Mutarea în online a interacțiunii cu Statul. Cât de pregătite sunt companiile și institutiile pentru operațiuni pe internet?

ANAF recomanda zilele trecute să se interacționeze online, la fel și alte instituții, dar problema este că anumite declarații tot necesită deplasarea la ghișeu, iar uneori serverele instituției dau “rateuri”. Nu totul este online. E greu să nu atingi fizic, Statul. Partea bună e că se va amâna termenul de depunere a declarațiilor fiscale cu o lună, până la 25 aprilie 2020. Chiar și între firme sunt situații asemănătoare: unele emit facturile doar în format fizic. Acum contabilii caută soluții pentru ca acestea să fie scanate și trimise pe mail. Pare că este momentul ca societatea românească să evolueze spre online.

Pe scurt:

• Pentru un cod de TVA pentru o firmă este nevoie de deplasarea la ghișeele ANAF. Nu se poate online

• Declarația privind beneficiarul real al firmei se depune fizic la ONRC

• Unele firme trebuie să meargă la Trezorerie, dacă lucrează cu instituții de stat

• Multe firme își emit între ele facturi în format fizic

• La ONRC se solicită o semnătură electronică pe care mulți nu o au
• PwC România: Sunt multe situații în care documentele sunt solicitate doar pe hârtie, în original, ceea ce face dificilă relația online cu autoritățile
• PwC: La depunerea documentelor oamenii nu păstrează distanța de minim 1 metru, stau îngrămădiți
• Declarațiile lunare 224 pot fi depuse momentan doar în format de hârtie și trebuie să fie semnate și depuse în original.
• EY România: Nu se pot emite prin Spațiul Privat Virtual certificatele de înregistrare, de rezidență fiscală
• EY România: Ar trebui să se accepte depunerea pe email a documentelor scanate semnate, cu obligația depunerii și în original – la solicitarea autorității – a documentelor în original după încetarea stării de urgență

„Deocamdată să vedem cum va funcționa săptămâna asta. Săptămâna trecută a mai mers cât de cât, adică au dat ei (cei de la ANAF n.r.) comunicatul să se interacționeze online dar, mă rog, nu prea am avut succes de trimis documente”, a declarat Dan Manolescu, președintele Camerei Consultanților Fiscali, pentru HotNews.ro.

Problema este că multe firme emit facturi fizice către partenerii de afaceri.

Potrivit acestuia, ca specialist în fiscalitate e destul de complicat să lucrezi de acasă totul.

„Multe documente sunt fizice, nu le ai. Ideea e ce se lucrează de acasă. Poți să ai datele în sistem și poți să le vezi pe laptop, să le lucrezi, dar multe sunt în format fizic. Cineva trebuie să le scaneze. Clientul ar trebui să le scaneze și să le trimită. Până se așează lucrurile astea durează un pic”, a spus Manolescu.

• De exemplu, a luat omul pe decont benzină sau are facturi că a luat papetărie. Sunt multe documente fizice.

Camera Consultanților Fiscali a transmis Ministerului de Finanțe o listă de 31 de propuneri măsuri privind efectele coronavirusului în economie.

“Noi acum am strâns cât de multe idei am găsit, să pară viabile, să se poată alege din ele ce e prioritar. Ulterior, să vadă cum e situația, că nu știe nimeni acum ce va fi”, a mai afirmat Manolescu.

La rândul său, consultantul fiscal Cornel Grama a afirmat că lucrează cu ANAF ca până acum.

„Alte contacte cu ANAF nu am avea. De exemplu, dacă vrei un cod de TVA trebuie să mergi acolo la ei, că nu se depune electronic cererea. Dacă vrei să înregistrezi o firmă cu TVA, e o procedură care presupune să mergi acolo în sediu cu dosarul. Nu e online”, a explicat el.

În legătură cu facturile clienților pentru evidența contabilă, el spune că trebuie găsită o modalitate prin care să le scaneze și să le trimită pe mail.

• De exemplu la o rambursare de TVA îți trebuie facturile în original.

Unii tot trebuie să meargă la Trezorerie. Să spunem că o firmă are un contract cu o instituție de stat care îi este client. Instituția de stat îi virează banii în Trezorerie. Pentru ca firma să-i folosească, aceasta trebuie să meargă cu ordinul de plată în format fizic la Trezorerie.

Bineînțeles, de-a lungul timpului cele mai multe plângeri au fost legate de faptul că servere ANAF ba merg, ba nu merg. Partea bună este că s-a amânat termenul de depunere a declarațiilor fiscale.

Unii oameni de afaceri se plâng ca uneori serviciile nu merg, la ONRC, fie li se solicită o semnătură electronică pe care nu o au.

Probleme identificate de PwC România

Daniel Anghel, Partener, Liderul departamentului de servicii fiscale și juridice al PwC Romania, și Irina Nistor, Director în cadrul companiei, au identificat probleme la ANAF și alte instituții.

„Sistemele informatice ale majorității instituțiilor (ex. ANAF, Inspectoratul General pentru Imigrări – IGI sau CASMB) au perioade în care nu funcționează sau funcționează foarte greu. Însă, sunt încă multe situații în care documentele sunt solicitate doar pe hârtie, în original, ceea ce face dificilă relația online cu autoritățile”, conform PwC.

