Despre vindecarea birocrației și urgența digitalizării autorităților statului
Autoritățile statului încă bâjbâie prin hățișul inițiativelor, al posibilelor soluții și măsurilor pe care ar trebui să le ia pentru a combate prezenta criză medicală. Având la dispoziție opțiunea reglementării legale speciale dată de starea de urgență instituită în toată țara, autoritățile încă sunt nesigure cu privire la modul în care trebuie să acționeze. Momentan repetă exemplul altor state, inclusiv lipsa de reacție în crearea cadrului necesar preîntâmpinării sau limitării pe cât posibil a impactului răspândirii Covid-19. Măsurile luate (de la instituirea stării de urgență, limitarea deplasării cetățenilor, distanțarea socială etc.) sunt necesare pentru a putea controla răspândirea virusului și, mai ales, gradul de încărcare a sistemului medical. Totuși, pe lângă aceste măsuri similare cu cele luate în restul lumii, autoritățile române mai au responsabilitatea și datoria de a-și aduce propria activitate în secolul XXI, în vederea asigurării implementării măsurilor deja luate. Acest lucru nu poate fi realizat în întregime fără înțelegerea impactului și a consecințelor pe care aceste măsuri le generează.
Vom analiza în continuare pe scurt ce pot face autoritățile statului în vederea îmbunătățirii răspunsului avut până acum la această criză, dar și a modului în care poate folosi toate resursele aflate la dispoziție, pentru identificarea și implementarea soluțiilor necesare.
1. Implementarea muncii de la domiciliu și a telemuncii pentru sectorul public, cu excepția activității care prin natura sa nu poate fi realizată în acest fel.
Având în vedere situația actuală de criză și presiunea la care sunt supuse toate instituțiile statului, precum și companiile care formează mediul economic, este vitală digitalizarea activității autorităților statului ca premisă a posibilității supraviețuirii economiei naționale.
In acest sens, multe dintre companiile private autohtone deja și-au adaptat operațiunile și și-au instruit angajații să lucreze de acasă, utilizând resursele tehnice existente (video conferințe, teleconferințe, e-mail) în locul întâlnirilor în persoană. Deși acest mod de lucru nu este neapărat sustenabil pentru o perioada îndelungată pentru multe tipuri de afaceri, acest exemplu trebuie totuși preluat si de către autoritățile statului. În această perioadă de criza națională și globală, autorităților ar trebuii să adopte o poziție similară față de angajații lor și funcționarii publici a căror funcție permite asemenea metodă de lucru. Cu excepția personalului vital din domeniul medical (deși inclusiv în cazul acestora se pot introduce metode de diagnosticare online la distanță pentru a asigura un triaj mai eficient și sigur, inclusiv o reducere încărcării actuale a spitalelor și a posibilității răspândirii virusului, conceptul de telemedicină fiind deja consacrat în alte țări), al siguranței și ordinii, dar și din anumite industrii sau zone de importanța națională, majoritatea angajaților si funcționarilor publici pot desfășura activitatea de acasă, similar celor din domeniul privat.
Cadrul necesar pentru realizarea acestei măsuri de combatere a crizei la nivel instituțional există, astfel după cum o demonstrează rapiditatea transformării operaționale a companiilor private, care au trecut de la munca realizata preponderent la birou, la munca de la domiciliu sau telemuncă. Aceste modalități de lucru la distanță nu trebuie percepute ca fiind rezervate doar angajaților din mediul privat, ci ar trebui adoptate în mod urgent și obligatoriu din punct de vedere legal pentru toți cei cărora li se poate aplica obiectiv. Implementarea cat mai generalizate a muncii de la domiciliu și a telemuncii, inclusiv pentru funcționarii publici, ar ajuta autoritățile să își respecte propriile măsuri de combatere a crizei sanitare prin, protejând totodată personalul propriu și contribuind la distanțarea socială și reducerea gradului de infecții. În acest fel, s-ar asigura continuitatea activității organelor statelor.
Companiile private care deja au implementat aceste metode de lucru, continuă să funcționeze și să se mențină pe linia de plutire. În același fel, implementarea acestora în cadrul autorităților publice pe durata acestei perioade de criză, dar și ulterior, se impune pentru motivele de mai sus, dar și pentru necesitatea realizării unei mult întârziate modernizări a metodelor de lucru ale acestora. Telemunca în sectorul public, va obliga autoritățile să înceapă într-un final cu adevărat modernizarea aparatului de stat și digitalizarea fluxurilor de lucru între instituții, precum și în relația cu cetățenii.
