Documentele electronice, de ce repetăm aceleași greșeli ?

Atât în administrație cât și în zona de business un document reprezintă o imagine a unei situații sau a unei intenții dintr-un anumit moment. Valoarea sa imediată este de utilizare ca mijloc de probă însă, cu trecerea timpului, devine preponderent o mărturie cu valoare social-istorică. Astfel, pe măsură ce valoarea operațională scade, documentele sunt selectate și catalogate după criterii mai riguroase, potrivite pentru evidențierea celor mai relevate dintre ele.

Este responsabilitatea fiecărei entități să-și organizeze managementul documentelor în scopul desfășurării activității proprii însă, cum de aceste documente pot fi interesate și alte persoane, spre exemplu foștii angajați în nevoia de a-și documenta vechimea în muncă, și statul intervine atât pentru protejarea intereselor acestora cât și pentru țelul mai larg al prezervării memoriei naționale. Autoritatea publică cu această misiune este instituția Arhivele Naționale din România, cea care, aplicând legea 16/1996, stabilește și controlează termenele, procedurile și calitatea prelucrării acestor documente.

Anul 2020 ne-a adus în prim-plan documentele electronice și un număr de norme noi în privința utilizării acestora. Există astăzi în lucru, în proceduri paralele, un număr de norme în care este propusă o construcție de forma:

” Documentele semnate cu semnătură electronică calificată vor fi păstrate în conformitate cu cerințele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică.”

Pare o idee bună, în definitiv nu face decât să informeze cu privire la existența unei legi dedicate arhivelor electronice … Nu-i așa ? Dar dacă ar fi formulată:

” Documentele semnate cu semnătură electronică calificată vor fi păstrate în format electronic.”

care ar fi diferența ? Asta voi încerca să explic în continuare.

În primul rând să dăm Cezarului ce este de dat – un document electronic semnat și marcat temporal poate fi păstrat numai în forma sa digitală. Cine l-ar tipări și l-ar îndosaria ar produce o diminuare semnificativă a valorii sale juridice, făcându-l chiar, în anumite situații, cvasi-inutil. Însă prima variantă de normă face mult mai mult decât să prevină acest lucru, obligă posesorul documentului să cumpere serviciile unui prestator extern de arhivă electronică și să stocheze la acesta o copie inutilă a documentului. Să explic pe rând.

Legea 135/2007 stabilește condițiile tehnice specifice pentru activitatea de arhivare electronică impunând auditarea și autorizarea centrului de date în care rulează această aplicație. Astăzi există (*1) 23 de arhive electronice în România dintre care 19 oferă serviciul către terți, niciuna nu este operată de către o instituție publică. Ideea că o entitate publică sau privată, nespecializată, își va crea propria arhivă electronică în condițiile L135 este o iluzie demonstrată pe deplin de ce 13 ani scurși de la apariția acestei legi, așadar rămân doar serviciile comerciale.

Art.8 al legii 135 stabilește un număr de metadate obligatorii pentru documentul electronic, altele decât cele folosite în managementul arhivistic clasic. Legea Arhivelor Naționale din 1996 menționează doar tangențial documentele și arhivele electronice iar o nouă variantă a ei este blocată, inexplicabil, în parlament. Astfel suntem în situația practică în care este sub semnul întrebării includerea arhivelor electronice și a documentelor din acestea în activitatea arhivistică generală, cu alte cuvinte nu există siguranța că un document digital astfel prelucrat satisface obligațiile legale generale aferente activității arhivistice. Din acest motiv majoritatea instituțiilor publice păstrează astăzi atât documentul digital, pentru consultarea rapidă a acestuia, cât și varianta sa tipărită pentru a respecta legea 16/1996.

