Facturarea electronică generalizată, la un pas de implementare. Când dispare factura pe hârtie?

Legislația care vizează facturarea electronică generalizată a fost elaborată de autorități și prevede că, începând cu data de 1 ianuarie 2024, entitățile care derulează operațiuni taxabile în România vor fi obligate să raporteze toate facturile prin sistemul RO e-Factura. Varianta pe hârtie va mai putea fi utilizată, în paralel, doar până la 30 iunie 2024 și doar în cazul în care furnizorul sau beneficiarul nu figurează încă în Registrul RO e-Factura. Ulterior, rambursarea TVA va fi posibilă pentru entitățile stabilite în România doar în baza facturii electronice. Care sunt etapele implementării și ce riscă entitățile care nu se conformează?

România a impus un sistem obligatoriu de facturare electronică începând de anul trecut, pentru bunurile cu risc fiscal, în relația cu entități ale statului (business-to-government – B2G) și pentru operatorii din turism care acceptă vouchere de vacanță. Pentru a extinde obligativitatea către toate categoriile de tranzacții derulate pe teritoriul României, autoritățile au solicitat o derogare de la legislația comunitară de TVA, pe care instituțiile europene au aprobat-o în vara anului 2023.

Șase luni de tranziție

Procesul de implementare a sistemului la nivel generalizat are două etape importante. În prima, între 1 ianuarie și 30 iunie 2024, furnizorii români, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scop de TVA, vor fi obligați să raporteze în sistemul RO e-Factura toate facturile B2B (business-to-business) emise pentru operațiunile (livrări de bunuri sau prestări de servicii) taxabile în România. Această regulă este aplicabilă și contribuabililor nerezidenți care sunt înregistrați în scopuri de TVA în România, dar și în cazul facturilor emise de furnizori români pentru tranzacții în care sunt implicate entități ale statului (B2G), altele decât cele acoperite de legislația anterioară privind facturarea electronică B2G, în vigoare de anul trecut.

Sunt exceptate de la aceste prevederi facturile aferente exporturilor de bunuri realizate de către furnizor sau de altă persoană în contul său și cele pentru livrările intracomunitare de bunuri cu plecare din România.

Concret, în prima etapă de implementare, contribuabilii menționați trebuie să emită facturile și în format XML, pe lângă tradiționala factură pe hârtie, și să le depună în sistemul RO e-Factura, prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

În perioada menționată, furnizorii vor transmite facturile emise către partenerii de afaceri conform procedurilor deja existente (pe hârtie sau prin alte variante de facturare electronică), cu excepția situației în care atât furnizorul/prestatorul, cât și destinatarul sunt înregistrați în Registrul RO e-Factura, caz în care factura se consideră comunicată către beneficiar atunci când este transmisă cu succes prin sistemul electronic.

Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de cinci zile lucrătoare de la data emiterii facturii, cu respectarea anumitor condiții, iar încălcarea acestei prevederi constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 la 10.000 de lei, în funcție de dimensiunea contribuabilului. În perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024 nu se aplică sancțiuni pentru astfel de abateri.

În etapa a doua, după 1 iulie 2024, facturile pe hârtie sau în vechiul format electronic nu vor mai fi acceptate din punct de vedere fiscal. Singurele facturi acceptate în scopul exercitării dreptului de deducere a TVA vor fi cele emise electronic, în format XML, și transmise beneficiarilor prin sistemul RO e-Factura.

Sancțiuni semnificative

Contribuabilii trebuie să se pregătească din timp pentru îndeplinirea acestor obligații, dat fiind că sancțiunile sunt semnificative. Beneficiarii de facturi B2B care, după data de 1 iulie 2024, primesc și înregistrează înevidența contabilă facturi care nu sunt emise în format electronic și nu sunt trimise prin sistemul RO e-Factura sunt sancționați cu amenzi egale cu suma TVA înscrisă pe factură.

O astfel de prevedere pare a fi în contradicție cu principiile dreptului UE (spre exemplu decizia CJUE în cauza 564/15 Farkas). Mai mult, beneficiarii care înregistrează în evidența lor facturi în format tradițional se vor confrunta, de asemenea, cu respingerea deducerii TVA aferentă, deoarece facturile de acest tip nu vor mai fi acceptate pentru exercitarea deducerii TVA.

În concluzie, toți contribuabilii care derulează operațiuni taxabile în România trebuie să fie gata, încă de la 1 ianuarie 2024, să emită facturile în format electronic și să le raporteze în sistem, chiar dacă timp de șase luni mai pot utiliza formatul actual al facturilor. În acest scop, este necesară identificarea unor soluții compatibile cu sistemele contabile interne, cu ajutorul cărora contribuabilii să se poată conforma la noile cerințe de raportare. Pe de altă parte, autoritatea fiscală (ANAF) trebuie să își îmbunătățească infrastructura, astfel încât această obligativitate să producă efectele scontate.

Material de opinie de Alexandru Stancu, Senior Manager, Impozitare Indirectă, Deloitte România