asta în calitate de contabil. Problema este că nu putem face asta pentru toți clienții în care există, poate, sute de facturi la fiecare client în parte. ANAF s-a gândit la o metodă de a da acces în SPV și a persoanelor juridice nerezidente care sunt înregistrate în scopuri de TVA?

Albert Fruth: Doar prin intermediul aplicațiilor terțe care pot facilita accesul prin zona de servicii web. Dvs. Îi generați tokenul virtual, dânsul își cumpără o aplicație terță sau își dezvoltă una care face conectarea. În spate va utiliza credențialele dvs.

Contabila: Tot tokenul meu, da, ceea ce nu prea ne dorim.

Albert Fruth: Fie își cumpără un certificat digital și se înrolează cu tokenul propriu.

Contabila: Asta e problema, că nu poate prin SPV propriu. Asta ne dorim și noi. Problema este că în SPV nu se pot înregistra persoane fizice nerezidente.

Albert Fruth: Dacă are un certificat digital eliberat de pe teritoriul României, cred că se poate înrola.

Contabila: Nu se poate înrola. Am mai avut discuții cu ANAF pe tema asta și mi-au confirmat că nu se poate. Trebuie să aibă CNP și NIF valid (număr de identificare fiscală). Ca să aibă asta, ar trebui să se înregistreze fiscal în România și nu se poate face că nu am bază legală pentru această înregistrare.

Albert Fruth: Îmi notez ceea ce mi-ați spus și voi transmite colegilor de la legislație.

O clarificare ce încă este așteptată tot în privința nerezidenților

Întrebare: Se raportează în SPV facturile emise către persoane nerezidente, neînregistrate în scopuri de TVA, pentru servicii care au locul de TVA în România? De exemplu, sunt servicii legate de un imobil, eu trebuie să facturez cu TVA, dar către un nerezident.

Albert Fruth: Aici o să clarifice. O să vină un comunicat de clarificare din zona de legislație din Ministerul de Finanțe. Sunt mai multe persoane care au solicitat clarificare pentru aceste tipuri de operațiuni.

Reprezentanții ANAF sunt conștienți că nu este nevoie ca unele persoane să aibă acces la tot SPV-ul firmei

Întrebare: Se lucrează la un acces granular în SPV? Adică eu am o semnătură electronică și să pot avea acces doar la e-Factura sau la e-Transport astfel încât anumite persoane din companie să aibă acces doar la anumite secțiuni din SPV, nu la tot SPV-ul?

Albert Fruth: Este în analiză. Noi am avut și un proiect care viza această selecție de funcții de utilizat de către împuterniciți în special. Împuterniciții ar trebui să aibă o granularitate aplicabilă. Avem o perspectivă și în zona e-Factura. O vom comunica odată ce funcția se definește și analiza e finalizată. Știm și suntem conștienți de nevoie.

Funcții utile care încă nu există

Întrebare: Se poate să vedem facturile din SPV care au fost deja descărcate?

Albert Fruth: Marcaj? Este o funcție solicitată. E în analiză al colegii tehnici să vedem dacă se poate implementa această funcție care să marcheze corespunzător faptul că factura a fost deja descărcată.

Aveți în vedere descărcarea selectivă a facturilor? Acum se pot descărca doar una câte una. Consumă mult timp.

Albert Fruth: Selecția multiplă o avem ca solicitare de funcție. Este în analiză la colegii tehnici. N-am un termen.

O întrebare grea… „ciudățică”

O factură este emisă în 2023 și la momentul respectiv clientul a refuzat comanda, doar că în contabilitate la noi factura nu a fost stornată anul trecut. Am stonat anul acesta. Am trimis prin e-Factura. Ce face clientul cu factura neînregistrată de anul trecut? El acum, în e-Factura, primește factura mea cu minus de storno și nu o are pe cea cu plus.

Albert Fruth: E ciudățică. Eu zic să adresați întrebarea asta punctual cu detalii prin formularul de contact ca să o putem să o studiem.

De ce se descarcă foarte greu PDF-ul în ultima perioadă

S-au observat întârzieri fie a ecranului, în ideea în care dorim să selectăm un alt CUI pentru o altă societate pentru a descărca facturile primite de la furnizor. Ecranul este efectiv înghețat și nu se actualizează.