Însă, după cum am arătat, a păstra un document în ambele stări, digital și tipărit, este imposibil pentru documentele care au fost create și semnate exclusiv într-un circuit digital. Soluția practică curentă este păstrarea documentului digital în sistemul de document management, care nu este o arhivă ci este destinat operațiunilor curente de business, până la momentul în care legislația arhivistică va include și documentele electronice, precum proiectul PL-x nr. 31/2019 (*2) menționat. Există așteptarea legitimă că bogăția de metadate din sistemul operațional va acoperi orice cerință din zona de arhivare putându-se astfel completa corect toate metadatele necesare la momentul arhivării.

Însă o normă de tipul ”vor fi păstrate în conformitate cu cerințele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică” induce o obligație de arhivare încă din momentul creării sau primirii documentului electronic. Astfel o copie a acestuia devine obligatoriu a fi arhivată extern fără ca această copie să facă parte din sistemul arhivistic, practic fără niciun beneficiu. Este o obligație nenaturală, în viața reală un document este stocat în cadrul departamentului atât timp cât este relevant, spre exemplu HR-ul păstrează dosarele angajaților curenți, urmând ca dosarul să fie trimis la arhivă după încetarea relațiilor de muncă. Nu în ultimul rând, a arhiva un document imediat ce este disponibil îl văduvește de contextul care l-a produs, de legăturile ulterioare cu acesta și îl face practic imposibil de regăsit în sistemul de evidență stabilit de L135, sistem ale cărui metadate sunt insuficiente pentru un management eficient

Astăzi repetăm greșelile trecutului, impunem soluții tehnice fără să înțelegem problema operațională. Istoric, fostul Minister al Comunicațiilor și Societății Informaționale a impus haotic, când a avut ocazia, folosirea doar a semnăturilor calificate pe care le-a echivalat cu semnătura olografă ignorând faptul că semnătura olografă era singura opțiune posibilă istoric în toate reglementările care implică asumarea unui document, autorii acestora ar fi putut selecta și alte grade de încredere dacă ar fi fost atunci disponibile. Acest lucru a dus la un set de tipuri de documente ce era expres necesar a fi semnate calificat și la evitarea semnăturii electronice pentru toate celelalte tipuri de documente, la un ecosistem de furnizori perceput ca fiind un cartel cu prețuri triple față de celelalte state UE, o situație rezolvată doar acum, prin OUG 38/2020 și prin accesibilizarea semnăturilor electronice cu ajutorul Cărții Electronice de Identitate. Este de neînțeles de ce Autoritatea pentru Digitalizarea României promovează, oriunde este parte în conceperea normelor, această obligativitate a arhivării electronice în loc să se preocupe să corecteze lipsurile legii din anul 2007.

Citeste intreg articolul si comenteaza pe Contributors.ro

Documentele electronice, de ce repetăm aceleași greșeli ?

MedLife, cea mai mare rețea de servicii medicale private din România, schimbă percepția românilor asupra spitalelor prin lansarea unei serii de evenimente culturale sub titlul: „Cultură și medicină: O alchimie a binelui”

#MediciBuni Dr. Ana-Maria Bota, medic primar ORL: „Tratez fiecare pacient așa cum m-aș trata pe mine însămi. Și mi se pare normal să fac asta”

#medicibuni Dr. Ioana Dumitrașcu-Biriș, medic cardiolog fetal MedLife: „Testele de ADN fetal nu pot înlocui ecografiile morfofetale în sarcină”

#medicibuni Dr. Horațiu Teodorescu, gastroenterolog MedLife: „Tusea, senzația de nod în gât și răgușeala ar trebui să aducă pacienții și la gastroenterolog“

#medicibuni Dr. Lucian Alecu, chirurg MedLife: „Dieta bazată pe alimente grase, procesate, pe consum de alcool și pe fructe dulci îmbolnăvește ficatul“

#MediciBuni – Dr. Ioana Raluca Sima: „ Cele mai multe dintre accidentele vasculare cerebrale și cazurile de demență pot fi prevenite”

#medicibuni Dr. Cătălin Magan, neurochirurg, despre o tânără cu fractură de coloană: „A ajuns la noi complet paralizată, am operat-o de urgență la MedLife Humanitas, iar acum a început să-și miște picioarele”

