Cum a transformat coronavirusul relația cetățeanului cu administrația locală, de la digitalizare la telemedicină: S-a făcut în câteva luni ce nu s-a făcut în 20 de ani

De la confirmarea primului caz de coronavirus în România, în câteva săptămâni, foarte multe primării din România au suspendat relația cu publicul la ghișee pentru majoritatea operațiunilor și le-au trecut în online. Sub presiune au reușit să facă ce nu au reușit în 20 de ani. Miza este ca aceste practici să se mențină și după ridicare stării de urgență. Un alt efect benefic al crizei a fost faptul că oamenii au fost mai atenți ca niciodată pe ce cheltuie instituțiile publice banii și au criticat risipa. Practic au devenit conștienți că, dacă banii merg pe lucruri neimportante, șansele ca spitalele să fie dotate corespunzător, scad semnificativ. Tot legat de digitalizare, un alt lucru bun care s-a întâmplat este că așteptatul la coadă pe holurile policlinicilor ar putea fi o amintire. O parte dintre primării au lansat platforme pentru consultații online la spitalele din administrare.

Primăria Cluj-Napoca era una digitalizată și înainte de criza COVID 19, însă acum cetățenii pot depune orice cerere în format electronic și vor primi răspuns la fel. De câteva săptămâni sunt emise chiar și autorizații de construire în format electronic.

„Cetățenii pot adresa online orice cerere către Primăria Cluj-Napoca și pot primi răspuns online la orice cerere adresată, de la autorizație de construire, certificat de urbanism, până la programarea căsătoriei sau cerere de loc de veci. Autorizația de construire se primește în format digital, cu semnătură electronică, cu condiția ca documentele să fie depuse în format digital, scanate. Până acum emiteam doar certificatele de urbanism online, dar de câteva săptămâni am început și cu autorizațiile. Cererile pot fi depuse pe platforma primăriei și mai este ghișeul.ro pentru alte servicii.Certificatele de deces și naștere trebuie ridicate personal, fiindcă așa este legea, sunt acte de identitate”, a declarat primarul Emil Boc, pentru HotNews.ro.

Primăria Cluj-Napoca (sursa foto: Facebook/ Emil Boc)

Și Primăria Oradea era una digitalizată înainte de criză, dar de la apariția acesteia a trecut și mai multe servicii în online. Potrivit informațiilor de pe site, prin ghișeul online instituția oferea următoarele servicii: plata impozitelor, abonamentele de parcare, depunerea și urmărirea petițiilor, certificate de urbanism, autorizații pentru trafic greu, programare căsătorii, programare depunere acte/eliberare acte de identitate. În plus față de acestea s-a trecut în online și depunerea declarațiilor fiscale, eliberarea certificatelor fiscale, iar cetățenii pot avea acces online la dosarul fiscal personal.

„Noi ce am făcut înainte de criză am făcut și în timpul crizei, pentru că aveam trecut deja în online tot ce se putea trece. Ce s-a făcut în plus, a fost circuitul documentelor între instituții, ca omul să nu mai fie trimis cu hârtia în mână de la o instituție la alta. Asta se poate menține. Criza asta ne-a pus în fața unei realități, iar argumentele acestea, că nu se poate, ce se va întâmpla, nu mai pot sta în picioare. În tot răul acesta s-a dovedit că niște ziduri care au fost construite de 20-30 de ani, anumite sisteme administrative, pot fi sparte fără probleme”, a declarat primarul orașului Oradea, Ilie Bolojan, pentru HotNews.ro.

Conectarea bazelor de date

Acesta spune că pe timpul stării de urgență autoritățile locale au primit permisiunea de a consulta bazele de date ale administrației centrale, iar acest lucru trebuie menținut și după această perioadă, prin modificarea legislației. Astfel, cetățenii nu vor mai fi puși pe drumuri și se va eficientiza funcționarea instituțiilor.