Albert Fruth: Notez această sesizare. Deci nu mai răspunde filtrarea.

În ultima perioadă am observat o încetinire. Se descarcă greu varianta PDF a facturilor încărcat în SPV.

Albert Fruth: Sunt foarte multe apeluri (accesări n.r.) pentru că numărul utilizatorilor a crescut. Sunt mulți utilizatori mici care probabil intră în concurență cu dvs. Gândiți-vă că e un proces care preia ZIP, extrage XML, duce către acel serviciu și întoarce PDF. Sunt foarte multe acțiuni pe care le face acel „butonel” care deși pare simplu și pare că sistemul are un PDF.

Alte întrebări și răspunsuri privind e-Factura

Mergem la sediul beneficiarului: se fac reparații de calculatoare. Se face constatare și, eventual, livrare de piese de schimb. Un angajat poate să meargă într-o zi la 5-6 clienți. Clientul vrea ca pe loc să primească factura și să plătească. După 1 iulie nu mai putem emite factura pe loc. Ce e de făcut?

Albert Fruth: Încrederea asta reciprocă trebuie să existe. Plata pe loc nu înseamnă că dumneavoastră nu înseamnă că dvs. nu veți face obligația legală de a pune factura prin sistemul RO e-Factura. Agentul (cel care face lucrarea n.r.) va trebui să emită un deviz pentru prestația respectivă după care va trebui să vă transmită dvs. detaliile pentru ca dvs. să trimiteți factura în termenul de 5 zile. Dvs. nu aveți o aplicație conectată pe teren prin care să o puteți urca în SPV.

Fie ajustați modul în care emiteți factura, în sensul să fiți mai mobili, fie adoptați alte documente intermediere care să-l asigure pe client că va primi și factura.

Se vor aplica sancțiuni ulterior dacă facturile nu au fost încărcate în perioada în care nu se dau amenzi?

Albert Fruth: Facturile trebuie încărcate începând cu 1 ianuarie. În contextul în care facem o evaluare și constatăm că nu aveți încărcate pentru toată perioada, atunci amenda se va aplica.

Facturile emise către persoanele fizice trebuie trimise în e-Factura?

Albert Fruth: În prezent doar cele care fac obiectul încasării cu vouchere de vacanță. Dacă nu este cu voucher de vacanță, tot ce înseamnă B2C este excepție. Totuși, sistemul poate primi facturile către persoane fizice. Nu este obligativitate.

Emit o factură către un client care are deviz de lucrări. Clientul dorește și acel deviz de lucrări care trebuie semnat, parafat. Astea cum se vor transmite?

Albert Fruth: Devizele de lucrări, documentele conexe facturării, nu sunt obligatorii de trimis în e-Factura. Puteți să comunicați devizele de lucrări ca să le poată agrea. Nu puteți să-l puneți în fața facturării electronice fără ca el să știe că are o factură. Ce face sistemul, opțional: se paote adăuga ca ateșament acel proces verbal, dacă clientul își dorește asta. Se poate prin aplicația noastră extinsă.

Am trimis mesaj prin SPV, nu am preluat factura, dar furnizorul a refuzat să storneze și să emită corect factura. Nu am plătit, pentru că am refuzat primirea facturii. Ce trebuie făcut?

Albert Fruth: Dacă furnizorul dorește să încaseze suma trebuie să procedeze la corecții. Și în sistemul clasic dacă v-ar fi dat o factură cu cantități aiurite și valori aiurite ar fi avut o obligație de corecție dacă voia să încaseze sumele.

ANAF vede mesajele pe care le trimitem în e-Factura dacă nu recunoaștem factura?

Albert Fruth: Noi vedem doar faptul că a fost transmis un mesaj la un moment dat, dar nu știm ce a cuprins acel mesaj. Ar fi o intruziune și nu facem acest lucru.

Dacă refuzăm să primim o factură, apare acest refuz?

Albert Fruth: Nu există un marcaj de refuz. Noi nu putem acționa ca un arbitru. Ceea ce se întâmpla anterior cu o factură clasică, se va întâmpla și cu cea electronică. Singurul lucru e acest transfer în mediul digital.

Am făcut descărcare de facturi emise în ianuarie-februarie. Acum au început acei furnizori să transmită prin e-Factura. Le mai preluăm o dată în contabilitate?