#medicibuni Dr. Tanita Mavriș, chirurg MedLife: „Adesea denumit «ucigașul tăcut», cancerul ovarian dă simptome precoce care pot fi confundate cu afecțiuni benigne”

MedLife prezintă tehnologia viitorului: de la drone și VR până la roboți medicali ce permit sigilarea vaselor direct de la consola chirurgului

MedLife achiziționează alți doi roboți da Vinci: „Este extraordinar că pacienții noștri vor avea acces la cea mai mare echipă de medici certificați în chirurgie robotică din România”

#medicibuni Dr. Cosmin Olariu, chirurg cardiovascular MedLife: „După 45 de ani, toți bărbații ar fi bine să fie văzuți de un cardiolog”

#medicibuni Dr. Laura Sinea, oncolog MedLife: „Cancerul mamar apare tot mai des la tinere, între 30 și 45 de ani. Este foarte important ca tratamentul să fie inițiat la timp”

#medicibuni Dr. Nicolae Florescu, cardiolog intervenționist MedLife, despre cele mai eficiente tratamente pentru afecțiunile severe ale inimii: „Am avut cazuri de mare risc, rezolvate cu bine, cu spitalizare redusă și cu evoluție ulterioară rapid favorabilă“

#medicibuni Dr. Victor Nimirceag, oncolog MedLife: „Pacientul vine deznădăjduit, cu un diagnostic greu, dar după discuția cu medicul, pleacă cu gândul că există soluții”

MedLife își consolidează poziția pe segmentul de oncologie printr-un nou parteneriat cu Institutul Sânului, extinzând serviciile dedicate tratamentului cancerului mamar

#medicibuni Dr. Cătălin Popa, chirurg MedLife: „Bărbații tineri sunt cei mai predispuși la hernia inghinală, mai ales dacă fac efort fizic într-un context nesusținut”

#medicibuni Dr. Cristian Țibea, ginecolog MedLife: „Avem o rată de succes foarte bună cu robotul, pentru că îmbină acuratețea operațiilor clasice, sau chiar mai mare, cu avantajele chirurgiei minim invazive“

După 14 diagnostice greșite, a ajuns la cel corect: un cancer urologic rar. Conf. dr. Florin Elec, urolog MedLife: „O intervenție chirurgicală cu tentativă de păstrare a rinichiului ar fi fost un dezastru pentru pacientă”

#medicibuni – Dr. Edina Iercan, medic dermatolog MedLife: „Persoanele active, care practică sporturi în aer liber, au nevoie regulat de screening dermatologic”

#medicibuni – Dr. Simina Condruz, oncolog MedLife: „Oncologia nu mai este o specialitate cu șanse mici de reușită. A progresat, avem multe terapii noi, iar pe pacient putem, de multe ori, să-l considerăm și vindecat”

#medicibuni – Dr. Claudiu Chitea, chirurg ortoped MedLife: „Sunt puține intervențiile ortopedice pe care să nu le putem face în România”

#medicibuni – Dr. Cristian Tefas, gastroenterolog MedLife : „Aproape 70% din totalul cazurilor de cancer colorectal ar putea fi prevenite dacă populația s-ar testa cu regularitate”

#medicibuni – Dr. Raluca Bidiga, pediatru MedLife: „Față de acum un deceniu, patologia pediatrică s-a schimbat. Au început să apară tot mai frecvent tiroiditele, diabetul, artritele”

Studiu MedLife: Tinerii români nu au nici informațiile, nici mijloacele necesare pentru a se proteja de bolile cu transmitere sexuală

#medicibuni – Dr. Denissa Olaru, oftalmolog la MedLife: „Lentilele de contact folosite incorect ne pun în pericol vederea și chiar ochii”

#medicibuni Dr. Diana Dobromir, medic-șef Laboratorul MedLife Medici’s: „Dacă nu sunt tratate, infecțiile cu Chlamydia și gonoreea pot duce la complicații severe”