[P] Semnăturile electronice – o soluție pentru digitalizare

Ovidiu Găitan, Federația Patronală Petrol Și Gaze. Acest articol face parte dintr-o campanie de informare a Confederației Patronale Concordia privind beneficiile democratizării semnăturii electronice.

Digitalizarea a contribuit în permanență la inovație în foarte multe domenii și a generat progres la nivel global, fiind în strânsă legătura cu dezvoltarea unor tehnologii sau produse inovatoare, cum ar fi computerele, produsele software, internetul, telefoanele inteligente etc.

Semnăturile electronice sunt importante în procesele de digitalizare, acestea contribuind la flexibilizarea și debirocratizarea a procesului de întocmire și semnare a documentelor, creșterea eficienței serviciilor online din sectorul public și privat, a activităților economice electronice și a comerțului electronic.

Deși semnăturile electronice sunt folosite de ani buni în diverse domenii, pentru foarte mulți dintre noi au căpătat o importanță deosebită în contextul pandemic, context în care s-a schimbat inclusiv modul în care comunicăm și ne desfășuram activitatea, încheiem contracte sau relaționăm cu autoritățile.

1. Principalele reglementari privind semnăturile electronice

Principalele două reglementari privind semnăturile electronice aplicabile în Romania, sunt:

– Regulamentul (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE („eIDAS”).

– Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică („Legea 455/2001”);

Prin aceasta lege s-a implementat Directiva 1999/93/CE privind un cadru comunitar pentru semnăturile electronice; Diverse proiecte de acte normative pentru abrogarea acestei legi / punerea în aplicare a aspectelor lăsate de eIDAS pentru a fi implementate de către statele membre conform dreptului intern sunt în diverse stadii ale procesului legislativ, fără a fi încă adoptate.

Întrucât este un Regulament UE, eIDAS este de directă aplicare în toate statele membre, inclusiv în Romania și prevalează în fata Legi 455/2001 în caz de contradicție cu prevederile acesteia.

Obiectivul eIDAS a fost de a crește încrederea în tranzacțiile electronice de pe piața internă prin furnizarea unei baze comune pentru realizarea de interacțiuni electronice sigure între cetățeni, întreprinderi și autoritățile publice, contribuind astfel la creșterea eficienței serviciilor online din sectorul public și privat, a activităților economice electronice și a comerțului electronic în Uniune (para. 2 preambul eIDAS).

Astfel, eIDAS reglementează identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice, principalele astfel de servicii de încredere fiind: semnăturile electronice, sigiliile electronice, mărcile temporale, certificate pentru autentificarea site-urilor web și servicii de distribuție electronică înregistrată.

eIDAS are o abordare deschisă inovării, încercând sa fie neutru din punct de vedere al tehnologiei, un exemplu în acest sens fiind definiția foarte generala data noțiunii de document electronic, respectiv „orice conținut stocat în format electronic, în special sub formă de text sau de înregistrare sonoră, vizuală sau audiovizuală„.

Aspecte generale relevante privind semnătura electronică (conform eIDAS)

• Unei semnături electronice nu i se refuză efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptată ca probă în procedurile judiciare doar din motiv că aceasta este în format electronic sau că nu îndeplinește cerințele pentru semnăturile electronice calificate.
• O semnătură electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe.
• Efectul juridic al semnăturilor electronice simple sau avansate se definește în dreptul intern de către fiecare stat membru.
• O semnătură electronică calificată bazată pe un certificat calificat emis într-un stat membru este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre.

2. Semnăturile electronice conform eIDAS

2.1 Semnătura electronică – este definită de eIDAS ca “date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna;”

Exemple care pot fi încadrate in aceasta definiție:

• Semnătura folosită în mod uzual în cadrul email-urilor (ex: nume, funcție);
• Desenarea unei semnături in PDF;
• O poză a unei semnături olografe; etc.

În mod uzual, o semnătură electronică ce îndeplinește aceste condiții (fără a îndeplini condițiile pentru a fi considerată o semnătură electronică avansată sau calificată) este cunoscuta drept semnătură electronică simplă.

2.2. Semnătura electronică avansată, este o semnătură electronică ce îndeplinește cumulativ următoarele cerințe:

• face trimitere exclusiv la semnatar;
• permite identificarea semnatarului;
• este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său;
• este legată de datele utilizate la semnare, astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

2.3. Semnătura electronică calificată, este o semnătură electronica avansată, care în plus este creată cu un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care folosește un certificat calificat.

Semnătura electronică calificată asigură cel mai ridicat nivel de încredere și este recunoscută în toate țările membre UE în temeiul art. 25 (3) din eIDAS. Astfel, o semnătură electronică calificată bazată pe un certificat calificat eliberat într-un un stat membru UE (inclusiv din Romania) este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre (inclusiv în Romania).

Dispozitivul de creare a semnăturilor electronice calificate și certificatul calificat pentru semnăturile electronice pot fi emise numai de furnizori autorizați de servicii de încredere, după identificarea solicitantului. În funcție de furnizor, identificarea solicitantului poate fi făcută fizic sau prin mijloace video.

Lista furnizorilor de servicii de încredere din statele membre UE este publicată la următoarea adresă: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser

3. Impactul pandemiei asupra digitalizării

În contextul pandemic, digitalizarea a devenit un subiect principal, fiind considerata un mijloc eficient de adaptare la o noua realitate ce implica distanțarea sociala și un set amplu de masuri restrictive.

