Arhivarea e-facturilor în era digitală. Soluții de automatizare

La Stup găsești tot ce ai nevoie dacă vrei să începi sau să crești o afacere: o comunitate de peste 29.000 de membri, evenimente gratuite unde poți învăța despre schimbări fiscal, digital marketing, vânzări și multe altele și peste 20 de parteneri cu servicii la preț preferential pentru comunitatea DStup. Astăzi povestim cu echipa FGO, partenerul Stup care furnizează un soft de facturare prin care poți rezolva tot ce ține de facturare online, gestiunea stocurilor și contabilitate. Dacă vrei să afli mai multe despre Stup, intră aici.

În era digitală, companiile se confruntă cu un volum din ce în ce mai mare de documente, în special e-Facturi, care trebuie gestionate și arhivate corect pentru a respecta cerințele legale. Potrivit legislației, documentele contabile, inclusiv e-facturile, trebuie păstrate pentru o perioadă minimă de cinci ani, iar fiecare e-Factură emisă sau primită de la furnizori, trebuie să conțină fișierul XML și recipisa de la ANAF. Arhivarea e-Facturilor se realizează rapid, sigur și eficient în platforma FGO, utilizată de peste 145.000 de companii. 

Provocările antreprenorilor în arhivarea e-Facturilor

Păstrarea evidenței fiecărui document în format fizic, mai ales pentru antreprenorii care au de gestionat un volum mare de facturi, poate deveni un coșmar logistic. Tipărirea documentelor, depozitarea acestora în dosare, și mai ales asigurarea că fiecare fișier XML și recipisă sunt păstrate corespunzător, implică resurse semnificative de timp și spațiu. Mai mult, accesul la documentele fizice este limitat și dificil în cazul unui control fiscal sau a altor situații care necesită acces rapid la date.

Digitalizarea poate simplifica semnificativ acest proces, oferind antreprenorilor soluții automatizate pentru arhivarea e-facturilor. În loc să păstreze documente fizice, aceștia pot apela la sisteme digitale care stochează și organizează toate informațiile în mod automat, reducând riscul pierderii datelor și oferind acces rapid la documentele necesare.

Cum ajută digitalizarea și soluțiile automatizate

Trecerea de la arhivarea fizică la cea digitală nu doar că economisește timp și spațiu, dar asigură și conformitatea cu cerințele legale. Soluțiile digitale oferă posibilitatea stocării documentelor într-un format sigur și accesibil, eliminând astfel riscul deteriorării fizice sau pierderii acestora. 

Mulți antreprenori ezită incă să facă această tranziție, fie din cauza costurilor asociate implementării soluțiilor digitale, fie din cauza lipsei de familiaritate cu tehnologia. Cu toate acestea, soluțiile moderne de gestionare și arhivare a documentelor, cum este platforma FGO, pot elimina multe dintre aceste preocupări, facilitând un proces automatizat și sigur de gestionare a e-facturilor. Platforma FGO oferă soluții eficiente și accesibile pentru digitalizarea afacerilor, adaptate nevoilor fiecărui antreprenor. Până pe 15 decembrie, FGO susține antreprenorii români, printr-o reducere de 50% la primul abonament, alături de asistență telefonică dedicată pentru configurarea contului.

FGO.ro: O soluție eficientă pentru arhivarea e-facturilor

🔹FGO oferă antreprenorilor o modalitate simplă și eficientă de a gestiona arhivarea e-facturilor, conform cerințelor ANAF. 

🔹Toate documentele din FGO – facturi, e-facturi emise și primite, recipise și chitanțe – sunt stocate în contul utilizatorului pentru o perioadă minimă de 5 ani, cât cere legislația. Astfel, antreprenorii nu trebuie să își facă griji că vor pierde vreo factură sau recipisă importantă sau că nu o mai pot descărca după 60 de zile, cum se întâmplă în platforma SPV ANAF.

🔹Mai mult decât atât, FGO creează arhive lunare separate pentru facturile emise și cele primite, incluzând automat toate fișierele necesare – XML, PDF și recipisă. Această funcționalitate elimină complet nevoia de a stoca documente fizice sau de a organiza manual arhivele digitale. 

🔹În plus, FGO oferă integrare cu Microsoft OneDrive și Google Drive, permițând salvarea automată a arhivelor din FGO direct în cloud-ul utilizatorului.

🔹Permite distribuirea foarte facilă a arhivelor către contabil, dacă acesta nu folosește SAGA, caz în care poate prelua automat toate documentele, direct în contabilitate.

🔹Un alt beneficiu al platformei FGO este automatizarea completă a gestionării e-facturilor. După conectarea contului SPV, FGO poate prelua complet sarcina e-Factura de pe umerii utilizatorului:

• permite activarea trimiterii automate a e-Facturilor către ANAF, fie la 2 ore după emitere, fie la 1-4 zile de la momentul emiterii
• toate e-Facturile de la furnizori primite în SPV sunt preluate automat în FGO

🔹Serviciile FGO sunt accesibile și în aplicația BT Go de la Banca Transilvania, care oferă în plus posibilitatea de a plăti direct din aplicație e-Facturile primite de la furnizori

Gestionarea corectă a arhivelor de e-Facturi poate părea o sarcină complicată la prima vedere, mai ales în contextul cerințelor legislative. Însă, prin digitalizare, antreprenorii pot simplifica semnificativ acest proces, reducând volumul de muncă și riscurile asociate gestionării manuale a documentelor.

Paltforma FGO.ro se dovedește a fi o soluție eficientă și accesibilă, oferind nu doar un mod sigur de a arhiva e-facturile, dar și funcționalități automate care fac ca întregul proces să fie mai simplu și mai rapid.

Ofertă de bun venit în FGO

Fă trecerea la FGO cu 50% reducere la abonamentul anual și asistență la configurarea contului. Noii utilizatori au parte de o ședință telefonică de asistență pentru configurarea firmei în FGO, incluzând:

• Importul datelor tale în FGO – facturi, clienți, articole
• Conectare SPV
• Setări de automatizare e-Factura
• Conectare OneDrive / Google Drive
• Conectare SAGA
• Setări de automatizare pentru matching între facturi și încasări
• Setări e-Commerce sau alte setări pentru nevoile afacerii tale

Campania se desfășoară până pe 15 decembrie 2024.

***

BT Stup este un loc pentru toți antreprenorii, creat cu scopul de a-i conecta pe aceștia cu furnizori de servicii și produse pentru înființarea, gestionarea sau managementul unei afaceri. La Stup se desfășoară inclusiv evenimente pentru antreprenori și viitori antreprenori, organizate atât de BT, cât și de partenerii acestei inițiative. BT Stup este dedicat tuturor antreprenorilor, indiferent de banca la care sunt clienți.

Acest articol face parte dintr-o intiativa Banca Transilvania, care își dorește să sprijine antreprenorii și să le ofere toate informațiile necesare atunci când se află la început de drum. Dacă dorești să începi o afacere, BT este lângă tine cu resurse, informații și know-how. Pentru ca ție să îți fie mai ușor. 

Articol susținut de Banca Transilvania