Se poate depasi birocratia de la firma?

Muntii de dosare, acte care trebuie semnate, angajati care te trimit din usa-n usa sau te pun sa astepti o saptamana pentru semnarea unei adeverinte… Daca lucrezi intr-o firma cu cel putin 100 de angajati, sigur toate astea iti suna cunoscut. Pot face angajatii ceva pentru a mai imblanzi „fiara birocratica” ce se ascunde in orice corporatie?

Daca administratiile de stat sunt renumite pentru „talentul” de a manca timpul si energia oamenilor, nici firmele private mari nu stau cu mult mai bine la acest capitol.

Birocratia corporatista este unul dintre lucrurile care „scot untul” din angajati: intocmirea de cereri, necesitatea aprobarilor scrise, stampile aplicate abia dupa cateva zile, toate astea consuma energia intr-o asemenea masura, incat ii pot face pe angajati sa isi piarda initiativa de a mai schimba ceva.

Hartiile – bune, dar in portii mici

Desi cand vine vorba de aplicarea unor idei noi, poti avea senzatia ca te lovesti de un zid birocratic, este totusi nevoie si de ceva acte si dosare.

„Chiar daca e vorba de multe hartii si multe semnaturi, sunt necesare pentru a lua masuri de siguranta suplimentare. In felul acesta, exista un control mai mare asupra intregii firme. Cu toate astea, am senzatia ca 10% din ce se cere, se cere degeaba”, spune Radu, unul dintre cei 300 de angajati care lucreaza intr-o firma din Bucuresti, in domeniul managementului riscului industrial.

Pe de alta parte, Cristina lucreaza in departamentul de HR al unei banci din Romania si se confrunta cu documente zi de zi. „Trebuie facuta o cerere pentru absolut orice. Daca ai nevoie de la un pix, pana la o usa noua la toaleta, trebuie sa trimiti o cerere pe mail. De acolo, noi – cei de la HR – incepem sa ne ocupam de acte. Fara cerere, nu obtii nici pix, nici usa”, spune aceasta.

Parerea comuna a celor doi este ca managementul este mai usor de controlat, atat timp cat ai dovezi scrise pentru fiecare investitie sau cerere a angajatilor. Numai ca ce e prea mult, strica: „Daca fac o propunere, o fac superiorului meu. La randul lui, acesta trebuie sa mearga la superiorul lui pentru a obtine o aprobare”, spune Radu.

Cristina confirma: „Totul se face electronic si merge repede, dar sunt prea multe acte care nu sunt absolut necesare. Pe de o parte, este eficient fiindca poti avea lucrurile sub control. Pe de alta, sistemul este obositor, iar o buna organizare se dovedeste a fi facuta, in final, pe timpul si nervii angajatului”.

Firmele nu reactioneaza, angajatii se iau dupa ele

Cei care suporta din plin efectele birocratiei, angajatii, se mobilizeaza cu greu. Desi deranjati de hartiile cronofage, luarea unei atitudini li se pare un motiv in plus de „a pierde timpul” si a se complica inutil. „E mai simplu sa accepti sarcini peste sarcini, decat sa faci ceva pentru a schimba sistemul. Este pur si simplu mai comod, se merge pe ideea ca daca cel de langa tine nu face nimic, tu de ce te-ai agita?”, spune Cristina.

Asadar, cauzele sunt impartite: pentru firme este comod si sigur sa aiba dovezi scrise, chiar daca asta creeaza disconfort printre angajati. Pe de alta parte, acestia prefera sa lase deoparte initiativa de a schimba ceva in sistemul de administrare, din diverse motive: delasare sau aglomerarea proiectelor care nu le mai permite sa se gandeasca si la altceva.

Cum e la tine la birou, propunerile iti sunt puse in aplicare? Sau te lovesti de lentoarea cu care se rezolva lucrurile? Astepti mult pentru un document sau esti unul dintre norocosii care lucreaza intr-o firma cu mai putini angajati? Si nu in ultimul rand, ce crezi ca se poate face pentru a rezolva cererile mai rapid si cu mai putine hartii?