Faptele oricarui salariat pot expune compania riscului de a actiona cu incalcarea legislatiei concurentei. Ghidul Consiliului Concurentei privind conformarea cu regulile de concurenta

Incalcarea legislatiei de concurenta este unul dintre principalele riscuri la care se supune o societate, avand in vedere nivelul ridicat al amenzilor pe care il poate aplica Consiliul Concurentei (pana la 10% din cifra de afaceri a unei intreprinderi). Eventualele practici anticoncurentiale pot aparea accidental din orice departament sau de la orice persoana (personalul de vanzari, marketing, achizitii etc) indiferent daca aceasta face parte din conducerea societatii si are sau nu capacitatea de a reprezenta societatea.

Eventualele actiuni anticoncurentiale ale unui salariat sunt atribuite intreprinderii din care acesta face parte. Chiar daca un astfel de comportament nu a fost incurajat sau tolerat de personalul din conducere, se considera ca intreprinderea a incalcat legea.

Amenzile cumulate de zeci de milioane de euro aplicate de autoritatea de concurenta in ultimii ani, precum si implicatiile neconformarii, respectiv blocarea activitatii societatii, amenzile Consiliului Concurentei, riscul aplicarii unei sanctiuni penale, daunele civile si, nu in cele din urma, riscul de a fi afectata reputatia societatii, arata ca impactul neconformarii cu legislatia de dreptul concurentei nu ar trebui neglijat.

Autoritatea de concurenta a publicat un ghid de bune practici privind conformarea cu regulile de concurenta

Din acest motiv, ar trebui ca societatea sa se asigure ca angajatii cunosc legislatia si ca sunt instruiti astfel incat sa recunoasca eventualele actiuni anticoncurentiale la care ar putea lua parte. In acest context, Consiliul Concurentei a emis un ghid privind conformarea cu regulile de concurenta care enumera bunele practici in domeniul programelor de conformare cu legislatia concurentei. Documentul este o baza de pornire utila pentru companii, indiferent de domeniul de activitate sau de marime – multinationale, IMM etc -, pentru a implementa programe de conformare specifice activitatii lor.

Pe de o parte, un program de conformare trebuie sa urmareasca prevenirea riscului de incalcare a legislatiei, care este semnificativ asa cum aratam anterior, iar pe de alta sa puna la dispozitie mijloace de detectare si gestionare a incalcarilor care nu au putut fi evitate in prima instanta.

Diligenta companiilor este apreciata de autoritatea de concurenta, astfel incat in situatia in care societatea a implementat in mod efectiv un program eficient de conformare cu legislatia concurentei si totusi este sanctionata de catre autoritate, acesta din urma poate poate accepta aplicarea unei circumstante atenuante, cu consecinta reducerii nivelului de baza al amenzii cu un procent cuprins intre 5 si 10 % din amenda aplicata.

Pentru a atinge aceste doua obiective esentiale, respectiv de preventie si de gestionare a riscurilor, managementul societatilor ar trebui sa se asigure ca programul de conformare cuprinde mai multe actiuni concrete, precum:

• Includerea conformarii cu legislatia concurentei in politicile interne ale companiei;
• Nominalizarea unui reprezentant al conducerii pentru a coordona eforturile de conformare. Persoana numita sa aiba credibilitate, pregatire de specialitate, autoritate, autonomie decizionala si resurse. Intr-o companie de dimensiuni reduse, aceasta poate fi administratorul sau consilierul juridic si in intreprinderi mai mari poate fi directorul juridic sau ofiterul de conformitate;
• Implementarea programului va fi eficienta daca nu este considerata o formalitate, este permanent actualizat, se concentreaza pe zonele cu vulnerabilitati pentru specificul activitatii si se raporteaza la dimensiunile companiei, prezenta geografica, activitate etc.  

Principalele etape ale implementarii programului de conformare conform Ghidului privind conformarea cu regulile de concurenta

1. Identificarea potentialelor zone de expunere la riscuri de concurenta si evaluarea riscului

Aceasta etapa se poate realiza, de exemplu, prin urmatoarele actiuni:

• Revizuirea celor mai importante contracte comerciale;
• Intalniri si interviuri cu salariatii cheie pentru a identifica probleme cu care se confrunta;
• Evaluarea riscului: exemple de situatii sensibile identificate de analiza de risc si recomandari pentru eliminarea/diminuarea riscurilor.

2. Monitorizare permanenta, se poate realiza prin:

• Sanctionarea disciplinara a salariatilor care incalca instructiunile;
• Evaluare si imbunatatire permanenta a programului.

3. Gestionarea riscului se poate realiza prin:

• Redactarea de politici interne;
• Educarea salariatilor (sesiuni de training);
• Includerea conformarii ca un criteriu de evaluare anuala a salariatilor;
• Implementarea de proceduri, monitorizare si control:
• Whistle blowing;
• Pastrarea documentelor confidentiale;
• Proceduri in cazul primirii de informatii confidentiale de la terti;
• Proceduri de solutionare a cererilor de consiliere juridica;
• Informarea partenerilor comerciali privind existenta programului de conformare;
• Includerea obligatiei de conformare in fisa postului, etc. 

Etapele prezentate, considerate bune practici in ghidul publicat de Consiliul Concurentei, ar trebui luate in considerare atat de companiile care urmeaza sa implementeze un program de conformare, cat si de cele care il au deja implementat pentru a verifica daca au proceduri similare. Scopul ghidului este tocmai sa ofere transparent instrumentele de preventie care pot elimina sau diminua implicatiile neconformarii.

Un articol semnat de Florentina Munteanu, Avocat Partener coordonator al practicii de dreptul concurentei din cadrul Reff & Asociatii si Andrea Grigoras, Avocat, Managing Associate Reff&Asociatii