Raportarea financiară în format electronic unic european: tipuri de erori care pot îngreuna acest proces pentru societățile listate
Societățile care au valori mobiliare tranzacționate pe o piață reglementată întocmesc situații financiare în conformitate cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (IFRS) și trebuie să aibă în vedere cerința de raportare în format electronic unic european (European Single Electronic Format – ESEF) a cărei implementare a fost amânată cu un an în 2021, intrând în vigoare pentru raportarea exercițiului financiar început pe 1 ianuarie 2021 sau după această dată. Astfel, conform cadrului normativ european, societățile individuale care au valori mobiliare tranzacționate pe o piață reglementată trebuie să pregătească în totalitate rapoartele financiare anuale în formatul Extensible Hypertext Markup Language (xHTML).
În plus, societățile listate care pregătesc situații financiare consolidate trebuie să țină cont de faptul că acestea trebuie să fie marcate utilizând limbajul eXtensible Business Reporting Language (XBRL), conform taxonomiei IFRS – ESEF. În momentul de față, companiile sunt obligate să eticheteze doar situațiile financiare primare, urmând ca după 1 ianuarie 2022 să devină obligatorie și etichetarea notelor. De asemenea, societăților listate care pregătesc situații financiare individuale anuale trebuie să întocmească aceste rapoarte în format xHTML, însă fără etichetarea folosind limbajul XBRL în conformitate cu taxonomia IFRS – ESEF.
Unele societăți au decis să raporteze situațiile financiare folosind noul format încă din anul anterior (2020), lucru care le-a oferit o mai bună vizibilitatea asupra modului de etichetare XBRL. În prezent, companiile care se pregătesc de întocmirea acestor rapoarte ar trebui să aibă în vedere o serie de erori cu privire la aspectele tehnice sau selectarea etichetelor și utilizarea acestora, apărute pe parcursul utilizării limbajului și depistate până în prezent.
Erori tehnice care vizează fișierul de raportare și distribuția în interiorul fișierului de raportare
Raportarea în format XBRL presupune generarea a trei fișiere. Acestea se regăsesc în fișierul de raportare comprimat (format tip zip) care ar trebui să aibă o structură standard, permițând auditorului și autorităților de reglementare să importe fișierul în software-ul folosit pentru analiza ulterioară. Erorile la importarea fișierului pot apărea atunci când anumite dosare din fișierele de raportare lipsesc sau extensiile utilizate sunt incorecte. Acest lucru duce la incapacitatea de a importa fișierul și la imposibilitatea efectuării verificărilor și analizării sale ulterioare.
Printre tipurile de erori tehnice întâlnite frecvent se numără și calculele inconsistente în interiorul fișierului, relațiile de subordonare între etichete (parent-child relationship) incorect atribuite, utilizarea inconsecventă a etichetelor personalizate (etichete de extensie) sau a celor standard, erori în atribuirea zecimalelor, precum și folosirea incorectă a semnelor plus/minus atribuite situațiilor financiare.
Erori care apar în momentul selectării etichetelor și utilizării acestora
Companiile trebuie să ia în considerare și potențialele erori care pot apărea în momentul selectării etichetelor și utilizării acestora. Una dintre cele mai frecvent întâlnite probleme se referă la alegerea etichetelor care urmează a fi utilizate de companie. Astfel, etichetele selectate pot fi prea generale, fără a reflecta în mod adecvat natura contabilă aferentă liniei situației financiare, sau prea specifice, fără a reflecta în întregime natura elementului financiar. Unele companii aleg să creeze etichete personalizate (etichete de extensie) în loc să utilizeze etichete din taxonomia ESEF standard. Acest lucru poate fi adecvat în anumite circumstanțe, atunci când vine vorba despre aspecte specifice ale unei industrii, însă în majoritatea cazurilor, taxonomia ESEF conține deja etichete care sunt potrivite nevoilor companiei. Din experiență, un raport echilibrat între etichetele standard și etichetele de extensie ar fi de aproximativ 85- 15.
Dacă sunt utilizate etichetele de extensie, este foarte important să existe o ancoră adecvată pentru fiecare dintre etichete, fie una având o arie de acoperire mai redusă, fie una mai generală. În această situație, problema cea mai frecventă este atribuirea unei ancore prea generale care nu reflectă în mod corespunzător natura contabilă a elementului căruia îi este atașată.
De asemenea, o atenție sporită trebuie acordată și semnelor plus/minus atribuite elementelor din situațiile financiare, deoarece această eroare, cel mai probabil, va conduce la denaturări semnificative. Un aspect important de menționat este faptul că unele etichete pot avea semne diferite în funcție de specificul liniei din situațiile financiare ale companiei, cum ar fi „ProfitLossFromOperatingActivities” sau „OtherGainsLosses”.
Pentru a minimiza șansele de apariție a acestor erori, fie că sunt tehnice, fie că apar în momentul selectării etichetelor și utilizării acestora, companiile sunt încurajate să înceapă pregătirea procesului de raportare ESEF din timp. Societatea are posibilitatea să achiziționeze o soluție software și să realizeze etichetarea intern sau poate apela la externalizarea acestui proces. Oricare ar fi decizia în această privință, societatea trebuie să ia în calcul realizarea unui pas premergător raportării aferente perioadei curente, și anume etichetarea situațiilor financiare aferente anului financiar anterior (2020). Astfel, compania are timp suficient pentru a rezolva orice erori tehnice sau de etichetare care pot apărea. Ulterior, etichetarea situațiilor financiare pentru perioada curentă (pentru anul financiar început la 1 ianuarie 2021 sau după această dată) va fi efectuată mult mai rapid.
Amânarea sau nerealizarea etichetării din timp pe baza situațiilor financiare din anul precedent poate duce la o întârziere considerabilă a raportării financiare anuale. Pentru a evita apariția întârzierilor în ultimul moment, o bună practică este, pe lângă etichetarea din timp a situațiilor financiare aferente anului precedent, stabilirea unei comunicări adecvate între toți participanții la acest proces, respectiv societatea, furnizorul de software, consultantul extern și auditorul companiei.
Material de opinie de Corin Dimitriu, Partener Audit, și Ana Gagauz, Senior Consultant Audit, Deloitte România