Plimbăm hârtiile ca în secolul trecut, visând la eficiență sau trecem în full digital?

S-a tot discutat despre digitalizare, despre cum unele proceduri interne s-au lovit de un blocaj din cauza lipsei unei infrastructuri digitale interne în unele companii. Cu alte cuvinte, când pandemia a lovit din plin și companiile din România au trebuit să introducă sistemul de telemuncă, primul pas a fost ca munca, acolo unde era posibil, să fie mutată acasă, asta însemnând stabilirea unei infrastructuri minime pentru a putea îndeplini sarcinile de zi cu zi.

După ce s-au stabilit noile proceduri de lucrat de la distanță, companiile s-au văzut nevoite să rezolve și partea birocratică, partea de semnat documente. Trimisul documentelor în format fizic, așa cum am mai vorbit și într-un articol anterior, consumă timp și implică și ceva riscuri de sănătate. Este momentul să vorbim despre procesul de Resurse Umane, unul dintre procesele cele mai consumatoare de hârtie și de timp dintr-o companie.

Unele procese au continuat și pe timp de pandemie și fiecare companie a trebuit să se adapteze și în același timp să respecte legislația în vigoare. Fie că vorbim de semnarea unor acte adiționale la contractele de muncă, acte de angajare sau fie banalele cereri de concediu, departamentul de Resurse Umane a trebuit să se asigure că legislația muncii este respectată și că documentele sunt semnate și arhivate corespunzător.

Recrutarea în România pe timp de pandemie

Chiar dacă primul trimestru din 2020 a fost marcat de incertitudini, iar piața muncii a resimțit din plin valul de panică instalat în rândul populației, lucrurile au revenit la normal în ultimul trimestru, unde s-a observat o creștere a numărului locurilor de muncă cu 5% față de aceeași perioadă a anului 2019. Evident, nu vorbim de domeniile care au fost închise total sau parțial.

Așadar, angajările au continuat și pe timp de pandemie. Dacă un interviu de angajare îl puteai susține online, partea de semnare a documentelor devine puțin mai complicată și consumatoare de timp.

Plimbăm hârtiile ca în secolul trecut?

Mulți oameni preferă în continuare cărțile tipărite în locul celor în format digital. Și aici nu poți decide cum e mai bine. Argumente pro și contra există de ambele părți, iar decizia este una personală, subiectivă. Dar în cazul proceselor interne dintr-o companie, accentul trebuie pus pe eficiență, scăderea riscurilor de orice fel, reducerea costurilor etc. Analiza trebuie să fie una obiectivă și calculată.

Managementul resurselor umane se numără printre cele mai importante procese ale unei companii și, în același timp, unul dintre cele mai consumatoare de resurse (timp, personal, spațiu de arhivare), soluția poate fi digitalizarea acestor procese. Este necesară înlocuirea proceselor greoaie, de lungă durată și ineficiente, bazate pe documente tipărite (ink-on-paper) cu un proces electronic care să faciliteze semnarea rapidă a documentelor de angajare.

Așadar, ce alegem: plimbăm hârtiile ca în secolul trecut, visând la eficiență sau trecem în full digital, în secolul vitezei?

Aplicația Paperless flowSIGN – nu e doar despre distanțare

Aplicația Paperless flowSIGN poate fi utilizată pentru semnarea oricărui document atașat unui proces de HR – contract de muncă, act adițional, acord de confidențialitate, procesele de integrare a noilor angajați în companie, cereri de concediu etc. Aplicația se pretează pentru a răspunde nevoilor departamentului HR , iar procesele devin mai ușoare, mai rapide, mai sigure, reducându-se și numărul de erori cauzate de gestionarea unei multitudini de documente printate.

Prin utilizarea Paperless flowSIGN se simplifică și obținerea și păstrarea documentelor semnate de angajați prin care confirmă primirea oricărei notificări cu informații legate de buna funcționare a unei companii, eficientizând astfel munca specialiștilor de HR care pot urmări în aplicație cine a semnat si pot aloca timpul economisit pentru definirea unor proiecte de HR orientate către angajat.

