Transformarea digitală: capitalizarea contractelor pentru servicii SaaS (software as a service)

Contextul pandemic a contribuit suplimentar la accelerarea transformării digitale în mediul de afaceri, aspect care a presupus crearea unei infrastructuri IT care să permită integrarea diverselor soluții de software pe care companiile le adoptă, menite să amplifice planurile lor strategice. Transformarea digitală este realitatea de astăzi care presupune alocarea unor bugete de investiți în acest sens și colaborarea cu experți care să ajute în procesul de implementare.

Însă, cum se vede transformarea digitală din punct de vedere financiar – contabil? Ce capitalizăm și ce înregistrăm ca și cheltuială în contabilitate? Aceasta este o decizie care afectează atât rezultatul operațional, baza de impozitare calculată pentru determinarea impozitului pe profit, cât și alți indicatori economici ai societății.

Având în vedere interesul crescut asupra digitalizării, este oportună reamintirea principiile care stau la baza înregistrării acestor tipuri de tranzacții, respectiv a contractelor de tip SaaS (software as a service), din prisma Standardelor Internaționale de Raportare Financiară. Aceste principii pot fi folosite și în sprijinul determinării înregistrărilor contabile conform Ordinul ministrului finanțelor 1802/2014.

Caracteristicile modelelor de furnizare a software-urilor: tradițional și de tip cloud

Modelul tradițional presupune achiziția de soluții de tip hardware, aplicații și licențe software. Acestea sunt protejare de firewall-ul (paravanul de protecție) propriu, societatea, obținând controlul asupra IP-ului (Internet Protocol). Pe de altă parte, modelul de tip cloud implică drepturi de acces numai pentru aplicația software, soluțiile de tehnologie fiind protejate de firewall-ul furnizorului de servicii de tip cloud, acesta păstrând și controlul asupra IP-ului.

Tipuri de contracte pentru servicii SaaS – „software as a service”

Specific acestor tipuri de contracte este că societatea contractează în substanță servicii și nu intenționează achiziția sau leasingul de active software. Acest lucru se datorează faptului că, într-un mediu bazat pe servicii de tip cloud, contractul SaaS oferă, în general, dreptul de a primi acces la software-ul aplicației furnizorului de servicii cloud, mai degrabă decât o licență prin IP, adică controlul asupra codului software.

Comitetul pentru Interpretări Internaționale de Raportare Financiară („IFRIC”) a observat că dreptul de a accesa software-ul furnizorului care rulează pe infrastructura cloud a acestuia nu oferă, în sine, societății dreptul de a lua decizii cu privire la modul și scopul în care este utilizat software-ul. Mai mult decât atât, societatea nu are dreptul de a obține beneficiile economice viitoare din software-ul în sine și de a restricționa accesul altora la aceste beneficii.

Un contract care transmite clientului doar dreptul de a primi acces la aplicația software nu este nici un contract de închiriere de software, nici un activ software necorporal, ci mai degrabă un serviciu pe care societatea îl primește pe durata contractului.

Cu toate acestea, o situație în care ar putea exista o imobilizare necorporală pentru o licență software într-un aranjament bazat pe servicii de tip cloud este când, la începutul aranjamentului, clientul are dreptul contractual de a intra în posesia software-ului fără costuri semnificative și este fezabil pentru companie să ruleze software-ul pe propriul hardware sau să încheie un contract cu o altă parte, independentă de furnizorul serviciilor de tip cloud, pentru a găzdui software-ul achiziționat.

Costuri de configurare și de implementare

IFRIC a analizat în mod specific modul în care o entitate ar trebui să ia în considerare costurile de configurare și personalizare suportate în implementarea acestor aranjamente de servicii (SaaS) și a concluzionat că aceste costuri ar trebui înregistrate în cadrul cheltuielilor în contabilitate, cu excepția cazului în care sunt îndeplinite criteriile pentru recunoașterea unui activ separat.

Se consideră că o companie primește un bun software la data începerii contractului dacă contractul conține un contract de leasing software sau compania obține altfel controlul software-ului la data începerii contractului.

Într-un acord pentru servicii de tip SaaS, în care furnizorul controlează aplicația software la care are acces compania, natura și rezultatul configurației sau personalizării efectuate stau la baza evaluării dacă configurarea sau personalizarea software-ului are ca rezultat o imobilizare necorporală. De multe ori, compania nu poate recunoaște o imobilizare necorporală, deoarece nu controlează software-ul, iar acele activități de configurare sau personalizare a software-ului nu creează o resursă controlată de societate, separată de software-ul de tip cloud în sine.

Dacă compania nu poate recunoaște o imobilizare necorporală în legătură cu configurarea sau personalizarea software-ului aplicației, aceasta recunoaște costurile ca o cheltuială atunci când primește serviciile de configurare sau personalizare în conformitate cu contractul între furnizor și societate.

Însă, există situații când aceste configurări se pot capitaliza, în funcție de rolul acestora și locul în care sunt făcute. Unele societăți aleg să-și păstreze o parte din software conform modelului tradițional, protejate de propriul firewall, pentru a opera în combinație cu noile aplicații software din cloud. Aceste aranjamente pot avea ca rezultat modificarea software-ului existent sau dezvoltarea unui nou software local pentru a crea funcționalități suplimentare pentru entitate și pentru a permite software-ului existent local să se conecteze cu aplicațiile software bazate pe servicii de tip cloud, adesea denumite module de tip bridgesau interfețe de programare a aplicațiilor (API). Pentru a determina dacă societatea trebuie să recunoască codul suplimentar ca imobilizare necorporală, entitatea evaluează dacă codul suplimentar îndeplinește definiția unei imobilizări necorporale și criteriile de recunoaștere din Standardul International de Raportare Financiar 38 Imobilizări necorporale.

O imobilizare necorporală este un activ non-monetar identificabil (definit ca resursă controlată de o entitate) care nu are substanță fizică, oferă puterea de a obține în viitor beneficii economice, permite restricționarea accesului altor persoane la aceste beneficii și măsurarea costului activului cu acuratețe.

Concluzie

Fiecare aranjament SaaS este unic. Analiza și determinarea tratamentului contabil adecvat al contractului, precum și costurile de personalizare suportate pentru punerea în aplicare a acestuia, necesită o analiză semnificativă și adesea o înțelegerea profundă a anumitor aspecte tehnice ale configurației IT. În general, departamentul financiar nu va putea lua această decizie fără a colabora cu alte departamentele din interiorul companiei, precum departamentul IT, pentru a se asigura că toate informațiile sunt luate în considerare.

O entitate trebuie să dezvolte și să aplice, în mod consecvent, o politică contabilă adecvată pentru costurile de configurare și personalizare suportate în implementarea acordurilor SaaS și să fie în măsură să explice raționamentele făcute în aplicarea politicii sale contabile.

Privind în viitor, este importantă dezvoltarea unui cadru practic pentru a sprijini societatea în planificarea viitoarelor aranjamente pentru serviciile de tip cloud și aplicarea consecventă a politicii sale contabile.

Material de opinie de Corina Dimitriu, Partener Audit, și Cosmin Păun, Senior Manager Audit, Deloitte România