Whistleblowing. Noi obligații legale impuse companiilor pentru asigurarea unui mediu de business sănătos

Context. Ce este un whisteblower.

Organizația Transparency International a afirmat recent că în anul 2020, nu se mai poate găsi nicio justificare pentru a lăsa avertizorii de integritate (whisteblowers) neprotejați (1). Mesajul a fost adresat atât autorităților, cât și mediului de afaceri.

Un whistleblower e practic o persoană care oferă informații despre anumite conduite ilegale, incorecte sau lipsite de etică din cadrul unei companii private sau publice.

Prin același comunicat s-a susținut că, ultimele evenimente recent întâmplate la nivel global au arătat că cele mai mari provocări ale societății actuale nu pot fi rezolvate decât dacă sunt denunțate greșeli sau încălcări ale legii și adevărul este expus. Lumea se confruntă cu amenințările combinate ale unei pandemii globale, încălzirii globale, agravate de corupția sistemică.

Spre exemplu, în Wuhan, China, în decembrie anul trecut, dr. Li Wenliang a făcut o raportare cu privire la ceea ce a devenit cunoscut sub numele de COVID-19. El a încercat sa avertizeze oamenii despre acest nou virus, însă a fost amenințat și intimidat de autorități. Dr. Li s-a infectat cu virusul și a murit pe 6 februarie, moment în care lumea se confrunta cu pericolele virusului și perspectivele unei pandemii apărute (2).

Astfel, poate unele din efectele pandemiei COVID-19 ar fi putut fi limitate dacă anumite fapte erau denunțate la timp și se luau măsurile necesare de către autorități.

Recent, la data de 28 aprilie 2020, Comisia pentru valori mobiliare și schimburi americane (SEC) a anunțat oferirea unei recompense de peste 18 milioane de dolari unui denunțător ale cărui informații semnificative au generat o sesizare a autorităților care a dus la o anchetă penală importantă. Denunțătorul a raportat în mod repetat problema către organele interne ale companiei înainte de a contacta SEC (3).

Toată comunitatea internațională subliniază importanța whistleblowerilor în contextul în care în aceste momente reacția angajatorilor și a autorităților împotriva infracționalității trebuie să fie foarte rapidă pentru a avea efectele scontate.

În octombrie 2019, Consiliul European a aprobat Directiva (4) Uniunii Europene pentru protecția persoanelor care raportează anumite fapte infracționale.

Directiva a fost creată ca răspuns la o serie de scandaluri descoperite și făcute publice în ultimii ani de către denunțători, inclusiv scandalul Cambridge Analytica cât și Panama Papers, care au evidențiat lipsa de protecție pentru cei care încearcă să expună infracțiunile corporative în interesul public.

Obligațiile companiilor private

Directiva introduce un sistem de raportare pe trei niveluri.

Practic, companiile private vor fi obligate să se conformeze acestei Directive, fiind necesar să asigure canale de comunicare sigure și anonime pentru a proteja whistleblowerii.

Se dorește ca organizațiile să furnizeze informații clare, ușor accesibile și transparente despre canalele de raportare pentru a promova – și nu a descuraja – raportarea.

Termenul limită până la care România va trebui să transpună directiva în legislația internă se împlinește în cursul anului 2021. Credem și sperăm că acest termen nu va fi depășit întrucât recent România a fost amendată cu 3 milioane de euro pentru netranspunerea în termen a unei alte directive a UE privind spălarea banilor.

Conform directivei companiile vor fi obligate, printre altele, să:

a) asigure canale pentru primirea raportărilor care sunt concepute, instituite și gestionate în condiții de siguranță, astfel încât să fie protejată confidențialitatea identității persoanei care efectuează raportarea și a oricărei părți terțe menționate în raportare și să se împiedice accesul la comunicări al personalului neautorizat;

b) să confirme primirea raportării, către persoana care efectuează raportarea, în termen de șapte zile de la primire;

c) să desemneze o persoană sau un departament imparțial, pentru întreprinderea unor acțiuni subsecvente raportărilor, care va menține comunicarea cu persoana care face raportarea și, dacă este cazul, care va solicita informații suplimentare de la aceasta și îi va transmite un feedback;

d) să ofere un feedback și să răspundă raportărilor avertizorilor și să întreprindă acțiuni subsecvente acestor raportări în termen de maxim 3 luni.

În ceea ce privește asigurarea canalelor de raportare, companiile vor avea obligația să introducă un sistem de raportare pe trei niveluri:

(i) în primul rând, angajații ar trebui să utilizeze canale interne pentru denunțarea unor comportamente neconforme, pentru ca angajatorul sa ia măsurile necesare,

(ii) al doilea nivel va permite angajaților sa raporteze faptele direct „autorităților competente” la nivelul UE sau al statelor membre, iar

(iii) al treilea nivel le permite denunțătorilor să transmită public sesizările prin intermediul mass-media sau prin alte mijloace.

Cine sunt companiile care vor trebui să implementeze aceste canale de raportare pentru whistlebloweri?

Toate companiile cu peste 50 de angajați sau cu peste 10 milioane de euro cifră de afaceri anuală vor fi obligate să stabilească canale de raportare interne adecvate. Companiile cu 250 sau mai mulți angajați vor fi obligate să se conformeze în termen de doi ani de la adoptarea directivei, odată cu intrarea în vigoare a legislației naționale prin care sunt transpuse aceste obligații, pe când companiile cu între 50 și 250 de angajați au ca termen încă doi ani după transpunere pentru a se conforma.

