eFactura, obligatorie de la 1 ianuarie. Ce trebuie să știe firmele și cum pot obține certificatul digital calificat de semnătură electronică

Începând cu 1 ianuarie 2024, oricine deține o firmă, un ONG sau un PFA și desfășoară relații B2B are obligația de a raporta facturile prin sistemul e-Factura, prin intermediul Spațiului Privat Virtual. Obligativitatea este introdusă în baza legii 296/2023 și este planificată pe etape. Sistemul național privind facturarea electronică RO e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual (SPV), accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică. Ce trebuie să știe firmele despre e-Factura și de unde pot obține certificatul digital?

Transmiterea facturilor în format electronic devine obligatorie din ianuarie 2024, însă există câteva etape graduale și anumite sancțiuni care vor fi impuse dacă acestea nu sunt respectate:

• Începând cu 1 ianuarie 2024. Emitenții de facturi trebuie să raporteze documentele în e-Factura, dar sunt obligaţi să le transmită şi destinatarilor prin modalităţile curente (format tipărit, e-mail etc.). Singura excepție o constituie situațiile în care atât emitentul, cât și destinatarul sunt deja înregistrați în Registrul e-Factura.
• Începând cu jumătatea lui 2024. Se sancţionează cu amendă nerespectarea termenului limită de 5 zile calendaristice pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura – de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru marii contribuabili, de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii, de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și persoanele fizice.
• Începând cu 1 iulie 2024. e-Factura va fi singurul canal prin care se vor mai putea transmite facturile, orice altă formă a acestor documente urmând să fie lipsită de efecte fiscale. Primirea și înregistrarea unei facturi în relația B2B, fără respectarea obligației de transmitere în e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.

Sistemul național privind facturarea electronică RO e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual (SPV) și poate fi accesat exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică calificată pe token sau la distanță, emis de un prestator de servicii de încredere calificat, acreditat conform cerințelor Regulamentului eIDAS nr. 910/2014.

certSIGN oferă firmelor, ONG-urilor sau PFA-urilor semnătura electronică calificată pentru e-Factura printr-un proces care se desfășoară simplu și 100% online.

Ce trebuie să facă firmele pentru a accesa e-Factura?

1. Obținerea unui certificat calificat pentru semnătură electronică pentru înregistrarea în SPV. Indiferent de mediul pe care este stocată (pe token sau în cloud), semnătură electronică calificată certSIGN poate fi obținută simplu și de la distanța, prin identificare video. Aceasta este echivalentă cu prezența fizică, fără să fie necesară deplasarea la sediul certSIGN. Pentru a obține ușor certificatul pentru semnătură electronică este necesar ca utilizatorul să aibă o conexiune bună la internet, o carte de identitate valabilă și un laptop sau telefon cu o cameră funcțională. După ce introduceți datele necesare procesului de înregistrare, certSIGN demarează procedura de identificare remote. Aceasta include scanarea buletinului, scanarea facială și validarea numărului de telefon. După ce se încheie procedura, veți primi, în maximum 24 de ore, un email de validare a datelor procesate.

2. Accesarea Spațiului Virtual Privat cu ajutorul certificatului calificat pentru semnătură electronică.

3. Emiterea facturii, descărcarea în format XML și încărcarea fișierului în SPV, la secțiunea “Factură electronică”.

Pentru cei care folosesc alte platforme de facturare online procedura este ușor diferită, însă necesitatea deținerii certificatului calificat de semnătură electronică rămâne valabilă.

Semnătura pe token vs semnătura la distanță

Semnătura pe token și semnătura la distanță au aceeași valoare juridică. Cu toate acestea, luând în considerare ritmul alert al vieții de zi cu zi, semnătura electronică calificată la distanță este mai potrivită, în special pentru cei care simt nevoia să fie conectați oriunde se află.

Avantajele semnăturii la distanță:

• mobilitate crescută – utilizare pe orice tip de dispozitiv (smartphone, tabletă, PC, laptop)
• eficiența costurilor comparativ cu semnătura electronică pe token
• nu este necesară instalarea de drivere speciale

Certificatele calificate de semnătură electronică în cloud certSIGN pot fi utilizate în relația cu ANAF / SPV doar pe dispozitive cu sisteme de operare Windows, prin descărcarea aplicației vTOKEN, inclusă în pachet.

Companiile care utilizează un certificat digital calificat pentru semnătura electronică îl vor putea utiliza nu doar pentru depunerea facturilor în sistemul eFactura sau depunere altor declarații la ANAF, ci și pentru semnarea cu valoarea legală a oricărui document necesar în relațiile de business.

Semnătura electronică calificată garantează valoarea legală a documentelor semnate și este, conform Regulamentului european eIDAS 910/2014, singurul tip de semnătură cu valoare juridică de semnătură olografă. Tot semnătura electronică calificată garantează integritatea documentului semnat electronic și identitatea persoanei care semnează electronic un document.

Articol susținut de certSIGN