2022 – E-factura, SAF-T, E-transport – priorități cu impact direct în colectarea TVA

2022 are toate șansele să fie unul ”istoric” pentru taxele indirecte, cu precădere în sfera taxei pe valoarea adăugată (TVA). Astfel, anul acesta pare să fie unul în care Guvernele și autoritățile fiscale își propun să recupereze timpul pierdut și să implementeze cele mai bune practici privind îmbunătățirea nivelului de colectare a TVA. Cel mai recent exemplu: Comisia Europeană a lansat un proces de consultare publică, ce este așteptat să se concretizeze cu un proiect de propunere legislativă în legătură cu inițiativa sa ”TVA în era digitală”. Acesta ar urma, pe de o parte să crească transparența în raportarea digitală – prin facturarea electronică, dar și să extindă înregistrarea unică în scop de TVA. Până la urmă, importanța impozitelor indirecte pentru guverne continuă să crească, ritmul digitalizării prinde viteză, deficitele accelerează, la fel trebuie să se întâmple și cu colectarea. La ce să fie atente companiile în 2022 în privința TVA?

Comisia Europeană a anunțat, recent, lansarea unei consultări asupra modului în care ar trebui să fie actualizat sistemul de TVA, astfel încât să fie adaptat la economia digitală și la noile modele de afaceri, dar și să reducă poverile administrative și costurile pentru întreprinderi.

”Consultarea solicită părerile părților interesate cu privire la adaptarea actualelor norme de TVA la era digitală și la modul în care tehnologia digitală poate fi utilizată, atât pentru a ajuta statele membre să lupte împotriva fraudei în materie de TVA, cât și pentru a aduce beneficii întreprinderilor. Se solicită opinii cu privire la: obligațiile de raportare TVA și facturarea electronică, tratamentul TVA al economiei platformei (platformele digitale) și utilizarea unei singure înregistrări TVA în UE”. Practic, prin consultarea ce va rămâne deschisă până pe 15 aprilie 2022, Comisia solicită nu doar contribuția părților interesate, ci și comentarii privind modul în care tehnologia digitală poate ajuta statele să lupte împotriva fraudei în materie de TVA și să faciliteze conformitatea afacerilor.

Nu este exclus ca dezbaterea recent lansată în preambulul pachetului legislativ așteptat pentru acest an să fie o posibilă tentativă de unificare/centralizare a facturării electronice.

Direcția principală – factura electronică. Introducerea facturării electronice a ajutat statele să ”plombeze” scurgerile de TVA, așa numitul deficit de colectare a TVA, adică venituri din TVA ce nu mai ajung la buget, care, în 2019, s-a ridicat la 134 de miliarde de euro la nivelul Uniunii Europene. Cel puțin 13 țări ale Uniunii Europene au un sistem de facturare electronică sau intenționează să implementeze unul. Iar facturarea electronică continuă să fie soluția la care apelează autoritățile fiscale care doresc să maximizeze colectarea TVA-ului. De aceea, în 2022, trendul va continua, fie că va fi vorba despre facturarea electronică obligatorie, fie de programe- pilot pe bază de voluntariat, înainte de aplicarea obligatorie mai largă.

Slovacia este în proces de implementare a unui sistem național central de facturare electronică aplicabil pentru relația Business to Government care se dorește a fi extins pe relațiile Business to Business (B2B) și de la Business to Consumer (B2C), începând cu ianuarie 2023. Polonia, tocmai și-a lansat noul Sistem național de facturi electronice (KSeF). Din 2022, utilizarea KSeF este voluntară și toți contribuabilii vor putea emite facturi structurate. Se anticipează că utilizarea KSeF și facturarea electronică va deveni obligatorie de la 1 ianuarie 2023. De asemenea, noul guvern de coaliție german va publica mai multe detalii despre o nouă platformă obligatorie de facturare electronică și se așteaptă, de asemenea, mai multe detalii, legislație și specificații tehnice din Franța și Spania. Desigur, toate aceste noi mandate de facturare electronică ar fi condiționate, în prezent, de obținerea de către țări a unei derogări de la Comisia Europeană, dar este posibil ca modificările așteptate de la Bruxelles să conțină prevederi exprese, care să elimine, în anumite condiții, această obligație.