Ce persoane vor fi protejate de noua legislație?

Directiva protejează o gamă largă de persoane – în esență orice persoană care lucrează în sectorul public sau privat, care ar putea deține informații despre o încălcare a legii într-un context legat de munca.

Raportările pot viza încălcări are dreptului UE, inclusiv în ceea ce privește spălarea banilor și impozitarea companiilor, protecția datelor personale, protecția intereselor financiare ale Uniunii, siguranța produselor alimentare, protecția mediului sau securitatea nucleară.

Prin urmare, cei protejați sunt (printre alții): angajați, funcționari publici, angajați independenți, voluntari, cursanți, membri neexecutivi și acționari.

Protecția se aplică și celor a căror relație de muncă încă nu a început, cum ar fi persoane care se află în stadiul unor negocieri precontractuale sau chiar situații unde s-a terminat contractul de muncă.

De asemenea, sunt protejate și persoanele care îi ajută pe cei care aleg să vorbească despre nereguli, de exemplu colegii sau rudele care ar putea fi afectate de o divulgare.

Există sancțiuni pentru neconformarea companiilor?

Directiva UE include si detalii despre sancțiuni. Companiile care obstrucționează raportarea sau încearcă să o obstrucționeze se vor confrunta cu sancțiuni.

Același lucru se aplică în cazul în care companiile nu păstrează confidențialitatea identității denunțătorului.

Măsurile de represalii împotriva denunțătorilor vor fi, de asemenea, pedepsite.

Urmează ca legea națională să stabilească în concret care vor fi aceste sancțiuni și cum se vor aplica de la caz de la caz fiecărei companii care nu se conformează acestor prevederi.

Recomandări

Adoptarea și implementarea unui sistem de whistleblowing nu reprezintă doar o recomandare pentru mediul privat, ci va deveni în scurt timp și o obligație legală pentru evita sancțiuni patrimoniale majore.

Deja, mai multe state din UE s-au conformat prevederilor directivei. Recent a fost anunțată o propunere de lege privind protecția denunțătorilor de către Suedia. Legea propusă impune organizațiilor să ofere un canal de raportare pentru ca oamenii să tragă un semnal de alarmă cu privire la comportamentele incorecte pe care le suspectează legate de organizație (5).

Un sondaj (6) recent a arătat că multe dintre companiile din state precum Franța, Germania sau Elveția iau deja diverse măsuri pentru prevenirea sau identificarea acțiunilor ilegale sau ne etice într-o fază incipientă.

Raportat la celelalte state europene, sondajul a arătat că aproape 60% dintre companiile intervievate au implementat un sistem de whistleblowing, canale de raportare, prin care denunțătorii pot raporta comportamente incorecte sau suspecte.

Companiile mari, inclusiv băncile și companiile de asigurări, s-au arătat cele mai preocupate să implementeze aceste canale de Raportări.

Există diverse motive pentru companii pentru a introduce un sistem de whistleblowing. Acestea includ dorința de a evita pierderile financiare ori îmbunătățirea imaginii etice și morale a companiei.

Același sondaj a arătat că, în 2018, aproximativ o treime dintre companiile chestionate au reușit să recupereze mai mult de 60% din pierderile financiare totale datorită sistemului de whistleblowing. Proporția pierderilor financiare relevate de acest sistem nu este influențată numai de comunicare, dar crește și odată cu extinderea publicului țintă al sistemului de whistleblowing.

Dincolo de orice obligație legală, în experiența noastră, am constatat că, implementarea unor canale eficiente de comunicare pentru membrii unei companii, care au cunoștință despre anumite fapte ce ar putea constitui infracțiuni, prezintă, pe lângă avantajul evident al recuperării sau evitării unui prejudiciu adus companiei prin comportamentul neconform (spre exemplu prin reținerea unor circumstanțe atenuante pentru companie legate de implementarea și încurajarea efectivă a utilizării unui sistem de whistleblowing) și o multitudine de avantaje nepatrimoniale. Acestea includ o mai bună înțelegere a conformității de către angajați, consolidarea imaginii etice și morale a unei companii, precum și promovarea unei conduite adecvate.

Așadar, având în vedere că directiva instituie un set minim de obligații, este deja recomandabilă și în curând obligatorie adoptarea unor politici prin care se implementeze sisteme de whisteblowing eficiente, care să se adreseze tuturor membrilor companiei și să vizeze un spectru cât mai larg de conduite neconforme, pentru că efectele benefice ale unui astfel de pachet se întind dincolo de evitarea unei sancțiuni patrimoniale semnificative impuse de autorități.

Articol semnat de Amalia Gogoci, Senior Associate și Adrian Șandru, Associate

Note de subsol:

(1) Comunicat de presă Transparency International, disponibil la: https://www.transparency.org/en/news/world- whistleblowing-day-in-2020-there-can-be-no-excuses-for-leaving-whistleblowers-unprotected#.

(2) A se vedea https://www.bbc.com/news/world-asia-china-51403795.

(3) A se vedea https://www.sec.gov/news/press-release/2020-98.

(4) Directiva (UE) 2019/1937 din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii, disponibilă la: www.eur-lex.europa.eu.

(5) A se vedea https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/statens-offentliga-utredningar/2020/06/sou-202038/.

(6) A se vedea studiul Whistleblowing Report 2019 realizat de EQS Group AG împreună cu Chur University of Applied Sciences, disponibil la: https://www.eqs.com/