2. Digitalizare și debirocratizare
Digitalizarea cu succes a activității autorităților presupune, pe de o parte, înțelegerea fiecărei funcții din aparatul administrativ al fiecărei autorități și al rolului fiecărui funcționar în parte, precum și a metodelor de lucru a acestora, dar și, pe de altă parte, cunoașterea tehnologiilor moderne existente, capabile să permită transformarea vastului sistem birocratic românesc simultan cu regândirea și implementarea practică a modificărilor care se impun. Cele două procese trebuie să se desfășoare în același timp, având în vedere urgența implementării lor, dar și gradul de atavism tehnologic în care se află în prezent aparatul de stat.
Această criză ne arată nu doar faptul că problemele sistemice cu care ne confruntăm de 30 de ani (ineficiența, corupția, birocrația, conflictele de interese sau infracționalitatea) pot ucide, dar și faptul că lipsa implementării tehnologiilor moderne, capabile să înlăture, sau cel puțin să reducă din aceste probleme sistemice, de asemenea, poate ucide. Tehnologia este imparțială la fel după cum și funcționarii publici ar trebui să fie apolitici. Implementarea tehnologiei sau folosind alți termeni, digitalizarea statului, într-un mod strategic, începând cu modul în care răspundem la această criză prin transpunerea online a principalelor fluxuri de lucru, va asigura un cadru instituțional și o comunicare eficientă, sigură, transparentă, cu posibilitate de interferență negativă minimă și care poate fi oricând supusă unui audit obiectiv. Niciun flux de lucru instituțional nu este prea insignifiant încât să nu fie subiectul acestui proces. Digitalizarea autorităților statului activitate cu activitate, acțiune cu acțiune, este singura metodă prin care se poate face acest lucru. Revoluționarea digitală și transformarea generală a tuturor instituțiilor nu este posibilă decât dacă acest proces începe, indiferent de cât de nesemnificativă ar părea activitatea supusă digitalizării. Micile succese de digitalizare vor sta inevitabil la fundația digitalizării statului.
În prezent, statul încă lucrează, trăiește și respiră printre hârțoage, offline. Deși acest lucru este tolerabil în viața de zi de zi, după cum o arată și starea societății românești din ultimii ani, în această perioadă de criză internațională, acest lucru nu mai poate fi tolerat. Indiferența cu privire la ceea ce face statul și la modul în care acționează acum, nu este acceptabilă. De acest lucru depinde însăși supraviețuirea noastră ca societate și stat.
Chiar și în această perioadă, în loc să regândească modul de intervenție pentru combaterea crizei, autoritățile continuă să creeze birocrație instituind obligația completării unor declarații de deplasare inutile, obligatorii pentru toți, al căror scop practic (în afara de amendarea celor care nu o au) încă nu este clar. Dacă scopul era de a descuraja deplasările personale și de urmări unde se fac acestea atunci același scop legal putea fi atins și printr-o declarație orală, dată în fața agentului de poliție sau al altui funcționar competent. Aceasta ar fi avut același efect juridic. Bineînțeles că nu puteam alege soluția mai simplă și mai eficientă, astfel că, pe lângă declarațiile verbale pe care oricum le dăm, este imperativ necesar pentru siguranța noastră să avem la noi și o declarație scrisă semnată olograf. Dacă analizăm bine situația, singurul lucru bun pe care îl putem identifica în această procedură este că nu avem nevoie și de un dosar cu șină, poză tip buletin, timbru și 2 copii xerox de pe fiecare document. Acestea sunt lucruri inutile făcute de dragul aparențelor și pentru a masca lipsa de pregătire specială pentru acest gen de crize. Nu există o procedură serioasă transparentă după care ar trebuie să se ghideze și să se orienteze autoritățile, iar lipsa oricărei pregătiri a priori este ascunsă prin acțiuni luate fără prea multă analiză de abia după ce evenimentul s-a produs și continuă să producă consecințe grave. Măsurile luate trebuie să prevină și să limiteze răspândirea virusului, iar acest obiectiv trebuie să stea la baza oricărei măsuri se ia în prezent. Din păcate, virusul birocrației este atât de răspândit în cadrul autorităților statului încât nici într-o situație de criză globală acestea nu se pot vindeca de el.
3. Urgența implementării și recunoașterii aceluiași efect juridic semnăturii electronice avansate ca și a celei olografe
De asemenea, datorită acestei crize medicale fără precedent observăm că apar inițiative demarate în pripă și incomplete și care puteau fi luate din timp ca măsuri normale de încurajare a dezvoltării societății și a felului în care mediul privat, dar și ceilalți actori din societate ar putea interacționa.