Mecanismele de securitate integrate în semnătura electronică calificată garantează că datele angajaților sunt în siguranță și nu pot fi vizualizate decât de către persoanele autorizate să semneze documentele. Autorizarea semnăturii se face prin 2 factori: user&parolă și cod unic primit pe telefonul mobil.

Adesea, sistemele de resurse umane tradiționale cu documente semnate pe hârtie tind să pună pe primul loc procesul de semnare în sine. Utilizarea aplicației în care semnarea documentelor are loc online contribuie la construirea unor relații pozitive între angajați și companii, prin reducerea stresului cauzat de semnarea documentelor pe hârtie, trimiterea către departamentul de Resurse Umane, primirea lor semnate de reprezentanții companiei.

Cum funcționează aplicația Paperless flowSIGN – explicație în 5 pași simpli

1. Departamentul HR întocmește actele de angajare și le încarcă în aplicația Paperless flowSIGN.

2. Fluxul de semnare este inițiat în doi pași – semnarea documentelor de către administratorul societății și ulterior de către viitorul angajat

3. Aplicația transmite notificări către fiecare semnatar în parte. Aceștia vor primi, pe rând, notificări pe e-mail cu linkul pe care trebuie să îl acceseze în vederea semnării documentelor.

4. Primul semnatar accesează linkul, se autentifică în aplicația Paperless flowSIGN și semnează documentele. Procesul de semnare este autorizat prin introducerea codului de autorizare, primit pe telefon. Aplicaţia transmite notificare către următorul semnatar care va urma aceiaşi paşi de autentificare şi semnare.

5. La finalizarea fluxului de semnare fiecare actor implicat, inclusiv responsabilul HR care a iniţiat fluxul, primește o notificare referitoare la finalizarea fluxului. Departamentul HR dar și noul angajat au acces la dosarul de angajare prin intermediul Paperless flowSIGN, documentele putând fi descărcate și salvate local sau trimise în aplicațiile de arhivare electronică (reducere de 67% a costurilor, comparativ cu arhivarea fizică) și pentru managementul resurselor umane.

În loc de încheiere – 3 dintre cele mai frecvente întrebări pe care le-ar putea avea un profesionist din domeniul HR cu privire la utilizarea Paperless flowSIGN

1. Care este valoarea juridică a documentelor semnate electronic?

Semnătura electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe, conform Regulamentului european eIDAS 910/2014. Certificatele digitale calificate emise de certSIGN pentru semnătură electronică sunt oferite în conformitate cu acest regulament. Astfel că, un document semnat cu semnătură electronică calificată este asimilat înscrisului sub semnătură privată atât în cazul actelor pentru care forma scrisă este necesară ad validitatem, cât și în cazul celor pentru care forma scrisă este necesară ad probationem.

2. Angajatorul poate semna electronic, iar angajatul fizic, iar documentele să fie arhivate?

Nu este recomandabil, deoarece este greu de dovedit existența actului și implică dublă arhivare atât pentru angajator, cât și pentru angajat, care ar fi nevoit să comunice, să transmită contractul de muncă în ambele formate.

3. Cum procedăm dacă un viitor angajat nu deține o semnătură electronică? Care este procedura administrativă care trebuie parcursă pentru a obține semnătură electronică? Cât durează, în medie, emiterea acesteia?

Pentru emiterea semnăturii electronice este necesară identificarea angajaților. Identificarea poate fi făcută față în față, prin diferite metode, sau la distanță, printr-un protocol video certificat. În acest ultim caz, angajatul trebuie să aibă un dispozitiv electronic cu cameră video, cartea de identitate și posibilitatea tehnică de a intra în legătură cu un operator certSIGN care îi va confirma identitatea.

În funcție de metoda de identificare aleasă, emiterea certificatului poate dura de la câteva minute (identificare video) la 1-2 zile (identificare fizică).

Articol susținut de certSIGN

​