Documentele electronice, de ce repetăm aceleași greșeli ?

Atât în administrație cât și în zona de business un document reprezintă o imagine a unei situații sau a unei intenții dintr-un anumit moment. Valoarea sa imediată este de utilizare ca mijloc de probă însă, cu trecerea timpului, devine preponderent o mărturie cu valoare social-istorică. Astfel, pe măsură ce valoarea operațională scade, documentele sunt selectate și catalogate după criterii mai riguroase, potrivite pentru evidențierea celor mai relevate dintre ele.

Este responsabilitatea fiecărei entități să-și organizeze managementul documentelor în scopul desfășurării activității proprii însă, cum de aceste documente pot fi interesate și alte persoane, spre exemplu foștii angajați în nevoia de a-și documenta vechimea în muncă, și statul intervine atât pentru protejarea intereselor acestora cât și pentru țelul mai larg al prezervării memoriei naționale. Autoritatea publică cu această misiune este instituția Arhivele Naționale din România, cea care, aplicând legea 16/1996, stabilește și controlează termenele, procedurile și calitatea prelucrării acestor documente.

Anul 2020 ne-a adus în prim-plan documentele electronice și un număr de norme noi în privința utilizării acestora. Există astăzi în lucru, în proceduri paralele, un număr de norme în care este propusă o construcție de forma:

” Documentele semnate cu semnătură electronică calificată vor fi păstrate în conformitate cu cerințele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică.”

Pare o idee bună, în definitiv nu face decât să informeze cu privire la existența unei legi dedicate arhivelor electronice … Nu-i așa ? Dar dacă ar fi formulată:

” Documentele semnate cu semnătură electronică calificată vor fi păstrate în format electronic.”

care ar fi diferența ? Asta voi încerca să explic în continuare.

În primul rând să dăm Cezarului ce este de dat – un document electronic semnat și marcat temporal poate fi păstrat numai în forma sa digitală. Cine l-ar tipări și l-ar îndosaria ar produce o diminuare semnificativă a valorii sale juridice, făcându-l chiar, în anumite situații, cvasi-inutil. Însă prima variantă de normă face mult mai mult decât să prevină acest lucru, obligă posesorul documentului să cumpere serviciile unui prestator extern de arhivă electronică și să stocheze la acesta o copie inutilă a documentului. Să explic pe rând.

Legea 135/2007 stabilește condițiile tehnice specifice pentru activitatea de arhivare electronică impunând auditarea și autorizarea centrului de date în care rulează această aplicație. Astăzi există (*1) 23 de arhive electronice în România dintre care 19 oferă serviciul către terți, niciuna nu este operată de către o instituție publică. Ideea că o entitate publică sau privată, nespecializată, își va crea propria arhivă electronică în condițiile L135 este o iluzie demonstrată pe deplin de ce 13 ani scurși de la apariția acestei legi, așadar rămân doar serviciile comerciale.

Art.8 al legii 135 stabilește un număr de metadate obligatorii pentru documentul electronic, altele decât cele folosite în managementul arhivistic clasic. Legea Arhivelor Naționale din 1996 menționează doar tangențial documentele și arhivele electronice iar o nouă variantă a ei este blocată, inexplicabil, în parlament. Astfel suntem în situația practică în care este sub semnul întrebării includerea arhivelor electronice și a documentelor din acestea în activitatea arhivistică generală, cu alte cuvinte nu există siguranța că un document digital astfel prelucrat satisface obligațiile legale generale aferente activității arhivistice. Din acest motiv majoritatea instituțiilor publice păstrează astăzi atât documentul digital, pentru consultarea rapidă a acestuia, cât și varianta sa tipărită pentru a respecta legea 16/1996.

Însă, după cum am arătat, a păstra un document în ambele stări, digital și tipărit, este imposibil pentru documentele care au fost create și semnate exclusiv într-un circuit digital. Soluția practică curentă este păstrarea documentului digital în sistemul de document management, care nu este o arhivă ci este destinat operațiunilor curente de business, până la momentul în care legislația arhivistică va include și documentele electronice, precum proiectul PL-x nr. 31/2019 (*2) menționat. Există așteptarea legitimă că bogăția de metadate din sistemul operațional va acoperi orice cerință din zona de arhivare putându-se astfel completa corect toate metadatele necesare la momentul arhivării.

Însă o normă de tipul ”vor fi păstrate în conformitate cu cerințele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică” induce o obligație de arhivare încă din momentul creării sau primirii documentului electronic. Astfel o copie a acestuia devine obligatoriu a fi arhivată extern fără ca această copie să facă parte din sistemul arhivistic, practic fără niciun beneficiu. Este o obligație nenaturală, în viața reală un document este stocat în cadrul departamentului atât timp cât este relevant, spre exemplu HR-ul păstrează dosarele angajaților curenți, urmând ca dosarul să fie trimis la arhivă după încetarea relațiilor de muncă. Nu în ultimul rând, a arhiva un document imediat ce este disponibil îl văduvește de contextul care l-a produs, de legăturile ulterioare cu acesta și îl face practic imposibil de regăsit în sistemul de evidență stabilit de L135, sistem ale cărui metadate sunt insuficiente pentru un management eficient

Astăzi repetăm greșelile trecutului, impunem soluții tehnice fără să înțelegem problema operațională. Istoric, fostul Minister al Comunicațiilor și Societății Informaționale a impus haotic, când a avut ocazia, folosirea doar a semnăturilor calificate pe care le-a echivalat cu semnătura olografă ignorând faptul că semnătura olografă era singura opțiune posibilă istoric în toate reglementările care implică asumarea unui document, autorii acestora ar fi putut selecta și alte grade de încredere dacă ar fi fost atunci disponibile. Acest lucru a dus la un set de tipuri de documente ce era expres necesar a fi semnate calificat și la evitarea semnăturii electronice pentru toate celelalte tipuri de documente, la un ecosistem de furnizori perceput ca fiind un cartel cu prețuri triple față de celelalte state UE, o situație rezolvată doar acum, prin OUG 38/2020 și prin accesibilizarea semnăturilor electronice cu ajutorul Cărții Electronice de Identitate. Este de neînțeles de ce Autoritatea pentru Digitalizarea României promovează, oriunde este parte în conceperea normelor, această obligativitate a arhivării electronice în loc să se preocupe să corecteze lipsurile legii din anul 2007.

Citeste intreg articolul si comenteaza pe Contributors.ro