PwC Talks about Finance Transformation: Avantajele și provocările localizării ERP în România

Atunci când discutăm despre activitatea unei companii, despre accesul la informații în timp real pentru diverse funcții organizaționale, la raportări, tranzacții, decizii de business ne referim la un sistem ERP, adică un software integrat folosit pentru a gestiona și automatiza procesele de afaceri într-un mod eficient și centralizat. Acesta aduce în același loc informații din multiple departamente (financiar – contabil, resurse umane, vânzări, stocuri etc.) pentru buna funcționare a organizației.

Aceste sisteme de software trebuie localizate, adică adaptate la cerințele specifice țării sau regiunii în care compania își desfășoară activitatea astfel încât să respecte legislația, reglementările fiscale, procedurile și practicile contabile locale. Deși prezintă numeroase avantaje, procesul de localizare a unui sistem ERP vine și cu diverse provocări sau capcane.

Despre toate acestea au discutat Cristian Cortez, Senior Manager, Ramona Curta, Senior Manager și Manuela Bălănescu, Senior Manager în episodul PwC Talks about: Localizarea ERP în România: avantaje, dezavantaje și capcane

Principalele teme discutate:

În mod cert, contextul pe care îl traversăm, în care avansul tehnologic și digitalizarea accelerată – atât la nivelul companiilor, cât și din punct de vedere instituțional (de exemplu, digitalizarea ANAF) – nu mai permit amânarea localizării atunci când companiile adoptă un sistem ERP. Este o bună ocazie pentru a reduce procedurile manuale și repetitive, dar și de a automatiza raportarea pentru a diminua riscul de neconformare. Printre avantaje se numără standardizarea, pe baza căreia se pot stabili indicatori comuni, scăderea volumului de reconcilieri, raportare consecventă între organizația locală și grup, precum și trasabilitatea deciziilor.

Există și o serie de puncte la care companiile trebuie să fie atente când planifică și implementează un astfel de sistem respectiv: evitarea dezvoltării funcționalității personalizate înainte de a înțelege elementele standard ale sistemului ERP pentru a evita costuri suplimentare. În același timp, este indicat ca organizațiile să evite utilizarea documentelor Excel în paralel cu utilizarea unui software ERP pentru a păstra informațiile actualizate și trebuie să acorde atenție sporită la calitatea datelor de la bun început pentru a nu afecta implementarea. Nu în ultimul rând, este foarte importantă testarea mai multor scenarii pentru a preîntâmpina provocările post-implementare.

Procesul de localizare a unui ERP presupune mai multe etape: analiza inițială care include toate procedurile care trebuie adaptate pentru România, proiectarea, în care companiile decid ce trebuie să păstreze din formatul standard de grup și ce adaptează conform cerințelor locale, stabilesc șabloanele de documente și criteriile de calitate pentru date, etapă urmată de implementare și testare, iar în final lansare și monitorizare.

În concluzie, într-un mediu fiscal dinamic precum cel din România, localizarea corectă a unui sistem ERP devine o necesitate strategică atât pentru a răspunde obligațiilor de conformare, dar și pentru ca organizațiile să rămână competitive. Accesul la date de calitate, structurate și relevante în timp real reprezintă un avantaj important care poate schimba evoluția oricărei companii.

Cristian Cortez, Senior Manager PwC România

Ramona Curta, Senior Manager PwC România

Manuela Bălănescu, Senior Manager PwC România

Articol susținut de PwC România