Care este valoarea legală a unei semnături electronice + ghid de alegere a unei soluții de semnare la distanță

Se tot vorbește despre digitalizare în România de mai mulți ani, dar pandemia a accelerat acest lucru. Unele companii au ales să adopte semnătura electronică drept catalizator al transformării digitale, altele continuă să consume multe resurse și timp pentru a asigura un flux al documentelor în condiții de pandemie, folosind metodele clasice: documentele semnate pe hârtie, plimbate prin curieri între semnatari. Factorii de decizie din companii au uneori reticențe în a adopta tehnologii noi, în a digitaliza anumite procese. Putem să le spunem că sunt mai conservatori.

Motivele pentru care o companie nu a adoptat încă semnătura electronicăpoate fi și din cauza reticenței privind siguranța datelor și a legalității semnăturilor sau poate a percepției greșite legate de costurile de implementare. Partea de costuri nu o să o dezbatem în acest articol, pentru că fiecare companie își poate face calculele și trage o concluzie: este sau nu mai avantajoasă o soluție de semnare la distanță a documentelor în detrimentul metodelor tradiționale.

Îmbucurător este faptul că din ce în ce mai multe instituții publice au început să adopte și să accepte soluțiile digitale de transmitere si semnare a documentelor la distanță, dar mai avem mult până departe. Însă e un început.

Ghid de care trebuie să ții cont când alegi o soluție de semnătură la distanță

Valoarea legală

Multe persoane se întreabă dacă semnătura electronică poate ține locul unei semnături olografe. Răspunsul este da, dar numai dacă certificatul cu care se va semna este unul calificat și se folosește un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat. Nu intrăm în detalii prea tehnice, însă pe scurt, conform Regulamentului european eIDAS 910/2014, singurul tip de semnătură cu valoare juridică de semnătură olografă este semnătura electronică calificată. Firma care promite oferirea unei soluții de semnare la distanță, trebuie să ofere fiecărei persoane care semnează un certificat calificat, iar semnăturile să fie create cu dispozitivul de creare a semnăturilor electronice calificat. Din acel moment, semnătura electronică = semnătura olografă.

Siguranța datelor și validarea identității persoanelor semnatare

Apare întrebarea, și pe bună dreptate, bun, dar cum pot fi eu sigur că persoana care semnează un document, este chiar persoana cu drept de semnătură din documentele ce trebuie semnate. Pentru că o simplă adresă de e-mail sau un număr de telefon nu sunt dovezi ale faptul că semnatarul este cel care pretinde că este. Și revenim la importanța alegerii soluțiilor certificate.

Atunci când se emite un certificat calificat, furnizorul se asigură, prin diverse mijloace reglementate de Regulamentul eIDAS, că are toate datele pentru a lega semnătura electronică la distanță aplicată pe document, de posesorul acesteia (poate fi vorba de o verificare a identității față în față sau de o identificare video, la distanță, folosind un sistem care să garanteze echivalența cu prezența fizică.

Am lămurit partea cu identitatea persoanelor semnatare, dar totuși vorbim de date cu caracter personal, date sensibile și care sunt foarte bine reglementate la nivelul UE, dar și în România. Este important ca un utilizator să aibă certitudinea că datele personale sunt protejate și că drepturile sale sunt respectate în conformitate cu Regulamentul european GDPR.

Există furnizori de semnătură electronică la distanță care nu au sediul în România sau într-o altă țară membră UE, iar acest lucru înseamnă că este posibil ca datele personale ale cetățenilor români să fie transmise în afara UE. În acest sens, utilizatorul trebuie să verifice unde ajung datele sale personale, lucru care este specificat în „termenii și condițiile” de furnizare ale serviciului.

Un lucru mai puțin cunoscut, dar extrem de important este faptul că, de cele mai multe ori, legislația care se aplică în cazul în care se ajunge în instanță, este a țării de care aparține furnizorul de servicii de semnătură electronică la distanță. Așadar, este foarte important să alegeți un furnizor de tehnologie care are sediul în UE, preferabil în România. Regulamentul eIDAS, cel care reglementează semnăturile electronice, se aplică exclusiv furnizorilor de servicii de încredere din țările membre UE.

Securitatea soluției de semnare la distanță

Semnătura electronică creată cu ajutorul unui dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat pentru semnarea la distanță întrunește cerințe de securitate ridicată, lucru care este verificat inițial, iar apoi periodic, prin auditurile de certificare. Lista acestor dispositive este publicată la nivelul UE (https://ec.europa.eu/futurium/en/content/compilation-member-states-notification-sscds-and-qscds) și este actualizată periodic. Una din măsurile importante pentru securitatea soluției de semnare la distanță este autorizarea prin 2 factori: user& parolă și cod unic primit pe telefon, care va fi generat exact la momentul semnării.

Alte elemente de care să țineți cont

Non-repudierea documentului deja semnat. După ce un document a fost semnat la distanță cu un certificat calificat, acesta nu poate fi contestat ulterior, adică nu putem pretinde că nu noi am semnat documentul, dacă semnătura noastră apare pe acel înscris. Folosirea unui certificat calificat garantează că persoana care a semnat documentul este aceeași cu persoana reală căreia i-am solicitat să îl semneze.

Integritatea documentului semnat electronic la distanță. Soluția de semnare la distanță trebuie să poată detecta orice modificare ulterioară adusă unui document semnat electronic cu un certificat calificat.

Flexibilitate și disponibilitate. Semnătura la distanță trebuie să poată fi folosită în orice moment, de pe orice tip de dispozitiv și din orice colț al lumii. Acest lucru poate fi realizat prin intermediul platformei de semnare la distanță, care este de fapt o aplicație web ce poată fi accesată de oriunde, fiind nevoie doar de o conexiune la Internet.

Informații cu privire la identitatea companiei pe care o reprezinți. Acest criteriu este important, deoarece atunci când semnezi un contract cu un partener, de exemplu, trebuie să poți vedea și verifica faptul că semnatarul este reprezentant al firmei pe care susține că o reprezintă. Aceste informații sunt vizibile în detaliile certificatului electronic cu care s-a semnat documentul.

Suport tehnic în limba română. O echipă locală care să poată oferi consultanță sau suport tehnic atunci când ai nevoie, în limba maternă, este extrem de important. Acest lucru ușurează procesul, prin faptul că discuția decurge firesc, dar se reduce și timpul de rezolvare a solicitării.

Indiferent pe cine alegeți să vă fie furnizorl de tehnologie pentru semnătura electronică, asigurați-vă că vă oferă și că respectă toatele elementele de mai sus. Vă poate scuti de foarte multe bătăi de cap, vă poate ajuta să economisiți timp și bani, iar documentele astfel semnate au valoare legală. Până atunci, puteți să vă uitați la certSIGN, o companie care vă oferă toate cele de mai sus.

Articol susținut de certSIGN