• La depunerea documentelor oamenii nu păstrează distanța de minim 1 metru, stau îngrămădiți așteptând permiterea accesului în instituții de către agenții de pază. Chiar dacă recomandarea ANAF este ca declarațiile să fie depuse prin poștă, nu este o soluție întrucât cozile se mută practic la altă instituție.

„ANAF recomandă ca orice document ce trebuie transmis la registratură să fie trimis prin portalul „formular de contact” însă nu este eficient pentru transmiterea tuturor documentelor (e.g. chestionare de rezidență fiscală), iar termenul de răspuns la acel formular este de 30 de zile”, menționează sursa citată.

• De exemplu declarațiile lunare 224 pot fi depuse momentan doar în format de hârtie și trebuie să fie semnate și depuse în original. Este o obligație lunară, iar dacă este efectuată cu întârziere se percep amenzi. Ar fi mai eficient sa fie procesate la fel ca declarațiile 112. Un alt exemplu este depunerea documentelor pentru înregistrarea de CNP-uri (formularele 020 și 150) care necesită procesarea lor pe format hârtie, semnate în original.

De obicei funcționează platforma SPV a ANAF, spun specialiștii PwC România, dar mai apar situații când platforma pică și transmite pe mail câte un cod de securitate pentru finalizarea creării contului la fiecare minut, timp de 15 minute.

„Situația actuală ne arată încă o dată cât de importantă și necesară este digitalizarea administrației publice. În mod cert ANAF are mult de lucrat pentru informatizare, după cum au spus și oficialii instituției. Să sperăm că în acest an reforma și digitalizarea ANAF vor fi prioritare, așa cum s-a anunțat”, spun reprezentanții companiei de consultanță.

Probleme indentificate de EY România

La rândul său, Răzvan Ungureanu, ACCA, Senior Manager, Tax Advisory & Compliance Services, EY România, spune că, la ANAF, există o serie de acțiuni ce nu pot fi desfășurate prin mijloace de comunicare electronice, în legătură cu care ar trebui să se ia măsuri, cel puțin ca și excepție în această perioadă, cum ar fi:

• emiterea prin Spațiul Privat Virtual a certificatelor de înregistrare, de rezidență fiscală, de orice alte certificate ce nu sunt în prezent comunicate prin acest canal

• să se ofere posibilitatea ca contribuabilii să depună răspunsuri, documente, cereri către ANAF (de ex. cereri de restituire a impozitului, cereri de eliberare a anumitor tipuri de documente, cereri de înregistrare) prin canale electronice

• să se accepte depunerea pe email a documentelor scanate semnate, cu obligația depunerii și în original – la solicitarea autorității – a documentelor în original după încetarea stării de urgență

• încurajarea autorităților fiscale să accepte transmiterea de către contribuabili persoane fizice a declarațiilor fiscale sau a altor formulare/documente prin email, în cazul în care persoanele fizice sunt în imposibilitatea de a le depune prin alte mijloace online (ex., Spațiul Privat Virtual sau e-guvernare)

„Separat de aceasta, în cursul zilei de astăzi, ANAF a anunțat că termenul de depunere al declarațiilor se amână de la 25 martie la 25 aprilie. Nu se specifică însă ce se întâmpla cu termenul de plată, care este același cu termenul de depunere al declarației. În mod normal, termenul de plata al obligațiilor fiscale respective ar trebui amânat în mod corespunzător, având în vedere că suma de plată este calculată cu ocazia întocmirii și depunerii declarației fiscale”, spune Ungureanu.

În ceea ce privește persoanele fizice, în cazul cineva nu și-a activat SPV-ul, accesarea acestuia ar fi problematică la acest moment deoarece o activare la distanță, fără o deplasare la administrația financiară, ar fi posibilă doar în anumite situatii (ex., persoana a primit în trecut o decizie de impunere). Astfel, persoanele care nu au SPV activ la acest moment, s-ar vedea în imposibilitate de a comunica cu organul fiscal prin intermediul acestuia.

IMM-urile consideră că este o perioadă prielnică pentru folosirea serviciilor online

La Registrul Comerțului doar 2% din operațiuni se făceau online, deși aproape toate puteau fi făcute astfel, susține Florin Jianu, președintele Consiliului Național al Întreprinderilor Private Mici și Mijlocii din Românie (CNIPMMR).

„I-am transmis prim-ministrului să strângă o colecție de operațiuni care au interfață cu publicul cum sunt ANAF, ITM, ONRC și așa mai departe și, pe cât posibil, fie să le suspende în această perioadă sau să le transfere pe online. Vă dau un exemplu. Există obligativitatea unei declarații care vine dintr-o reglementare europeană, privind beneficiarii reali, care trebuia depusă față în față. Nu e posibil în acest moment”, a declarat el, pentru HotNews.ro.

Reamintim că au fost raportate cozi la ONRC fix din cauza acelei declarații, conform diferitelor poze puse de experți în fiscalitate pe paginile de Facebook.

„Peste această perioadă o să trecem, dar dacă o facem cu niște lecții învățate, cu un anumit tip de comportament care să inducă mai mult folosirea digitală, vom fi mai câștigați. ANAF reprezintă o situație particulară, în opinia mea, de încetinire a acestui proces de digitalizare”, explică el.