Legea Semnăturii Electronice: Diferențe, beneficii și cum să alegi cea mai sigură opțiune

Într-o lume tot mai digitalizată, semnătura electronică devine esențială pentru eficientizarea documentelor și asigurarea validității legale. Fie că ești antreprenor, angajat sau colaborezi cu instituții publice, semnătura electronică îți oferă flexibilitatea de a semna contracte și acte oficiale de la distanță, cu doar câteva clicuri. Noua Lege a Semnăturii Electronice și a Serviciilor de Încredere (nr. 214/2024) clarifică diferențele dintre tipurile de semnături electronice și stabilește un cadru legal sigur și modern, adaptat nevoilor actuale.

Începând cu luna octombrie 2024 va intra în vigoare Legea Semnăturii Electronice și a Serviciilor de Încredere (nr. 214/2024), o reglementare fundamentală care va transforma modul în care semnăturile electronice sunt utilizate și recunoscute din punct de vedere legal. Această nouă legislație nu doar că armonizează cadrul normativ din România cu reglementările europene stabilite prin Regulamentul eIDAS 910/2014, dar introduce și noutăți semnificative în ceea ce privește utilizarea, validitatea și recunoașterea diverselor tipuri de semnături electronice.

Printre aceste noutăți se numără clarificarea statutului semnăturii electronice avansate și a celei calificate, precum și definirea unor proceduri mai eficiente pentru autentificarea identității semnatarilor, contribuind astfel la crearea unui mediu digital mai sigur și mai eficient pentru toate părțile implicate.

Tipuri de semnături electronice

Deși toate semnăturile electronice pot avea o anumită valoare legală în cadrul tranzacțiilor și documentelor oficiale, nu toate acestea oferă același nivel de siguranță și protecție juridică. Legea 214/2024, împreună cu Regulamentul eIDAS 910/2014 și eIDAS 2.0, clarifică diferențele esențiale dintre semnătura electronică simplă, semnătura electronică avansată și semnătura electronică calificată.

Astfel, este important să înțelegem diferențele între semnătura electronică avansată și cea calificată, nivelurile de siguranță pe care le oferă utilizatorului și documentele pentru care acestea pot fi utilizate. Deoarece fiecare dintre aceste tipuri de semnături are caracteristici unice și limitări specifice, reflectând gradul de securitate și metodele de autentificare utilizate.

Semnătura electronică simplă – este cea mai elementară formă de semnătură electronică și cea care are cele mai mari limitări. Legea 214/2024 recunoaște valoarea legală a acesteia doar pentru documente cu implicații financiare reduse, și doar sub anumite praguri valorice. Prin urmare, utilizarea acesteia pe documente de mare importanță juridică poate prezenta riscuri considerabile.

Semnătura electronică avansată – această categorie de semnătură electronică oferă un nivel mai ridicat de siguranță decât semnătura simplă. Pentru a fi considerată avansată, semnătura trebuie să fie legată în mod unic și identificabil de semnatar, să asigure integritatea documentului și să permită detectarea oricărei modificări ulterioare, conform articolului art. 26 al Regulamentului eIDAS. În plus, este supusă unor restricții procedurale și tehnice care pot limita utilizarea sa șinecesită identificarea video a semnatarului cu instrumente acreditate de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR), similar unei semnături electronice calificate.

Deși poate avea valoare legală în anumite condiții, semnătura electronică avansată nu este automat recunoscută în statele membre ale Uniunii Europene iar în cazul contestării validității, valoarea legată trebuie demonstrată prin probarea îndeplinirii condiţiilor legale şi tehnice de realizare a semnăturii de către persoana care invocă validitatea semnăturii.

Semnătura electronică calificată – este considerată cea mai sigură formă de semnătură electronică și este emisă printr-un certificat digital calificat. Aceasta oferă garanții maxime în ceea ce privește autenticitatea și integritatea documentului, fiind echivalentă din punct de vedere juridic cu o semnătură olografă.

Semnătura electronică calificată are valoare legală deplină în toate statele membre ale Uniunii Europene, fără a fi necesare alte demonstrații.

De asemenea, aceasta poate fi utilizată nu doar în interacțiunile cu instituțiile statului, cum ar fi pe platforma SPV (Spațiul Privat Virtual), ci și în procesele interne ale companiilor și în relațiile cu alte entități private.

Avantajele utilizării semnăturii electronice calificate

În contextul digitalizării tot mai accelerate a proceselor administrative și comerciale, semnătura electronică calificată oferă numeroase beneficii:

• Siguranță maximă – Asigură protecția datelor și autenticitatea documentelor semnate;
• Valoare legală recunoscută – Este automat validată în toate țările UE, fără a fi necesară demonstrarea acesteia;
• Validitate – Este validată automată în raport cu Lista de încredere a UE integrată în aplicațiile de procesare a documentelor, precum Acrobat Reader;
• Versatilitate – Poate fi utilizată pentru o gamă largă de documente, de la contracte și facturi până la documente administrative;
• Eficiență – Reduce costurile și timpul necesar pentru semnarea și procesarea documentelor;
• Flexibilitate – Permite semnarea documentelor de la distanță, în orice moment și din orice loc;
• Perioada de utilizare extinsă – Poate fi achiziționată pentru o perioadă maximă de 3 ani comparativ cu semnătura electronică avansată care , după achiziționare, poate fi utilizată maximum 2 ani.

În cazul contestării legalității semnăturii, doar semnătura electronică calificată, emisă de un prestator calificat de servicii de încredere, are valoare legală implicită, similar unei semnături olografe. Pentru semnăturile electronice avansate, valoare juridică trebuie demonstrată de către semnatar, cu ajutorul furnizorului de servicii de încredere care a emis-o.

Semnăturile electronice sunt instrumente esențiale pentru eficientizarea și digitalizarea interacțiunilor juridice și administrative. Alegerea semnăturii potrivite depinde de nevoile fiecăruia, însă semnătura calificată rămâne cea mai sigură și versatilă opțiune, garantând protecția legală deplină și facilitând o tranziție rapidă către era digitală.

Articol susținut de certSIGN