Unde este România? Ultimele statistici, cele pentru anul 2019, ne arată nu doar că România rămâne pe locul 1 la nivelul clasamentului UE din perspectiva necolectării TVA, cu un procent de 35%, ci și că țara noastră este în top trei state la nivelul cărora decalajul a crescut. Acest lucru pune o presiune foarte mare pe buget, în primul rând, dar și pe administrația fiscală, care are sarcina să îmbunătățească nivelul de colectare.

De aici și cele trei inițiative foarte importante de pe agenda administrației fiscale – SAF-T, Ro E- Factura și Ro E-transport.

Căi de creștere a colectării. SAF-T sau Declarația 406, cum a fost numită raportarea, integrează sub forma unui fișier electronic, toate datele contabile extrase automat din sistemele IT ale contribuabililor, precum şi mapările privind tratamentul fiscal aplicat, ce sunt exportate și transmise către autoritățile fiscale.

SAF-T solicită completarea obligatorie a 260 de câmpuri dintr-un total de 800. Cum se înțelege, puține sunt ariile neacoperite încă de Declarație. Dar tocmai prin gradul mare de detaliu se creează premisele unor controale fiscale de la distanță și, pe termen mediu, eliminarea sau simplificarea anumitor declarații din zona TVA.

Declarația 406 permite, astfel, ANAF atât corelarea TVA-ului din SAF-T cu cel din decontul de TVA sau a impozitului cu reținere la sursă, cât și identificarea acelor tranzacții cu risc fiscal ridicat și crearea unui profil al operatorilor economici cu nivel ridicat de risc, pentru care se impune accelerarea unei acțiuni de control fiscal.

Toate acestea solicită administrației fiscale un ritm rapid și susținut de reacție, iar contribuabilii trebuie să îl anticipeze și să vină în întâmpinarea solicitărilor autorității, asigurând coerență în informațiile raportate. Pentru că, da, o companie poate beneficia de o inspecție fiscală de la distanță, cu timpi reduși și interacțiune limitată, dar doar atunci când oferă informații coerente – spre exemplu, dacă se poate testa că soldurile de clienți se pot reconcilia în funcție de facturile emise și sumele încasate sau că totalul intrărilor de stocuri conform facturilor de achiziție se reconciliază cu totalul recepțiilor din declarația SAF-T pentru Stocuri. De unde și importanța foarte mare a punerii în acord atât a informațiilor raportate prin diverse secțiuni din SAF-T, cât și cu informațiile declarate în alte tipuri de raportări – TVA, impozit cu reținere la sursă, situații financiare etc.

De cealaltă parte, anunțată de mai bine de doi ani în spațiul public, factura electronică obligatorie se concretizează mai devreme decât ne-am fi așteptat.

Mai ales în condițiile în care există o suprapunere între informațiile din factura electronică și SAF-T, principala diferența venind din termenele diferite de raportare. Pentru că, dacă Declarația 406 se raportează cu decalaj de o lună sau un trimestru față de data facturii, factura electronică este accesibilă ANAF în timp real. Astfel, de la 1 iulie 2022, furnizorii de produse cu nivel de risc ridicat, adică din categoria legume, fructe, băuturi alcoolice, construcții noi, produse minerale (ape și nisip, pietriș) și îmbrăcăminte-încălțăminte, vor trebui să aplice facturarea electronică obligatorie.

Cum, de la 1 ianuarie 2022, Declarația 406 a devenit obligatorie pentru marii contribuabili, nu putem decât să sperăm că lecțiile ce vor fi desprinse în perioada următoare să ajute la reașezarea unui calendar mai realist privind implementarea facturii electronice. Pentru că, dincolo de resurse, tehnologie, de cum sunt înțelese noile reguli și standarde, companiile au nevoie și de un anumit interval de timp de pregătire, testare și conformare. Și avem câteva exemple la îndemână în regiunea noastră la care ne putem uita. Astfel, în Polonia, E-factura nu este obligatorie din start, ci este opțională anul acesta, urmând să devină obligatorie din 2023. Franța este în proces de autorizare a facturării electronice și tocmai a primit derogarea pentru implementarea obligatorie, începând cu 1 ianuarie 2024. La fel, și în Belgia, și în Spania – factura electronică a fost opțională inițial, pentru ca abia apoi să devină obligatorie.

