[P] Biroul paperless: povesti de succes ale companiilor care au renuntat la documente pe hartie

Documentele tiparite complica fluxurile de lucru. Le fac atat de ineficiente, greoaie si costisitoare, incat sa lucrezi cu ele pare a fi cel mai rau lucru pe care il poti face companiei tale. Cu atat mai mult cu cat legea si tehnologia existenta iti permit sa lucrezi exclusiv cu documente electronice. Companiile care au apelat la solutiile paperless au reusit sa isi optimizeze nesperat de mult fluxurile de documente, demonstrand ca e mai simplu sa lucrezi cu documente electronice decat cu documentele tiparite.

eMAG semneaza electronic contractele cu seller-ii din platforma eMAG Marketplace

eMAG a ales sa semneze electronic toate contractele si anexele la contracte pe care le incheie cu companiile care vand produse prin intermediul platformei eMAG Marketplace, reusind sa reduca fluxul necesar incheierii unui contract la un schimb de e-mail-uri. Concret, in loc sa tipareasca in doua exemplare contractele, sa le semneze si sa le trimita prin curier partenerilor sai si apoi sa astepte sa le primeasca semnate, eMAG semneaza electronic contractele si le transmite prin e-mail. Contractele electronice care rezulta au aceeasi valoare legala si produc aceleasi efecte ca un contract tiparit, semnat olograf si stampilat.

Astfel, intregul flux de semnare dureaza aproximativ 5 minute, in loc de cele cateva ore sau zile necesare in cazul incheierii unui contract tiparit.

Raiffeisen Bank si-a simplificat procedurile de achizitii, cu ajutorul semnaturii electronice

Raiffeisen Bank este un alt exemplu de companie de top care foloseste un instrument la indemana oricarei companii – kitul de semnatura electronica – pentru a simplifica fluxurile de lucru cu partenerii. Intrucat procedurile de achizitii bazate pe documente tiparite puteau dura si cateva zile, afectand in unele cazuri activitatea angajatilor sai, Raiffeiesen Bank a ales sa utilizeze documente electronice in relatia cu furnizorii de echipamente si servicii IT.

Astazi, contractele, actele aditionale, anexele, comenzile, procesele verbale etc. implicate in procesul de achizitii de echipamente si servicii IT al Raiffeisen Bank sunt semnate electronic si trimise prin e-mail furnizorilor, care le semneaza electronic si le trimit la randul lor prin e-mail bancii, accelerand si simplificand semnificativ procedura de achizitii.

Regina Maria proceseaza 50.000 de documente pe luna

Regina Maria, reteaua privata de sanatate, a mers ceva mai departe decat eMAG si Raiffeisen Bank, optand pentru o solutie de semnare electronica, marcare temporala si arhivare electronica a documentelor. Cu ajutorul solutiei, medicii de medicina muncii din clinicile Regina Maria proceseaza aproximativ 50.000 de documente in fiecare luna, in format electronic: fise de aptitudini si dosare medicale pe care le semneaza electronic, le marcheaza temporal si le transmit clientilor corporate in cateva secunde.

Folosirea solutiei rezolva cam toate problemele majore ale documentelor tiparite: documentele ajung mai repede la destinatar, transmiterea lor nu implica niciun cost, iar arhivarea lor pe termen lung este realizata printr-un serviciu de arhivare electronica, care asigura conformitatea cu prevederile legii arhivelor nationale si ale codului fiscal si disponibilitatea documentelor pe toata durata lor de viata.

Cum faci pasul de la documentele pe hartie la cele electronice?

Ca sa poti lucra exclusiv cu documente electronice, ai nevoie doar de trei elemente:

• Certificat digital calificat – cu ajutorul sau creezi semnatura electronica, care asigura documentelor electronice valoarea legala pe care o au documentele tiparite semnate olograf.
• Arhivare electronica cu valoare legala – asigura pastrarea in siguranta si disponibilitatea permanenta a documentelor electronice, pe intreg ciclul de viata. Intrucat respecta prevederile legii arhivarii electronice, te ajuta sa respecti, la randul tau, prevederi legii arhivelor nationale si ale codului fiscal referitoare la pastrarea documentelor electronice.
• Marcare temporala – o aplici pe documentele electronice care au implicatii legale, pentru a demonstra faptul ca ele au existat in forma respectiva la momentul aplicarii marcii temporale.

Ce trebuie retinut?

Costul unui document tiparit nu este costul unei coli de hartie. Este costul resurselor pe care le consumi ca sa il creezi, multiplici, transmiti, depozitezi si distrugi, al tuturor instrumentelor pe care le-ai cumparat ca sa poti face toate aceste lucruri si al timpului pierdut de angajatii tai care lucreaza cu el. Gandeste-te ca fiecare document are, in medie, 2-3 copii necesare pentru departamente conexe celui care l-a generat.

Migrarea de la hartie la paperless e mai simpla decat crezi si poate fi facuta de orice companie, indiferent de posibilitatile ei financiare.