„În această perioadă cu starea de urgență s-au aplicat niște excepții de la prevederile standard în vigoare, care nu se vor mai aplica după 15 mai, dar ar fi bine ca legislația să fie adaptată astfel încât să rămână în vigoare pe termen lung. Toate aceste lucruri care au funcționat în această perioadă în format electronic între instituțiile statului ar putea să funcționeze în continuare. De exemplu, cetățeanul are nevoie de un cazier judiciar, în condițiile în care funcționarii de la primărie sunt atestați să gestioneze date cu caracter clasificat, printr-un simplu acces la baza de date pentru caziere, iar cetățeanul nu mai este purtat pe drumuri, să se ducă să plătească o taxă, să ia cazierul, să vină să-l aducă în altă parte. De asemenea, când înmatriculezi mașina și trebuie să ai o ștampilă pusă pe certificatul respectiv, că ai înregistrat mașina într-o bază de date, aceste operațiuni pot fi făcute prin mecanisme electronice între instituții. Certificatul de atestare fiscală, vine cetățeanul la ghișeu, plătește taxa, el este și verificat de către funcționar, apoi trebuie să meargă și la finanțe. Aceste operațiuni ar putea fi cuplate, dacă funcționarul ar avea acces la ambele baze de date, nu mai este nevoie de doi funcționari, iar cetățeanul nu mai face două drumuri, statul își încasează banii în continuare. Asta se poate aplica în fiecare domeniu”, a declarat Bolojan pentru HotNews.ro.

Primarul spune că problema principală este la Ministerul de Interne și Ministerul de Finanțe, care nu și-au pus bazele de date la dispoziția celorlalte autorități publice.

„În perioada asta au fost niște excepții și aceste baze de date au putut fi consultate de autoritățile locale. S-a dovedit că se pot rezolva lucrurile și fără prezența fizică de la o instituție la alta. Aceste modificări se pot face prin Hotărâri de Guvern. De exemplu, Evidența Populației nu pune la dispoziție bazele de date ca biroul fiscal de la Primăria Oradea să lucreze în acele baze de date. Noi ne-am creat bazele noastre de date. Cazierele Judiciare, sunt acte semi-publice, care este problema?”, a mai spus primarul.

În opinia lui Ilie Bolojan, este necesară crearea unui grup de lucru între ministere și primăriile interesate pentru modificarea legislației în acest sens.

Primăria Oradea (sursa foto: Facebook/ Primăria Oradea)

Digitalizarea trebuie susținută de modificări legislative

O altă instituție care a făcut pași importanți în ultimii ani pentru digitalizare a fost Primăria Sectorului 3, mare parte din activitatea instituției fiind trecută în online. Primarul Robert Negoiță spune însă că fără modificarea legislației o digitalizare reală a administrațiior localee nu se va petrece, iar acest moment este o oportunitate pentru rezolvarea acestor probleme.

„Primăria Sector 3, înainte de pandemie, era cea mai digitalizată instituție publică din România. Noi nu prea mai aveam ce să schimbăm mai mult, fiindcă nu ne dă voie legea. De exemplu, legea finanțelor publice ne obligă să comunicăm contribuabililor soldul cu ce au de plată prin curierat, cu confirmare de primire. Asta în situația în care noi avem baza de date la mai mult de jumătate dintre contribuabili și am putea să comunicăm prin email, noi putem să vedem că l-au citit, pot să ne confirme sau nu primirea. Asta ne-ar aduce niște economii de milioane anual și am fi mult mai operativi, fiindcă mai mult de jumătate dintre scrisori se întorc, că lumea nu merge să le ia, dar noi am plătit pentru trimitere. Am făcut inclusiv din partea Asociației Municipiilor adresă să modifice legea, să digitalizăm, nu s-a putut, administrația centrală este din multe puncte de vedere în Evul Mediu”, a explicat Negoiță pentru HotNews.ro.

Un alt exemplu dat de primar este legat de certificatele de urbanism. Instituția le emite online, însă beneficiarii nu prea le cer fiindcă nu sunt recunoscute de alte instituții.