Un exemplu, în acest sens, este inițiativa Guvernului prin intermediul unei ordonanțe de urgență referitor la implementarea semnăturii electronice și tentativa modestă de digitalizare a înscrisurilor și documentelor emise de autorități. Conform comunicatului de pe site-ul Guvernului, prin această ordonanță se vor adopta măsuri care vor permite utilizarea înscrisurilor în formă electronică atât pentru comunicarea în format digital între autoritățile și instituțiile statului, cât și între acestea și persoanele fizice și juridice, precum și asigurarea desfășurării unor procese vitale ale statului prin implementarea mijloacelor informatice și de comunicații securizate.(1) Anunțul mai precizează că ar urma să fie permisă utilizarea la nivelul autorităților și instituțiilor publice a semnăturii și a documentelor electronice, urmând ca cele emise în format electronic de autoritățile și instituțiile publice și fi semnate cu semnătură electronică calificată să fie asimilate înscrisurilor oficiale.
Deși această inițiativă care trebuia luată în urmă cu foarte mult timp este esențială pentru protecția mediului înconjurător și accelerarea dezvoltării mediului economic, administrativ și societate în general, cu atât mai mult aceasta se impune acum drept o măsură extrem de importantă în asigurarea politicii de distanțare socială, protecție medicală și eficiență administrativă. Cu toate acestea și lăsând deoparte faptul că avem o lege în domeniul semnăturii electronice de aproape 20 de ani care consfințește cam același lucru ca și această inițiativă, respectiv posibilitatea utilizării doar a semnăturii electronice calificate care este singura acceptată și recunoscută de către autorități și care poate fi furnizată doar de un număr limitat de furnizori certificați, fiind ignorat mediul concurențial global și comunitar al furnizorilor similari, prezenta inițiativă nu aduce nimic semnificativ de natură să schimbe situația actuală în acest domeniu. Mai mult decât atât, aduce o nouă problemă practică reprezentată de faptul că fiecare instituție ar urma sa își aleagă forma de semnătura electronică pe care să o accepte și implementeze, iar acest lucru în sine, deja invalidează întregul efort pentru motive evidente.
Astfel, ca această inițiativă să producă cu adevărat schimbarea atât de necesară în acest domeniu, mai ales în acest context, aceasta ar trebui să fie, clară, completă și predictibilă. O condiție esențială ar fi să nu mai confere exclusiv doar semnăturii electronice extinse bazate pe un certificat calificat recunoașterea legală de semnătură similară celei olografe. Pe lângă această ordonanță există și alte legi, deja în vigoare, care pe de o parte introduc digitalizarea anumitor activități, însă pe de altă parte o anulează, deoarece condiționează valabilitatea acelui proces executat digital de obligativitatea utilizării doar a semnăturii electronice extinse bazate pe un certificat calificat (de exemplu în cazul procedurilor desfășurate în fața ONRC).
De asemenea, această inițiativă ar trebui să stabilească foarte clar principiul libertății de alegere a semnăturii utilizate de către cetățeni, fie aceasta semnătura extinsă (conform terminologiei folosite in Regulamentul (UE) NR. 910/2014 avansată) sau semnătură extinsă bazată pe un certificat calificat (conform terminologiei folosite in Regulamentul (UE) NR. 910/2014 calificată), fără să te oblige direct sau indirect înspre utilizarea uneia dintre ele.
Diferențele dintre cele două sunt mai mult de natură tehnică, existând anumite condiții în plus pentru semnătura extinsă calificată, condiții care nu mai sunt de actualitate având în vedere stadiul evoluțiilor tehnice actuale.
Având în vedere cerințele tehnice pe care deja le îndeplinește semnătura electronică avansată, dar și celelalte metode de colaborare online, nu se mai justifică impunerea legală exclusiv a semnăturii electronice calificate pentru producerea anumitor efecte juridice. Necesitatea eliberării unui dispozitiv sau token special în cazul semnăturii calificate rămâne singurul argument serios pentru care aceasta ar fi mai sigură decât cea avansată. Totuși, rolul dispozitivului necesar pentru generarea semnăturii calificate poate fi înlocuit de two factor authentification de la contul de e-mail propriu, în vederea asigurării unei protecții sporite a accesului la contul de e-mail de unde pot fi accesate și semnate electronic documentele cu semnătură electronică avansată.
