VIDEO Cum să te organizezi mai bine când muncești de acasă. Sfaturi de la cineva care o face de 10 ani

În ciuda situației în care ne regăsim ca țară și planetă, există o parte bună de necontestat: avansul tehnologic care ne permite să muncim de aproape oriunde. Românii i-au zis „telemuncă”. Și e legală încă din 2018. Iată-ne astfel într-un experiment la care nimeni n-ar fi îndrăznit să se gândească în urmă cu câțiva ani: milioane de oameni lucrează de acasă. Însă cum faci să fii și productiv?

Legea 81/2018 a stabilit cadrul pentru telemuncă. Și în lege zice așa: e o formă de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator. Legea, ai putea spune, a venit târziu. Idei ca „remote work” sau „work from home” sunt destul de vechi și au fost ajutate enorm de internet, după cum vedem și în aceste zile.

În acest context, am vorbit cu Claudiu Murariu, cofondator și CEO al InnerTrends. Compania sa dezvoltă algoritmi de data science pentru companii software. După cum mi-a explicat acesta, produsul muncii sale și a colegilor săi ajută alte firme să-și înțeleagă mai bine utilizatorii aplicațiilor pe care le pun pe piață. Dar nu profilul companiei mi-a atras atenția, ci că el de peste zece ani muncește remote.

„Chiar dacă nu e cel mai bun context în care să aplicăm, la nivel global, companiile îsi vor da seama că sunt foarte multe avantaje ale lucratului remote, de la costuri și sănătatea oamenilor până la eficiența și randamentul angajaților”, a menționat acesta lecțiile pe care le pot extrage companiile după această perioadă.

Ce aplicații poți folosi care chiar să te ajute

Orice discuție despre munca la distanță începe de la instrumentele pe care le folosești ca să o faci. Din fericire, tipul acesta de lucru se bazează în prezent pe doi piloni importanți: conexiunea la internet și aplicațiile disponibile pe-o varietate de dispozitive, de la telefon până la laptop și tabletă. Am făcut mai jos o listă cu câteva produse utile.

Slack. Aplicația aceasta e, în esență, pentru mesagerie. Dar e un chat separat de WhatsApp, de Facebook și-ți permite să te concentrezi mai mult pe ce-ai de făcut decât pe discuții cu familia și prietenii. Pot fi desemnate și sarcini aici, pot fi create canale separate pentru fiecare echipă și funcționează pe orice dispozitiv: Android, iOS, Windows, macOS și web.

Zoom sau Google Hangouts. Sunt o mulțime de soluții prin care să faci videoconferință cu cineva. Zoom a căpătat însă o popularitate neașteptată și pentru că nu ține de Microsoft sau Google, dar oferă și câteva beneficii, cum ar fi schimbarea fundalului cu o poză sau video. Așa, poți să ai în spate ceva frumos nu doar sufrageria sau bucătăria ta. Am pus și Hangouts aici, pentru că dacă ai cont Google ai și cont aici. Zoom pe Android, iOS și Windows. Hangouts e pe Android, iOS și web.

Basecamp sau Trello sau Asana. Fiecare dintre aceste produse este util la un capitol crucial: administrarea echipei. Aloci sarcini, vezi cine se ocupă de ce anume și poți avea un overview asupra întregului fluxul al echipei. Basecamp are o interfață destul de simplă, pe alocuri rudimentară, Asana a început să se bucure tot mai mult de popularitate, iar Trello e o variantă de mijloc. În funcție de compania în care lucrezi probabil că ai deja acces la un astfel de instrument. Dacă nu, n-ar strica să vezi dacă se aplică și fluxului tău. Pe fiecare dintre ele le găsești pe site- urile proprii: Basecamp, Trello, Asana.

Google Drive. Dacă ai cont de Google, ar trebui să te bazezi destul de mult și pe Drive. E o alternativă foarte bună la suita Office de la Microsoft cu un avantaj considerabil: poți colabora în timp real pe documente. Are și Office așa ceva, dar procesul prin care faci asta e ceva mai dificil și mai puțin intuitivi. Totodată, în Drive poți stoca și fișiere, de la poze la documente externe. Platforma o găsești online aici. E și pe Android, și iOS, dar la fel sunt aplicații individuale pentru ce- ai nevoie, de la documente text la cele de tip Excel sau prezentări.

Dropbox sau Box sau Mega. Fiecare îți permite un singur lucru important: transfer de fișiere și disponibilitatea lor pe mai multe dispozitive. Oferă stocare în cloud, adică pe serverele fiecărui serviciu, și astfel nu riști să pierzi documente cruciale. Poți face asta și cu Google Drive, dar avantajul aici e că poți folosi unul dintre aceste servicii doar pentru muncă, fără să ai contact cu lucrurile personale. Totodată, fiecare e gratuit în limita unui spațiu disponibil. Sunt o alternativă mai bună la WeTransfer, deoarece fișierele nu dispar decât când le ștergi tu. Le găsești online aici: Dropbox, Box, Mega.

Mai departe te las cu câteva declarații pe care le-am extras din interviul cu Claudiu. Am vorbit despre cum să scapi de sentimentul de izolare, de ce e important ca, atunci când lucrezi de acasă, să te porți de parcă ar trebui să te duci la birou, dar și cum poate fi urmărită productivitatea.