Un astfel de exemplu este chiar Decretul nr. 195 din 16 martie 2020 privind instituirea stării de urgență pe teritoriul României, care îndemna în mod expres la folosirea mijloacelor electronice de comunicare. Ulterior, prin OUG 38/2020 a fost reglementat cadrul general pentru utilizarea la nivelul autorităților şi instituțiilor publice a semnăturii electronice şi a documentelor electronice.

Astfel, semnăturile electronice au reprezentat o soluție în vederea continuării activității, fără a mai fi necesară interacțiunea fizică cu clienții, furnizorii, autoritățile, angajații, cetățenii, etc.

Semnăturile electronice sunt folosite de ani buni în diverse domenii, inclusiv în sfera relațiilor de muncă. Înainte de declansarea pandemiei, multe companii aveau deja anumite soluții digitale implementate pentru optimizarea anumitor operațiuni aferente relațiilor de munca, ce constau practic în flux-uri sau platforme sigure și ușor accesibile, care aduceau evidente beneficii atât angajatului cât și angajatorului prin gestionarea mai eficienta a proceselor. Spre exemplu, folosirea unor aplicații/platforme/ fluxuri pentru digitalizarea cererilor de concediu sau obținerea anumitor adeverințe de la angajator.

Cu toate acestea, prin raportare la cadrul de reglementare (de dinaintea pandemiei) și implicațiile practice, o parte semnificativă din documentele aferente relațiilor de muncă nu au putut fi digitalizate, însă aceasta a devenit o necesitate in contextul pandemic actual, care în multe cazuri presupune munca la distanță. â

Astfel, contextul pandemic a grăbit procesul de modernizarea legislației muncii pentru a construi un mediu flexibil și aplicat nevoilor actuale ale angajatului și angajatorului, flexibilizarea relațiilor de muncă și reducerea birocrației, precum și digitalizarea documentelor aferente relațiilor de muncă și sănătății și securității în muncă.

Prin intermediul OUG 36 / 2021 privind utilizarea semnăturii electronice în domeniul relațiilor de muncă și pentru modificarea și completarea unor acte normative, a fost creat un cadru optimizat ce permite un nivel mai ridicat de digitalizare a relațiilor de muncă. Astfel, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată pot fi folosite cu acordul parților ca alternativa la semnătura olografă pentru semnarea contractului individual de muncă și a documentelor care au legătură cu modificarea, suspendarea sau încetarea acestuia.

Totodată, semnăturile electronice simple, semnăturile electronice avansate sau semnăturile electronice calificate ori sigiliului electronic al angajatorului pot fi folosite cu acordul parților ca alternativă la semnătura olografă pentru documente care țin de executarea contractului individual de muncă.

4. Arhivarea documentelor semnate electronic

În contextul folosirii semnăturilor electronice ca alternativă la semnătura olografă pentru un număr din ce în ce mai mare de documente, un alt subiect de interes sporit este și modalitatea de gestionare și păstrare pe termen lung a acestor documente.

Documentele pe hârtie, semnate olograf, pot fi arhivate în arhive fizice, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.

In mod similar, documentele electronice pot fi arhivate în arhive electronice în conformitate cu Legea nr. 135 / 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronic.

Astfel, se poate arhiva electronic orice tip de document electronic.

Practic, dacă un document ar trebui arhivat fizic pentru o anumită perioadă de timp conform legii, acesta trebuie arhivat:

• Într-o arhivă fizică, dacă documentul este în format hârtie / semnat olograf;
• Într-o arhivă electronică, daca documentul este în format electronic, semnat cu o semnătură electronică.

Prin intermediul proiectului Paperless, grupul OMV Petrom a introdus în activitatea sa utilizarea semnăturilor electronice ca soluție pentru digitalizarea și simplificarea semnificativă a unui număr foarte mare de procese cum ar fi cele specifice industriei de țiței și gaze, relaționării cu autoritățile, întocmirii documentației financiar – contabile, încheierii și executării contractelor comerciale, relațiilor de muncă, etc.

Având în vedere numărul foarte mare de documente semnate electronic in urma acestor procese de digitalizare, precum și obligația legală de a arhiva o parte din aceste documente, pasul următor pentru grupul OMV Petrom a fost implementarea unei soluții pentru arhivarea documentelor semnate electronic, soluție disponibilă la acest moment și integrată cu fluxul de semnare a documentelor folosind semnătura electronică calificată.

Impactul pandemiei asupra vieții noastre a scos în evidenta importanta digitalizării in toate domeniile. Schimbările aduse prin utilizarea la scara globala a unor soluții digitale s-au dovedit a fi de mare ajutor tuturor, pentru a rămâne conectați, pentru a lucra și învăța de acasă, păstrând totodată distanțarea socială necesară. Nivelul crescut al cunoștințelor digitale dobândite prin aceste schimbări ne vor ajuta să ne adaptăm noii realități și să beneficiem de oportunitățile oferite de lumea digitală.

Confederația Patronală Concordia reprezintă 14 dintre cele mai importante sectoare ale economiei naționale și este partener de dialog social, reprezentativă la nivel național. Cu o contribuție de peste 26% din în PIB și un total de peste 330.000 de angajați în aproape 2.000 de firme mari și mici, cu capital străin și autohton, Concordia este singura organizație din România membră în BusinessEurope, Organizația Internațională a Angajatorilor (IOE) și Business at OECD (BIAC).

Din poziția de partener social reprezentativ, acordăm o importanță deosebită unei arii largi de subiecte printre care se numără piața muncii și dialogul social, educația, digitalizarea, protecția consumatorilor, viitorul transportului, fondurile europene, economia circulară.

​