„Certificatul de urbanism noi îl emitem online, dar nu îl recunoaște administrația publică centrală. Noi eliberăm, dar nu mai cer petenții fiindcă nu au ce face cu ele, că se duc la Mediu să-și ia aviz, iar cei de acolo spun ”Ce este asta?”, se duce la ISC, cei de acolo nu înțeleg nimic. Se duc la RADET, cei de acolo se uită urât. Autorizații de construire nu putem elibera online deoarece nu sunt prevăzute în lege, până acum nu era posibil. Noi le scanăm și le trimitem beneficiarului, dar asta nu este digitalizare. Eu am vorbit la Guvern de multă vreme, ca autorizația de construire să fie digitală cap-coadă, în momentul în care emit certificatul de urbanism, care trebuie să se elibereze automat din sistemul GIS pe care Sectorul 3 îl implementează acum, mai avem puțin și o să fie funcțional, documentul este eliberat automat de sistem. După eliberarea certificatului de urbanism, ajunge în platformă, petentul depune toată documentația pentru avize într-o singură platformă, avizatorii eliberează avizele în platforma respectivă, când ultimul aviz este eliberat, mie mi s-a înverzit butonul de emitere autorizație, emit autorizație, totul este online. De ce nu se vrea să facem și noi ca în occident? Dar ciocolata cine o mai ia?”, s-a întrebat Negoiță.

Primăria Sectorului 3 oferă următoarele servicii online: plata taxelor și impozitelor locale; depunerea cererii și documentației pentru solicitarea unui loc de parcare; certificate de urbanism; depunerea sesizărilor și urmărirea traseului lor interdepartamental și al statusului în timp real; programarea căsătoriilor; programarea pentru transcrierea certificatelor/extraselor de stare civilă; eliberarea autorizațiilor, acordurilor și avizelor de funcționare comercială; eliberarea certificatelor de atestare fiscală; înscrierea exclusiv online la creșele de stat din Sectorul 3. Aplicația „I love S3”, ce poate fi descărcată pe orice tip de telefon mobil și care permite o vizualizare a hărții sesizărilor primite de la cetățeni, precum și statusul lor de rezolvare.

„Dăm tot online, mai puțin declarațiile de impunere pentru proprietăți și alte declarații ca să ne ferim de falsuri și să-i putem trage la răspundere pe cei care le fac. Dacă o depun electronic, pot să nege că au făcut ei. Atunci e amendă și scapă de penal”, spune Negoiță.

Primarul spune că închiderea ghișeurilor de lucru cu publicul a ajutat la procesul de digitalizare, deoarece oamenii au început să folosească sistemul online împinși de situație.

„La început nu funcționa nimic, toată lumea era supărată, că erau obișnuiți să vină la ghișeu, dar apoi s-au obișnuit și a început să funcționeze. Doamne ajută să rămână relația cu publicul închisă, noi devenim mult mai eficienți cu tehnologie decât cu metode străvechi. Cei mai în vârstă, nefamiliarizați cu tehnologia, vor veni în continuare la ghișeu. Noi acum le punem aparat de încasat, dacă vrei să-ți plătești taxele ca pe vremuri, vii cu banii la aparat. O să pun acolo pe cineva să-i asiste, îi arată de 2-3 ori, apoi se descurcă. Noi avem un robot în primărie, care știe să primească documentația, îți dă număr de înregistrare, anunță când este documentația gata, fără să stai de vorbă cu nimeni”, a mai spus primarul.

Criza, un duș cu apă rece pentru cetățeni

Privită din partea cealaltă, din perspectivă cetățenească, criza a reușit să facă oamenii mai conștienți de faptul că autoritățile cheltuiesc de fapt banii lor, s-au uitat atent la achizițiile publice și au semnalat neregulile.

