Sărbătorile de iarnă încep cu cadouri pentru asociații și fundații

Pe 5 decembrie a intrat în vigoare Legea nr. 276/2020 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații (în continuare, „Legea 276/2020”). Moș Niculae a scos din ghetuțele asociațiilor și fundațiilor tălpicii de plumb puși în anul 2000.

Modificările sunt menite în principal să simplifice înființarea unei asociații sau fundații (prin debirocratizarea procedurii, prin reducerea numărului sau simplificarea condițiilor de îndeplinit pentru înființare), cât și funcționarea acestora. Pare că întregul set de modificări oglindește principiile aplicabile în cazul societăților, așa cum acestea au fost flexibilizate de mai multe ori în cursul acestui an și transpun unele învățăminte derivând din perioada aparte prin care trece economia.

Găsiți în continuare principalele modificări aduse Ordonanței Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații (în continuare, „OG 26/2000”):

Flexibilizarea anumitor formalități și proceduri cu privire la asociații și fundații

1. (Doar) statut – formă sub semnătură privată

Considerăm că cea mai importantă și de impact modificare (atât prin importanță, cât și prin frecvența aplicării acestei prevederi) adusă OG 26/2000 vizează eliminarea obligației de a pregăti doua documente separate (act constitutiv și statut) pentru înființarea entităților menționate și, mai ales, a obligației de a le pregăti în formă autentică (în cazul fundațiilor), respectiv în formă autentică sau atestată de avocat (în cazul asociațiilor).

Așadar, în vederea dobândirii personalității juridice, Legea 276/2020 prevede că membrii asociației în cazul asociațiilor, respectiv fondatorul sau fondatorii fundațiilor încheie un singur act, statutul asociației sau al fundației, prin înscris sub semnătură privată. Totuși, în cazul aportului în natură, constând în bunuri imobile, forma autentică a statutului rămâne obligatorie (pentru a respecta formalitățile legale de transfer privind imobilele). Consolidarea într-un singur instrument facilitează și abordarea modificărilor informațiilor din statut (existența a doua instrumente ridica dezbateri cu privire la organul competent pentru aprobarea diverselor modificări).

Flexibilizarea formei în care se încheie statutul entităților în discuție este extrem de utilă având în vedere că, în practică, această obligație îngreuna foarte mult procesul de înființare, dar mai ales procesul de modificare a oricărui aspect inserat în actul constitutiv și/sau statut (acum doar statut) (i) fie prin faptul că era necesară prezența unui notar sau a unui avocat la adunarea generală a unei asociații sau la ședința consiliului director al unei fundații, pentru autentificare sau atestarea documentelor modificate, (ii) fie prin faptul că, după adoptarea modificărilor, era necesară deplasarea membrilor adunării generale sau consiliului director la un notar pentru îndeplinirea formalităților.

În orice caz, autentificarea notarială sau atestarea avocațială interveneau ca supra-formalități chiar înainte ca instanța să se pronunțe asupra lor, motiv pentru care operațiunea se transforma într-un proces birocratic, lent și nejustificat din perspectiva formalismelor menționate.

În lipsa unei reglementări exprese, se pune întrebarea dacă în cazul statutelor existente, deja încheiate în formă autentică, modificările viitoare trebuie să respecte aceeași formă în baza principiului simetriei formelor. Considerăm că singura interpretare care ar fi în linie cu noile modificări ar fi aceea că prevederea menționată se va aplica și tuturor asociațiilor și fundațiilor existente, pentru modificările viitoare, astfel încât, treptat, toate aceste entități să își înlocuiască statutul cu unul sub semnătură privată (respectând în continuare regulile privind transferul imobilelor).

2. Simplificarea dosarului de înființare

În aceeași ordine de idei, o altă modificare adusă prin Legea 276/2020 vizează cererea de înscriere a asociației, respectiv a fundației în Registrul asociațiilor şi fundațiilor, care a fost simplificată, iar numărul documentelor necesare pentru înscrierea în acest registru a fost diminuat (de exemplu actele doveditoare privind patrimoniul inițial al asociației se vor depune doar în cazul aportului în natură constând în bunuri imobile, nu mai este necesar acordul vecinilor sediului dacă se declară pe propria răspundere faptul că asociaţia sau fundația nu va desfășura activitate la sediul ales- din nou, aliniere cu Legea Societăților).

3. Reguli mai flexibile de ținere a ședințelor adunării generale, respectiv consiliului director

Remarcăm faptul că au fost introduse reguli mai flexibile (permanente) de desfășurare a reuniunilor organelor statutare ale asociațiilor și fundațiilor, prin mijloace accesibile şi eficiente. Cel mai probabil, aceste măsuri au fost determinate de contextul pandemiei de SARS CoV-2, context în care au fost impuse restricții de circulație si de organizare a unor adunări fizice, ceea ce a îngreunat foarte multe procesul de luare a deciziilor în cadrul asociațiilor și fundațiilor. Astfel, în conformitate cu Legea 276/2020, adunarea generală și consiliul director în cazul asociațiilor, cât și consiliul director în cazul fundațiilor pot avea loc şi prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă, iar hotărârile, respectiv deciziile pot fi semnate inclusiv cu semnătură electronică extinsă.