Ori, nu trebuie ignorat că, pentru a asigura o continuitate a business-ului și a fluxurilor de numerar, companiile ar trebui să adopte soluții care să le permită citirea facturilor în formatul structurat prevăzut. Și aceasta în condițiile în care firmele deja trec prin transformări digitale pentru a se putea conforma raportării SAF-T. Am recomanda realizarea unei analize, care să privească la decizia de introducere a facturii electronice prin prisma proporționalității ei. Pentru că, indiferent cât de facilă ar fi la finalul zilei tehnologia de comunicare către ANAF a facturilor electronice, o astfel de măsură implică o redesenare a fluxurilor și proceselor de postare a facturilor emise și primite, precum și de comunicare a acestora între furnizori și clienți. Redesenare care este greu, dacă nu chiar imposibil de soluționat într-un timp atât de scurt.

Pe de altă parte, este evident că obligația generalizată de facturare electronică vine cu avantaje clare în ceea ce privește combaterea fraudei și a evaziunii fiscale: facilitează conformarea voluntară și oferă posibilitatea administrației fiscale să verifice în timp real suprapunerile dintre TVA declarată și colectată și facturile emise și primite. Ea are avantaje și pentru companii, mai cu seamă pentru cele care încă depind de facturarea tradițională (pe suport hârtie): aici ne putem gândi chiar la reducerea termenelor de plată pentru furnizor, reducerea costurilor de imprimare și a taxelor poștale, reducerea costurilor și a întârzierilor legate de procesarea facturilor în contabilitate, dar și costuri de stocare mai mici.

Și încă un detaliu: implementarea unei astfel de măsuri trebuie să asigure coerența cu regulile consacrate de facturare din Directiva de TVA, care acordă aceeași recunoaștere facturilor pe hârtie, ca și celor electronice, și care prevede că utilizarea facturii electronice se poate face doar cu acceptul ei de către destinatar. Cu alte cuvinte, obligativitatea E-factura este permisă ca o derogare de la regulile de facturare și doar atunci când se justifică prin lupta cu evaziune fiscală și simplificare în colectarea impozitelor. Introducerea obligatorie a facturării electronice, fără o aprobare a Consiliului UE reprezintă o încălcare a Directivei de TVA și poate declanșa procedura de infringement (o procedura administrativă de constatare a neîndeplinirii unor obligații, ce ar putea însemna acționarea României în instanță). De altfel, potrivit unor declarații oficiale recente în spațiul public, România a solicitat deja această derogare, ceea ce ar putea crea premisele utilizării facturii electronice generalizate în curând.

Pe lângă aceste obligații de raportare, companiile vor mai trebui să facă față și unei a treia – Ro E-transport. Practic, Ro E-transport vine să acopere o zonă de raportare opțională în Declarația 406 – punct de plecare, punct de destinație, care, în felul acesta devine și ea obligatorie. Sistemul RO e-transport va monitoriza transporturile de bunuri pe teritoriul național. Este o nouă raportare menită să contribuie la reducerea evaziunii fiscale, pentru care nu este disponibilă, încă, procedura de aplicare. Aceasta urmează să fie dezvoltată pentru a prelua, așa cum au arătat reprezentanții ANAF, cât mai multe informații în mod automat sau semi-automat din toate raportările pe care ANAF le are la dispoziție sau prin interacțiunea cu alte instituții publice deținătoare de informații în completarea acestor baze de date.

În concluzie, avem de-a face cu o efervescență fără precedent în transformarea administrării și administrației fiscale, astfel că, agilitatea cu care contribuabilii vor adresa conformarea la noile raportări SAF-T, E-factura, E-transport, va modela semnificativ succesul cu care contribuabilii vor gestiona inspecțiile fiscale din anii care urmează, dar și eficiența și costurile asociate raportărilor fiscale.

Articol semnat de Georgiana Iancu, Partener, Coordonatorul Departamentului de impozite indirecte, EY România

Articol susținut de EY România