Albert Fruth: A fost această perioadă de grație pentru adopția și trebuie avut înțelegere. Ei vor continua să încarce facturi aferente lunii ianuarie până când expiră perioada de grație. Atenție că acele facturi s-ar putea să le aveți și în format clasic. Nu le veți mai prelua încă o dată în contabilitate pentru că le dublați. Dacă nu le-am avut anterior, mergem pe modalitatea de regularizare.

Există o diferență standard de TVA de +/- 1 leu. Sunt facturi pe care se facturează foarte multe bucăți de marfă. Programul nostru calculează la fiecare bucată TVA, după care înmulțește și apoi adună TVA pe linie. Astfel apare o diferență mai mare de 1 leu, iar sistemul nu acceptă această diferență. Se poate crește abaterea? Noi nu ne putem modifica sistemul, asta e problema.

Albert Fruth: Am mai discutat despre creșterea valorii standard acceptate la diferența TVA din însumarea liniilor. Soluția informatică ar trebui să facă adunarea din linii în momentul în care face totalul și să nu facă o înmulțire între bază și X cotă ca să vă arate un total al TVA în factură. Noi am implementat ceea ce standardul prevedea. Ajustarea ar trebui făcută la soluția dvs. informatică și nu la noi. Noi avem o ajustare din perspectiva zecimalelor pentru că acolo au fost problemele. Am rezolvat problema asta, aducând abaterea standard la 1 leu, care din perspectiva standardelor europene este acceptată.

Amenda se aplică pentru netransmitere sau și pentru mici greșeli tehnice?

Albert Fruth: Pentru netransmitere! Dacă ați trimis o factură eronat și trebuie corectată, asta este o altă discuție. Și în contabilitate ar trebui să fie tot o eroare.

De când a început e-Factura s-au mai greșit lucruri. Dacă era o factură storno, netul era pozitiv, iar TVA negativ. Nu știu cum am reușit să facem eroarea asta, dar am produs-o pentru câteva zile. Factura în sine era corectă, doar că XML, la partea tehnică, dezvoltatorii noștri de soft au greșit formatul.

Albert Fruth: Acelea, așa cum au fost ele incorect făcute, ar trebui incorect stornate. Subiectul amenzii este netransmiterea, nu transmiterea cu erori a unei facturi. Ca să nu induceți în eroare ar trebui să corectați, chiar dacă practic aplicați o eroare la eroare.

Dacă furnizorul îmi trimite de la 1 iulie o factură cu 20 de zile întâziere, iar eu o accept, că nu e treaba mea că a trimis mai târziu, aș putea să primesc și eu amendă?

Albert Fruth: Nu! Netransmiterea este supusă sancțiunii, ceea ce înseamnă că este în sarcina furnizorului această contravenție și nu a cumpărătorului. După 1 iulie, dacă am primit o factură cu întârziere o voi întârzie fără niciun fel de problemă, dar am atenție la amendă pe înregistrarea în sistem a unei facturi clasice, care este mult mai complexă. Pe acea contravenție ar trebui să fie atent cumpărătorul, ca acea factură să fi tranzitat sistemul RO e-Factura.

Dacă nu accept o factură de la furnizor, trebuie să am grijă să storneze și în RO e-Factura? Nu pot să-l oblig.

Albert Fruth: Nu aveți cum să-l obligați. Dacă ne gândim la facturarea clasică, și înainte dacă vă înainta factura, chiar dacă era supusă unui termen de judecată, ea trebuia înregistrată, create mecanisme diverse pe contabilitate, iar apoi își urma calea procedurală pe instanță. Sistemul nu schimbă modalități în care lucram anterior. Nu vom fi un arbitru, ci doar un poștaș.

Dacă nu am o relație comercială cu un furnizor, dar văd totuși o factură în SPV, am o obligație? Și dacă nu am primit niciun răspuns de la acel furnizor?

Albert Fruth: Orice factură primită ar trebui să fie în principiu contabilizată, după care un tratament contabil de ajustare ar trebui să fie aplicat. Probabil că ne vom gândi la un sistem de sesizare în contextul în care cineva abuzează de această platformă pentru diverse situații.

Sunt obligat să mă înregistrez în Registrul RO e-Factura?

Albert Fruth: În momentul de față nu sunteți obligați să vă înregistrați.