Deşi nu este prevăzut expres, din raţiuni ce ţin de o mai bună organizare, considerăm că asociațiile și fundațiile care doresc să implementeze acest mecanism de luare a deciziilor ar trebui să işi întocmească o procedură de ţinere electronică a adunărilor/ședințelor şi de vot electronic. O astfel de procedură ar trebui să cuprindă inclusiv modul de identificare a participanţilor la şedinţă, de exemplu prin transmiterea înainte de şedinţă a numărului de telefon de pe care aceştia vor accesa conferinţa, împreună cu documentele care atestă calitatea de membru în organul statutar respectiv. Mai multe detalii cu privire ținerea adunărilor generale ale asociaților/acționarilor unor societăți, care ar putea fi implementate și în cazul asociațiilor și fundațiilor găsiti aici.

Beneficiarul real al asociațiilor sau fundațiilor

1. Eliminarea obligației de depunere a declarației anuale

Prin Legea 276/2020 a fost eliminată obligația asociațiilor și fundațiilor de a comunica anual Ministerului Justiției datele de identificare ale beneficiarului real, în vederea înregistrării actualizării evidenței privind beneficiarii reali ai asociațiilor și fundațiilor. În prezent, asociația sau fundația are obligația de comunicare ante-menționată ori de câte ori intervine o modificare privind datele de identificare ale beneficiarului real. Prin această modificare, se evită obligația de a depune niște declarații anuale care nu conțin alte informații decât cele existente deja în registrele autorităților sau în documentele depuse la înființare sau ulterior, în cazul unei modificări.

2. Eliminarea obligației de depunere a declarației în anumite cazuri

Totodată, sunt prevăzute câteva excepții de la obligația depunerii declarației pe proprie răspundere care cuprinde datele de identificare ale beneficiarilor reali. Sunt exceptate asociațiile sau fundațiile constituite sau conduse doar de persoane fizice, atunci când singurii beneficiari reali sunt cei prevăzuți în statut. În acest caz, în lipsa depunerii declarației privind beneficiarul real, Ministerul Justiției este obligat să completeze din oficiu Registrul beneficiarilor reali pe baza documentelor care însoțesc cererea de înscriere a modificării care implică și schimbarea beneficiarilor reali. Sunt exceptate, de asemenea, asociațiile dedezvoltare intercomunitară, astfel cum sunt definite de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, precum și structurile federative formate de acestea.

3. Flexibilizarea formei declarației

În același spirit, Legea 276/2020 flexibilizează cu caracter permanent forma declarației și prevede faptul că declarația privind beneficiarul real poate avea formă de înscris sub semnătură privată ori formă electronică şi poate fi comunicată fără nicio altă formalitate, prin mijloace electronice, cu semnătura electronică sau prin servicii de poştă şi curier.

Alte modificări relevante cu privire la asociații

Conform modificărilor aduse OG 26/2000, patrimoniul inițial care trebuie să fie menționat în statutul asociației, sub sancțiunea nulității absolute, nu mai este restricționat la suma de minimum 200 lei.

În plus, prin Legea 276/2020 s-a abrogat prevederea conform căreia o filială a unei asociații avea un număr de minimum 3 membri. În prezent asociația își poate constitui filiale, ca structuri teritoriale, cu un număr minim de 2 membri, organe de conducere proprii și un patrimoniu distinct de cel al asociației.

De asemenea, crește numărul persoanelor din afara asociației care pot face parte din consiliul director de la cel mult o pătrime, la cel mult o treime din componența sa, potrivit noii reglementări.

Totodată, prin Legea 276/2020 a fost modificată și definiția asociației, care în prezent reprezintă „subiectul de drept privat constituit de trei sau mai multe persoane care, pe baza unei înţelegeri, pun în comun şi fără drept de restituire contribuţia materială, cunoştinţele sau aportul lor în muncă pentru realizarea unor activităţi în interes general, al unor colectivităţi sau, după caz, în interesul lor personal nepatrimonial”. S-a reglementat, de asemenea, un caz distinct de asociație, care aparține minorităților naționale.

Alte modificări relevante cu privire la fundații

Noua reglementarea prevede un prag mult mai mic pentru activul patrimonial inițial al fundației a cărui valoare totală trebuie să fie cel puțin de 10 ori salariul de bază minim brut pe țară garantat în plată, la data constituirii fundației (în comparație cu cel puțin de 100 de ori, în vechea reglementare).

Și pragul prevăzut în cazul excepției de la regula de mai sus (în cazul fundațiilor al căror scop exclusiv, sub sancțiunea dizolvării pe cale judecătorească, este efectuarea operațiunilor de colectare de fonduri care să fie puse la dispoziția altor asociații sau fundații, în vederea realizării de programe de către acestea din urmă), a fost diminuat semnificativ, astfel încat în acest caz activul patrimonial inițial poate avea o valoare totală cel puțin de două ori salariul de bază minim brut pe țară garantat în plată (în comparație cu cel puțin de 20 de ori, în vechea reglementare).

Concluzionând, considerăm că modificările introduse prin Legea 276/2020 sunt binevenite și sperăm să faciliteze în continuare activitatea asociațiilor și fundațiilor (entități care de cele mai multe ori își propun să susțină cauze de interes general).

Un articol semnat de Eliza Baias (partener), Simona Ungureanu (associate), Daria Olteanu (associate) – Filip&Company