Cum să fii mai eficient muncind mai puțin. Patru strategii

Ai observat cât de ocupați sunt oamenii de succes? Multe joburi recunosc și recompensează angajații care se descurcă cu termene-limită strânse sau pe cei care se adaptează din mers. Cu toate acestea, împing capacitățile angajaților dincolo de limită. Rezultatul? Angajați epuizați și stresați. Într-o cultură care prețuiește munca grea și productivitatea, „învingem“ doar dacă muncim din greu. A fi ocupați arată cât de importanți suntem, mai degrabă în ochii celorlalți. Dar toată această muncă asiduă poate crea dependență. Ne simțim vinovați sau rușinați dacă nu facem multe lucruri la serviciu sau în weekenduri.

.

Cum să fii mai eficient muncind mai puțin: 4 strategii de pus în practică

A munci din greu și a fi mereu apt să le îndeplinești pe toate este extrem de dăunător pentru oricine. Durerea, stresul și oboseala produc neurotransmițători care deconectează creierul de la funcția lui de bază – inteligența. Acesta va funcționa mai bine și va fi mult mai productiv dacă vei reuși să te organizezi ca să-i oferi mai mult timp în care să nu fie nevoie de el. Adică pauze. Vom da randament la job doar dacă suntem fericiți, relaxați și atrași de ceea ce facem. Adică eficienți.

Iată tehnicile expertei în productivitate Donna McGeorge, care te vor ajuta să fii mai productiv muncind mai puțin:

1. Pune deoparte o rezervă de 15%

Când vorbim despre capacitate în termeni de producție, ne referim, de fapt, la diferența dintre producție și capacitatea de producție. Nicio companie nu funcționează la o capacitate de 100%. Un maximum de 85% este considerat optim. Acest lucru oferă o marjă/rezervă de 15% acceptată în caz de funcționare defectuoasă a echipamentelor sau în lipsa resurselor.

Același calcul se poate aplica și creierului tău. Trebuie să folosești 85% din capacitatea lui pentru a-ți optimiza resursele și sistemele mintale. McGeorge îl de exemplu aici pe sprinterul Carl Lewis. De nouă ori medaliat cu aur, Lewis este celebru pentru cum își dozează efortul în cursa de 100 de metri. Adesea ultimul între participanți înainte de jumătatea cursei, acesta reușește să treacă primul linia de sosire folosind doar 85% din capacitățile sale. Și, în timp ce toți ceilalți dau 100% pe toată durata cursei, Lewis câștigă, păstrându-și acea rezervă de 15% pentru el.

SFAT: Construiește-ți o rezervă de 15% din toată capacitatea ta. Începe prin a lua din cele 8 ore de muncă câte o oră și douăzeci de minute zilnic; într-o săptămână vei reușit să pui deoparte 1 zi de muncă, aproximativ 9 ore. Pune-ți deoparte zilele cu sărbători legale – citește, relaxează-te, odihnește-te. Ar putea părea ilogic, mai ales când termenele-limită te presează, dar în felul acesta îți vei putea păstra capacitățile creierului pe termen lung.

2. Uită-te la semnele corpului tău, nu la ceas

Ai observat vreodată că, pe măsură ce ziua trece de jumătate, răbdarea și cheful tău pentru întâlniri sau ședințe devine tot mai scurt? Încep să te enervezi și din cele mai neînsemnate lucruri, semn că ești epuizat și energia ta mintală este jos de tot. Nu e cea mai stare pentru decizii importante sau conversații plăcute, nu-i așa?

Studiile undelor cerebrale arată că inovația, inspirația și intuiția ne sunt disponibile doar atunci când creierul nostru se află în anumite stări de conștiință. Cu alte cuvinte, cu cât protejezi mai mult spațiu în creier, cu atât mai bine.

