Ce se întâmplă cu salariul, evaluarea și concediile tale când angajatorul cumpără AI

Imaginează-ți următoarea situație. Lucrezi de cinci ani într-o firmă din România. Salariul tău este într-un program de salarizare. Concediile medicale, evaluările anuale și fișa postului sunt într-o aplicație de resurse umane. Pontajul îți urmărește orele într-un al treilea sistem. Conversațiile zilnice cu colegii circulă printr-o platformă internă. Documentele semnate sunt într-un al patrulea program. Codul tău numeric personal este în toate.

Săptămâna aceasta, în programul de resurse umane apare un buton nou. Pictograma e strălucitoare, are cuvântul „AI” alături, iar dacă apeși pe el, aplicația „rezumă” evaluarea ta anuală sau „analizează” istoricul tău profesional. Lucrul pare util. Întrebarea pe care nimeni nu ți-o pune și pe care nici tu nu o pui: unde ajung, fizic, datele tale când apeși butonul respectiv?

Răspunsul, în cele mai multe cazuri din 2025-2026, este surprinzător.

Cum funcționează, în realitate, butonul „AI”

Producătorii de software de business au avut, în ultimele 18 luni, presiune mare să adauge funcții AI în produsele lor. Construirea unui model AI propriu costă mult și durează ani. O scurtătură mult mai rapidă este conectarea aplicației la un API extern, oferit de o companie mare de inteligență artificială (OpenAI, Google, Anthropic și altele). Câteva săptămâni de muncă tehnică, un contract semnat, iar aplicația poate afișa butonul „AI” în interfață.

În momentul în care utilizatorul apasă butonul, conținutul documentului analizat pleacă din aplicația folosită la birou și ajunge pe serverele furnizorului de AI. Conținutul poate fi contractul tău de muncă, fișa ta de evaluare anuală, lista de salariați a firmei, un rezumat de conversație cu un client. Acolo este prelucrat, iar rezultatul revine în aplicație. Procesul durează câteva secunde și este complet invizibil pentru cel care apasă butonul.

Ce se întâmplă, mai exact, cu informațiile primite de furnizorul de AI depinde de contractul dintre el și producătorul aplicației. În unele cazuri, datele sunt șterse imediat. În altele, sunt păstrate temporar pentru îmbunătățirea serviciului. În cazurile mai problematice, pot fi folosite pentru antrenarea modelelor viitoare ale furnizorului. Tu, ca utilizator final, nu vezi acești termeni. Decizia s-a luat în spate, între două companii.

De ce contează asta pentru tine, ca angajat

Cadrul juridic european este clar. Reglementarea privind protecția datelor (GDPR) lasă responsabilitatea legală la firma care a colectat inițial informațiile, adică la angajatorul tău, nu la producătorul aplicației prin care trec datele. Asta înseamnă că o eroare făcută de un AI integrat într-un program de salarizare se reflectă, juridic, în obligațiile firmei la care lucrezi. Peste GDPR, EU AI Act adaugă acum un strat suplimentar de obligații specifice pentru sistemele de inteligență artificială folosite în zone sensibile, inclusiv resurse umane și evaluare profesională.

În 2024, autoritățile europene de protecție a datelor au aplicat amenzi GDPR în valoare totală de 1,2 miliarde de euro, conform raportului anual DLA Piper publicat în ianuarie 2025. Tendința identificată în raport este clară: focusul autorităților s-a mutat către modul în care companiile gestionează datele personale prin sisteme AI.

Pentru tine, ca angajat sau ca client al unei firme care lucrează cu astfel de aplicații, expunerea concretă este aceasta: datele tale personale, evaluările profesionale, istoricul medical din concedii, contractul tău de muncă pot ajunge, fără să afli, pe serverele unei companii din afara Uniunii Europene, unde se aplică alte reguli decât cele cu care ești obișnuit.

Trei întrebări simple pe care le poți pune sau le poate pune cineva din firmă

Dacă ai vreun rol de decizie într-o firmă (antreprenor, manager, șef de IT), trei întrebări puse înainte de a semna pentru orice software cu funcții AI fac diferența între un furnizor serios și unul superficial. Dacă ești angajat curios despre ce face firma ta, sunt aceleași trei pe care merită să le adresezi cuiva din IT sau din conducere.