„În primul rând, cel puțin într-o primă etapă, pe ce am monitorizat noi, mi s-a părut că tot ce a însemnat criza de sănătate a dus la haos și dezorganizare pe administrația locală, în sensul că pe partea de achiziții publice, pentru a arăta că fac ceva, toate primăriile s-au apucat să arunce haotic cu bani în stânga și în dreapta, în condiții de relaxare a controlului pe achizițiile publice. Ce s-a întâmplat ulterior, faptul că presa, societatea civilă, au început să vorbească un pic despre aceste achiziții aiurea a făcut cumva ca instituțiile să se mai potolească. Vorbim despre un comportament deviant care s-a corectat la presiunea publică. A fost o criză de sănătate publică în care toți ochii au fost ațintiți pe ce face administrația locală cred că a ajutat foarte mult. Cred că asta ar trebui să păstrăm noi, cetățenii, cu sprijinul presei”, a declarat pentru HotNews.ro Elena Calistru, președintele Asociaţiei Funky Citizens. În ceea ce privește digitalizarea, Elena Calistru spune că în câteva luni s-a reușit ce nu a fost posibil în 30 de ani.

„Partea cu digitalizarea trebuie neapărat păstrată și pusă pe steroizi după ce se termină această criză. Nu cred că mai putem să auzim că nu se poate. Și administrația centrală și cea locală a arătat în perioada asta că dacă vrei poți, și poți cu resurse foarte puține sau cu resursele pe care le ai deja. Până acum auzeam de fiecare dată că le trebuie nu știu ce sisteme, acum s-a putut ce nu a fost posibil în 20-30 de ani. Sunt lucruri care s-ar putea face mult mai bine, este o rușine că avem în continuare funcționari care nu au o adresă de mail oficială, ci din acelea pe yahoo cu ”cireșica nu știu cum”, nu au instituționalizate niște proceduri să poată lucra pe un google doc. Este clar că mulți au încercat, multora le-au și ieșit, dar este un moment de pus oglinda în față și decis ce facem. Am auzit în perioada asta multe companii și cetățeni care au avut disponibile resurse că au încercat să-și plătească taxele în avans, ca să ajute. Întrebarea mea este cum reușești tu să facilitezi aceste lucruri”, a mai spus Elena Calistru.

Telemedicina și cursuri online

Primăria Capitalei este din păcate una dintre cele mai puțin digitalizate din România. Nu emite certificate de urbanism și autorizații de construire online, relația cu cetățeanul se desfășoară în principal la ghișeu, la fel și emiterea altor autorizații și avize. Presată de situație a început însă să facă pași în această direcție.

“În această perioadă Primăria Capitalei nu s-a închis pentru cetățeni! De la instituirea stării de urgență, Primăria Capitalei facilitează depunerea de către persoanele fizice sau juridice a documentelor în format electronic prin intermediul site-ului PMB, la secțiunea Contact, subsecțiunea ”Formulați o petiție sau prin adresa de e-mail relatiipublice@pmb.ro”. De asemenea, pentru orice informație sau sesizare, cetățenii au la dispoziție telverde 0800.800.868. Mai mult decât atât, pentru eficientizarea activității și pentru siguranța atât a angajaților, cât și a cetățenilor, am luat decizia achiziționării de semnătură electronică pentru peste 130 de persoane din Primăria Capitalei, astfel încât timpul de așteptare al cetățenilor să fie redus, iar documentele să poată fi emise online, într-un timp cât mai scurt. În viitorul apropiat vor extinde acest proiect astfel încât majoritatea documentelor Primăriei Capitalei să poată fi emise și transmise online”, a declarat Gabriela Firea pentru HotNews.ro.

Primăria Municipiului Bucureşti (Sursa foto:Primăria Municipiului Bucureşti / Facebook)

Totodată, în cadrul Primăriei Capitalei, în această perioadă, Direcția Informatică realizează proiectul “Sistem de Management al Documentelor și Fluxurilor de Lucru” aflat în prezent în faza de analiză a ofertelor obținute prin SICAP.

Proiectul își propune implementarea unui sistem integrat la nivelul instituției, prin care să se asigure facilitarea circuitului documentelor, identificarea rapidă a trasabilității lor, asigurarea de raportări în timp real (în privința cererilor/lucrărilor finalizate sau stadiul lor/poziția pe fluxuri) precum și remedierea deficiențelor în funcționarea aplicației.