Pentru majoritatea dintre noi, momentul din zi când suntem cel mai productivi este dimineața. Prin urmare, deciziile importante și sarcinile care necesită atenție și concentrare se fac cel mai bine dimineața. Sarcinile repetitive, cum sunt e-mailurile, se fac cel mai bine după-amiaza, când capacitățile cognitive sunt mai scăzute.

SFAT: Maximizează-ți diminețile organizând lucrurile cu o seară înainte. Pune pe listă două, trei activități care necesită atenție pentru primele ore ale dimineții. Evită să pornești e-mailul sau alte lucru care ți-ar putea capta atenția până le finalizezi pe acestea. În felul acesta, îți protejezi timpul în care ai randament maxim.

3. Organizează întâlnirile ca să nu dureze mai mult de 25 de minute

Ședințele și întâlnirile sunt inevitabile. În cadrul lor, reușim să ne vedem și să discutăm o problemă cu toți cei care sunt implicați în soluționarea acesteia. Ne organizăm întreaga muncă în funcție unii de alții ca afacerea să meargă bine.

Problema este că întâlnirile durează, de regulă, mai mult decât trebuie. Cel puțin 35 de minute se pierd cu așteptarea întârziaților, remedierea problemelor tehnice, punerea la zi a agendei sau încropirea uneia. Dacă am avea la dispoziție doar 25 de minute, s-ar discuta numai ce este cu adevărat important. Ne-ar forța să discutăm la obiect doar acele 3-4 lucruri cu adevărat importante pentru bunul mers al lucrurilor.

SFAT: Dacă tu ești cel care organizează întâlnirile, schimbă setarea din calendar a întâlnirilor, reducând timpul alocat acestora de la o oră la 25 de minute. Transmite oamenilor exact tema discuției și ce aștepți de la fiecare în parte în această întâlnire. Spune-le tuturor că întâlnirea nu va depăși cele 25 de minute setate. Dacă trebuie să participi la o astfel de întâlnire, cere din timp informații despre tema ei și anunță că nu poți sta mai mult de 25 de minute din cauza altor termene-limită. Dacă ești invitat într-o astfel de întâlnire și nu se cunosc nici tema, nici motivul pentru care a fost fixată, refuză politicos și economisește timp.

4. Simplifică-ți viața eliminând, nu adăugând

Când avem o problemă, instinctul nostru este să adăugăm lucruri (ceea ce înseamnă să ne complicăm), mai degrabă decât să le eliminăm (ceea ce ar însemna simplificare). Organizăm întâlniri suplimentare ca să ne dăm seama de ce avem atât de multe de făcut. Cu alte cuvinte, adăugăm și mai multă birocrație. Când ziua de lucru sau săptămâna sunt full, te trezești mai devreme sau te culci mai târziu pentru a reuși să termini tot ce ai de făcut. Dar cum ar fi să elimini pur și simplu din task-uri ca să le poți face pe toate?

Mereu facem liste cu ce avem de făcut. Niciodată cu ce n-ar mai trebui să facem. Gândește-te la limitele pe care le-ai putea stabili pentru a crea o listă „De evitat!“ Ai putea pune pe listă asta timpul petrecut pe rețelele de socializare în timpul orelor de program; sau pierderea timpului cu trimiterea inutilă de e-mailuri; ori obiceiul de a sta până târziu în noapte.

SFAT: Uită-te la lista de activități și elimină-le pe cele care nu au importanță, care îți consumă energia și îți distrag atenția de la obiectivele sau indicatorii tăi de performanță. Toate acestea te vor ajuta să duci la bun sfârșit sarcinile cu adevărat importante. În plus, vei fi surprins de cât de mult timp ocupau în programul tău zilnic.

Așadar, dacă vrei să fii considerat o persoană de succes sau una care se adaptează rapid la schimbări, nu mai forța limitele, ci organizează-te pentru a obține cât mai mult timp liber pentru creierul tău. „Să nu lăsăm viața să ne trăiască“, a rezumat psiholog Iulia Barca într-n articol chiar cu acest titlu, apărut pe SmartLiving.ro.