Este foarte important ca legea să aducă un plus de valoare și să se asigure că protejează interesele cetățenilor și nu se produc abuzuri. Legea trebuie să fie în pas cu tehnologia, nu să consfințească și să valideze fără motive serioase obiective doar anumite tipuri de tehnologii sau servicii, invalidând altele care pot fi mai utile, ieftine și mai eficiente, atât pentru cetățean, cât și pentru autoritate însăși. Astfel, este necesară schimbarea cadrului legislativ și consfințirea semnăturii electronice avansate drept metodă acceptabilă de semnătură în relația cu toate autoritățile publice.
Prezenta inițiativă trebuie regândită în acest context de criză și situație de urgență, astfel încât să intervină și să reglementeze, conform celor de mai sus, aceste aspecte de digitalizare a activității autorităților statului și să evite să lase la discreția fiecărei autorități sau instituții în parte, ce tip de semnătură poate fi folosită sau cât de multă digitalizare și în ce formă o poate digera. Pe lângă riscul evident de fracționare și inconsistență a metodelor adoptate, lipsă de coordonare instituțională, dublate de dispoziții legale obligatorii de folosire doar a semnăturii electronice calificate ce poate fi furnizată limitat doar de câteva entități, această ordonanță în forma anunțată (ca pentru multe altele dinainte ei) nu aduce nimic nou, nu rezolva nimic, neînțelegând domeniul pe care îl reglementează sau impactul pe care îl produce, fiind folosită în cel mai bun caz doar ca marketing politic, într-o perioadă în care interesul național nu mai permite să fii ineficient, atehnic sau birocratic.
Implementarea modificărilor propuse mai sus ar avea un impact extraordinar asupra modului de lucru al autorităților, dar și al celorlalți actori din mediul privat, precum și asupra societății în general, deoarece aceastea ar permite companiilor si autorităților publice să-și transpună fluxurile de lucru proprii în format online. De exemplu, toate actele din domeniul legislației muncii ar putea fi emise și semnate electronic rapid și fără birocrație, inclusiv tehnică, ceea ce ar permite crearea dosarului electronic al angajatului, dosarului electronic al contribuabilului, al asiguratului, al pacientului, etc.. Digitalizarea presupune simplificare, simplificarea presupune standardizare, iar standardizarea va duce în mod inevitabil la eficiență, rapiditate și acuratețe.
O simplă modificare legislativă poate genera creativitate, soluții și metode noi de lucru al căror impact la rândul lor se va răsfrânge asupra societății și va reprezenta un element esențial din mecanismul de apărare împotriva acestei crize ale cărei efecte vor continua pentru o perioada mai lungă sau mai scurtă, în funcție de măsurile luate.
Epilog
Resursele de care dispune statul nu sunt numai oamenii din sistemul de stat, bugetul sau normele obscure prin care sunt utilizate aceste resurse. Resursele statului pot fi formate și din actorii care activează în mediul privat, precum și din societate în întregul ei. Aceste resurse trebuie de asemenea utilizate în aceasta situație critică și expertiza lor angrenată în identificarea soluțiilor transpuse de către executiv în ordonanțe de urgență și ordonanțe militare. Este necesară și vitală consultarea tuturor și utilizarea expertizei specialiștilor din toate domeniile în a reface instituțiile statului în aceasta situație de urgență. Urgența nu este doar una de natură medicală, ci și de natură socială și economică. Luând în considerare faptul că totul este impactat, găsirea soluțiilor pentru a ieși din criză trebuie făcută prin coalizarea tuturor celor care pot sa ajute, indiferent de tipul de ajutor. Un exemplu pozitiv este consultarea Coaliției pentru Dezvoltarea României, însă acest lucru trebuie continuat la scară mai largă, iar soluțiile propuse comunicate cetățenilor pentru menținerea unui proces de transparență decizională minim, în această perioadă.
Pe lângă modificările legislative care pot fi făcute în vederea soluționării problemelor urgente și care pot avea consecințe pozitive mult mai mari decât se poate estima la acest moment, este critică pregătirea unui sistem național de comunicare și identificare a celor mai bune soluții, atât la nivel local, cât și central pe domenii de specializare, în cadrul căruia autoritățile să joace atât un rol de mediator, inițiator, dar și de implementator a soluțiilor viabile prezentate. O platformă online similară celei https://stirioficiale.ro/informatii pentru comunicări oficiale dedicată colaborării și identificării de soluții și resurse utile pentru îmbunătățirea cadrului de răspuns ar reprezenta un mecanism capabil să rezolve câteva din problemele identificate.
INTERVIURILE HotNews.ro