Angajatorii pot folosi datele GPS pentru a dispune concedierea, în anumite condiții

Conform unei hotărâri recente a Curții Europene a Drepturilor Omului („CEDO”), aceasta a considerat că nu a avut loc o încălcare a dreptului la viață privată a angajatului (art. 8 din Convenția europeană a drepturilor omului) în contextul utilizării de către angajator a anumitor date rezultate din monitorizarea printr-un sistem GPS instalat pe mașina de serviciu, pentru a dispune concedierea acelui angajat. Pentru a lua această hotărâre, CEDO a ținut cont de particularitățile speței, de unde rezulta că angajatorul asigurase anterior o informare corespunzătoare cu privire la instalarea sistemului de monitorizare GPS, iar datele prelucrate fuseseră limitate la minimul necesar pentru atingerea scopului legitim urmărit de angajator, respectiv de a monitoriza cheltuielile societății.

Sumarizăm elementele cheie ce au stat la baza hotărârii CEDO și includem recomandările esențiale de care trebuie să țină cont acei angajatori care folosesc sisteme de monitorizare GPS pe mașinile de serviciu utilizate de angajați.

Starea de fapt

Hotărârea Florindo de Almeida Vasconcelos Gramaxo v. Portugalia din 13 decembrie 2022 privește situația în care un angajatorul a instalat pe mașinile de serviciu ale reprezentanților medicali sisteme de monitorizare GPS, destinate în principal să monitorizeze distanța parcursă de angajați în desfășurarea activităților profesionale ale acestora. În paralel, era necesar ca angajații respectivi să completeze anumite date legate de călătoriile lor și într-o aplicație de Customer Relationship Management (CRM).

În urma corelării informațiilor colectate prin sistemul GPS și cele introduse de angajat în aplicația CRM, a rezultat că acesta a majorat artificial distanțele parcurse în interes de serviciu așa încât să reducă proporția călătoriilor în interes personal. Scopul pentru care angajatul procedase în acest mod era evitarea rambursării anumitor costuri stabilite pentru deplasările în interes personal, care, deși erau permise, rămâneau în sarcina angajatului.

Prin urmare, angajatul a fost concediat pentru pentru creșterea artificiala a distanțelor parcurse în interes profesional pentru a ascunde deplasările private și pentru că nu a respectat programul de lucru. În plus, acesta interferase cu operarea sistemului GPS în weekend.

Angajatul a atacat decizia de concediere, însă instanțele naționale învestite au considerat că decizia a fost legală, atât în primă instanță, cât și în calea de atac (chiar dacă instanța de apel lăsase de-o parte motivul privind monitorizarea respectării programului de lucru, pentru particularități ce țin de legislația muncii acel stat). Anterior primirii deciziei de concediere, angajatul depusese și o plângere la autoritatea națională de protecție a datelor cu privire la utilizarea sistemului GPS, însă plângere i-a fost respinsă, iar angajatul nu a contestat în instanță soluția primită.

1. Aspecte relevante în cadrul hotărârii

CEDO a concluzionat că, raportat la deciziile instanțelor de judecată naționale, în cauză nu a existat o încălcare a dreptului la viață privată din perspectiva obligațiilor pozitive ale statului. Pentru a ajunge la această concluzie, CEDO a avut în vedere următoarele aspecte cheie:

faptul că angajatorul a informat angajatul: (i) cu privire la existența sistemului GPS și faptul că acesta era destinat să monitorizeze distanțele parcurse în desfășurarea activităților angajaților; și (ii) cu privire la posibilitatea inițierii unor proceduri disciplinare împotriva angajaților în cazul în care ar exista discrepanțe între datele de kilometraj furnizate de sistemul GPS și datele furnizate de angajat prin aplicația CRM;
prin faptul că instanța de apel a luat în considerare doar date de geolocalizare privind distanțele parcurse, a fost considerat că ingerința în dreptul la viață privată a angajatului a fost limitată la minimul necesar pentru atingerea scopului legitim urmărit de angajator, respectiv de a monitoriza cheltuielile societății;
informațiile rezultate din sistemul GPS au fost disponibile doar persoanelor responsabile cu alocarea și aprobarea vizitelor și cheltuielilor, circulația acestor informații fiind foarte limitată;
angajatul nu a contestat în instanță respingerea plângerii depuse la autoritatea națională de protecție a datelor cu privire la sistemul GPS.

În concluzie, CEDO a apreciat că instanța de apel a realizat un examen de proporționalitate echilibrat între dreptul solicitantului la respectarea vieții sale private și dreptul angajatorului de a asigura buna funcționare a societății, ținând cont de scopul legitim urmărit de societate, și anume dreptul de a-și monitoriza cheltuielile.

2. Recomandări

Atunci când angajatorii decid să implementeze sisteme de monitorizare GPS pe mașinile de serviciu ale angajaților lor ar trebui să țină cont de obligațiile care le revin în temeiul legislației privind protecția datelor cu caracter personal, evidențiate și de hotărârea CEDO.

Pe scurt, angajatorii ar trebui:

să informeze angajații în mod complet cu privire la existența sistemelor GPS, scopurile în care vor putea fi utilizate datele, precum și celelalte informații necesare conform Regulamentului general privind protecţia datelor (GDPR);
să se asigure că datele colectate prin sistemele GPS, prelucrate de societate, sunt limitate până la minimul necesar, stabilit prin raportare la scopul pentru care sunt colectate;
să se asigure că au fost stabilite măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor (de ex., limitarea accesului la informații doar pentru persoanele care trebuie să le cunoască în exercitarea atribuțiilor, securitatea tehnică a sistemului GPS etc.);
să analizeze relația cu furnizorul sistemului GPS pentru a determina dacă este necesară încheierea unui contract privind prelucrarea datelor (de ex. atunci când acesta acționează ca persoană împuternicită);
atunci când temeiul prelucrării datelor este interesul legitim al societății, societatea va trebui să realizeze și o analiză prin care să justifice interesul său urmărit prin implementarea sistemului GPS prin raportare la interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale angajaților (de exemplu, controlul cheltuielilor, atunci când există suspciuni că foile de parcurs ar fi neconforme prin raportare la distanțele dintre punctele între care are loc deplasarea, sau necesitatea derulării unei cercetări disciplinare pentru sancționarea abaterilor de la disciplina muncii).

De asemenea, angajatorul ar trebui să analizeze și aplicarea legii naționale privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului general privind protecția datelor (Legea 190/2018), care prevede anumite cerințe suplimentare atunci când are loc o monitorizare a angajaților în baza intereselor legitime ale angajatorului. Aceste cerințe privesc, în principal, consultarea sindicatului sau a reprezentanților angajaților, inexistența unor modalități mai puțin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator (în linie și cu principiile stabilite de CEDO în cauza Bărbulescu contra României) și stabilirea unei durate de stocare a datelor proporțională și limitată.

În concluzie, apreciem că examenul efectuat de CEDO este unul just, iar concluziile care rezultă din analiza Curții pot fi folosite de angajatori pentru a implementa sisteme de monitorizare de tip GPS pe mașinile de serviciu mergând până la utilizarea datelor rezultate din respectivele sisteme atât în proceduri disciplinare, cât și în fața instanțelor de judecată, cu îndeplinirea obligațiilor legale corespunzătoare.

Articol semnat de Cristina Tudoran (counsel) și Diana Gavra (senior associate)