Prima: unde sunt procesate efectiv datele când se folosesc funcțiile AI, în infrastructura producătorului sau la un terț, și în ce țară?

A doua: datele firmei sau ale angajaților sunt folosite, în orice formă, pentru antrenarea modelelor AI ale producătorului sau ale altor companii?

A treia: ce se întâmplă cu datele la rezilierea contractului, în cât timp sunt șterse și cum se verifică acest lucru?

Un furnizor serios răspunde la aceste trei întrebări în scris, fără ezitare, cu termeni clari. Răspunsurile vagi sau formulele de tipul „trebuie să verificăm cu echipa tehnică” funcționează, ele însele, ca răspuns indirect, dar limpede.

Cum am construit IMFS One ca să răspundem altfel la aceste trei întrebări

Există, în acest moment, două direcții arhitecturale prin care un producător de software construiește funcții AI. Prima este conectarea la API-uri externe, descrisă mai sus. A doua, mult mai costisitoare în dezvoltare, presupune rularea modelelor AI pe infrastructura proprie a producătorului, cu datele fiecărui client păstrate într-o bază de date separată, dedicată, izolată fizic de a celorlalți (la opusul abordării în care sute de firme împart la grămadă o singură bază de date, cu compartimentări doar logice). Avantajul, pentru clientul final, este că informațiile rămân într-un singur perimetru, sub o singură responsabilitate, iar fiecare acțiune lasă o urmă verificabilă în tabelele de audit ale sistemului.

În dezvoltarea platformei IMFS One am ales a doua direcție. Filosofia pe care am construit-o este simplă și asumată: datele clientului rămân ale clientului. Nu sunt vândute, nu sunt partajate cu terți și nu devin material de antrenament pentru modelele altcuiva. Am testat consecvența acestei abordări pe zece companii reale, urmărind un flux complet de la emiterea facturii și transmiterea către e-Factura ANAF, până la salarizare și pregătirea declarațiilor, exact pentru a valida că un sistem poate prelua munca administrativă fără ca datele să iasă din perimetrul fiecărui client.

Dacă ești antreprenor și vrei să vezi în 20 de minute cum arată concret o platformă unde datele rămân în perimetrul firmei tale, un demo personalizat poate fi programat la imfs.ro. Dacă ești angajat și ai întrebări despre ce se întâmplă cu datele tale într-o astfel de arhitectură, întrebările de mai sus sunt o cale bună să începi conversația cu echipa de IT sau cu directorul firmei.

Software-ul ales acum decide următorul deceniu

Software-ul pe care îl alege o companie astăzi nu este o cheltuială de un an. Este cadrul în care vor funcționa informațiile angajaților și ale clienților ei pentru următorii zece. Întrebările potrivite, puse înainte de semnătură, costă câteva ore. Răspunsurile la ele, primite după un prim incident, costă mult mai mult, atât în bani cât și în încrederea pe care firma o pierde față de oamenii cu care lucrează.

Pentru un angajat care vede apărând butonul „AI” într-o aplicație nouă de la birou, vestea bună este că poți întreba. Vestea proastă, dacă răspunsurile sunt vagi sau lipsesc cu totul, este că răspunzi tu, mai târziu, prin datele tale, la întrebări la care nimeni nu ți-a explicat ce înseamnă cu adevărat.

IMFS este o companie românească de software fondată de Andrei Pîrvu. Cu peste opt ani de experiență antreprenorială și rădăcini profesionale în industrii financiare și juridice (zone în care securitatea datelor și trasabilitatea proceselor sunt obligații legale, nu opțiuni comerciale), Andrei a fondat IMFS cu obiectivul de a construi un sistem de business unde datele clienților rămân în perimetrul lor. IMFS dezvoltă platforma IMFS One, construită pentru realitatea operațională și legislativă din România, cu orchestrator AI dezvoltat intern și baza de date izolată fizic pentru fiecare client. Reunește peste 90 de aplicații în 19 categorii (contabilitate și e-Factura, CRM, marketing, HR, juridic, ERP, documente, raportare), cu module specializate pentru verticale ca executări silite sau Case de Ajutor Reciproc și cu punte directă către Saga pentru migrare contabilă. Următorul sector pentru care IMFS pregătește soluții dedicate este cel medical, cu module pentru spitale și farmacii. Demo personalizat la imfs.ro.

Articol susținut de IMFS