În luna martie, instituția a lansat o platformă de e-learnig www.hubproedus.ro, care a fost accesată până pe 4 mai de peste 100.000 de elevi din București. In curând, aceasta platforma va fi accesibila tuturor școlarilor din România.

„La această platformă de e-learning lucrează activ aproape 1.000 de profesori din Capitală. Aceștia s-au străduit să organizeze și să înregistreze lecții online, audio și video, care să completeze programa școlară, astfel încât să ii poată ajuta pe preșcolari, elevi sau studenți. În afară de programa care presupune lecții de limba română, matematică, istorie, biologie, chimie, fizică, sau limbi străine, platforma hubproedus oferă și alte tipuri de cursuri, cum ar fi teatru, cinematografie, dicție, jurnalism și multe altele”, a scris Gabriela Firea pe pagina de Facebook.

Un alt efect benefic al acestei crize este că spitalele de stat au început să ofere consultații medicale online.

În luna martie, Primăria Capitalei a lansat platforma pacient.assmb.ro, unde colaborează aproape 500 de medici din peste 30 de specializări, angajați în spitalele Primăriei Capitalei, iar in mai puțin de o lună, s-au înscris, în total, 2.600 de persoane.

Aproape 2.200 de cazuri s-au rezolvat deja, iar restul de circa 400 sunt in curs de soluționare. Cele mai solicitate specializări în aceasta perioada au fost Pneumologia, Medicina internă, Psihiatria, Gastroenterologia și Dermatologia, a anunțat Gabriela Firea pe pagina de Facebook.

“În această perioadă, sănătatea bucureștenilor reprezintă pentru noi prioritatea numărul 1! Astfel, pentru a-i ajuta pe bucureștenii care au nevoie în aceste zile de un sfat medical sau diverse acte medicale și pentru a-i scuti de drumurile pe care trebuiau să le facă la spital pentru probleme de sănătate care nu reprezintă urgențe, am implementat o platformă de consultații medicale pacient.assmb.ro. Acest proiect inovator are un succes extraordinar: în aproximativ o luna, peste 2.500 de persoane s-au înscris pe acest site, unde colaborează nu mai puțin de 500 de medici din peste 30 de specializări, angajați ai spitalelor administrate de Primăria Capitalei”, a declarat Gabriela Firea.

Platforma funcționează în felul următor: pacienții accesează site-ul pacient.assmb.ro, introduc o scurtă descriere a problemelor de sănătate pe care le au și atașează, dacă este cazul, documentele medicale relevante (rezultate analize, recomandări de la specialiști, istoric medical, bilete de ieșire din spital). Selectează spitalul, specialitatea și medicul, apoi introduc datele personale, precum și cele de contact.

Răspunsul va fi primit, direct din partea medicului, în 12-24 ore, în funcție de disponibilitatea specialistului și de numărul de cazuri pe care acesta le are în analiză.

Platforma este optimizată inclusiv pentru dispozitivele de telefonie mobilă cu sistem de operare iOS sau Android.

Primăria Cluj Napoca va dezvolta în spitalele din administrare un program de telemedicină

„Telemedicina clar va rămâne. Spitalele noastre vor dezvolta programe clare prin care consultațiile la distanță, telefonice și video, vor deveni o parte normală a vieții noastre”, a declarat Boc pentru HotNews.ro.

La Cluj, funcționarilor li se va permite mai departe munca de acasă. „Munca la domiciliu, care până acum părea ceva de domeniul fantasticului, o parte foarte importantă din personalul administrației publice locale, care are copii sau probleme de altă natură, va putea să-și desfășoare activitatea de acasă dacă natura postului o permite. Dezinfectarea mijloacelor de transport în comun zilnic sau după fiecare cursă va deveni regulă”, a explicat Emil Boc pentru HotNews.ro.

Acest articol face parte din proiectul Lumea în schimbare, o inițiativă HotNews.ro, susținută de Fundația Konrad Adenauer. Opiniile prezentate în materialele proiectului nu reprezintă în mod necesar poziția partenerului nostru.