Cum ai ajuns să lucrezi remote într-o vreme în care conceptul era străin?

În urmă cu 15 ani am aplicat la primul și singurul meu job pe care l-am avut vreodată. Era vorba de Gecad (vândută către Microsoft în 2003). Am lucrat trei ani și am intrat adânc în zona asta de date. Așa am hotărât să-mi creez propria companie. Doar că în zona asta de date nu era foarte ușor să găsești oameni să-ți împărtășească această pasiune.

Nevoia e ceea ce m-a împins să merg spre remote. Cei cu care îmi doream să lucrez erau în alte orașe, alte țări. Singurul mod în care puteam intra în acest spațiu al datelor a fost să intru în zona de remote.

Cât de dificil era să lucrezi remote în urmă cu 10 ani?

Sincer, nu cred că era foarte dificil. Nu cred că stă în instrumentele pe care le ai sau nu la dispoziție. Pe vremea aia făceam call-uri pe Skype, îl foloseam destul de mult, dar mergea destul de greu. De multe ori închideam și vorbeam direct la telefon, când era cazul. A fost un avans uriaș când am putut face screen share ecranului. A crescut mult productivitatea.

Însă munca remote nu stă în instrumente. Ele sunt importante, dar nu sunt și suficiente pentru a fi productiv. Pentru mine ce-a făcut diferența a fost că eram introvertit. De fapt, eu lucram mult mai bine când nu aveam mulți oameni în jurul meu. Și sunt o fire matematică. A fost doar o chestiune de-a găsi oameni cu care să comunic ușor și repede.

Sunt peste cinci echipe remote în care am lucrat până acum. Cel puțin trei dintre cele cinci au fost pe fusuri orare diferite de la Statele Unite ale Americii până la Asia și Europa.

Cum le recomanzi celor care se regăsesc acum în situația de-a lucra remote să-și amenajeze „biroul” de acasă?

Eu lucrez remote, dar nu lucrez de acasă. Spațiul de unde vorbim acum e la mai puțin de 50 de metri de unde locuiesc. Înțeleg însă că foarte multă lume nu își poate permite asta din cauza contextului în care ne regăsim. Primul sfat e să delimiteze un spațiu care să fie de birou. Și la acest spațiu ar trebui să meargă ca la birou.

Am lucrat de acasă în primii doi ani. Era însă un mod clasic. Mă trezeam, mă puneam în pijamale la calculator, nu aveam habar în ce zi a săptămânii eram, dacă era zi sau noapte acasă. Pur și simplu lucram non-stop. Mi-am dat seama că nu eram nici productiv, nici nu ajungeam foarte departe. Așa am luat decizia de a separa lucrurile. Ce-am făcut a fost să eliberez o cameră și am setat-o special să fie de birou.

Mă îmbrăcam și mă „duceam” la birou. Făceam cinci metri până acum, dar era treaba asta că mă „duceam” la birou. Când terminam, „reveneam” acasă, unde intram în activități de casă. A fost o diferență uriașă în productivitate când am făcut asta.

Ce recomandări ai pentru oamenii care resimt senzația de izolare și cum ar putea trece peste ea?

Ce facem noi ca să rezolvăm problema asta este să apelăm la niște tehnici. Personal, mă simt mult mai apropiat de colegii pe care îi am remote în prezent, chiar dacă pe unii nu i-am văzut niciodată. Și am făcut asta printr-o tehnică pe care o aplicăm înainte de fiecare ședință. Începem cu cinci minute de lucruri personale. Fiecare vine și spune ce-a făcut ieri, weekendul trecut sau ce i s-a mai întâmplat minunat în viața lui.

Oricât de importantă e ședința respectivă și orice subiect s-ar discuta, primele cinci minute sunt alocate pentru așa ceva. Când spui o chestie personală pe un video call o spui în fața unei audiențe. Simți cum te descarci, vezi cum reacționează ceilalți. E foarte puternic exercițiul acesta și ajută mult.

Ai trecut prin momente în care te-ai simți izolat și aveai nevoie de-o schimbare de ritm?

Cu schimbatul ritmului se întâmplă. Ce fac în momentul în care simt asta e să comunic. Le spun colegilor că ceva nu merge, că nu mai fac față, că trebuie să schimbăm ceva ca lucrurile să intre în normal. Prin discuții descoperim problema și în urma unor astfel de conversații plec cu un entuziasm considerabil.

Dacă ai face o listă „de supraviețuire”, ce aplicații de muncă remote ai trece pe ea?

Clar ai nevoie de o aplicație de videoconferință. Noi folosim Zoom. Când nu e disponibil, apelăm la Google Hangouts. Apoi, e nevoie de un tool de chat scris pentru a nu distrage colegii din ceea ce fac. Când am o întrebare, o las pe chat. O soluție bună are și Microsoft, la fel și Facebook pentru companii.

E un detaliu de ținut cont aici. Când vine vorba de Facebook Messenger, nu aș ține comunicarea cu colegii în același loc în care am și comunicarea cu familia. În esență, comunicarea cu colegii e „de birou” și ar trebui să aibă un spațiu clar delimitat.

Totodată, e nevoie și de un tool de task management. Până recent noi am folosit Trello. Acum am trecut pe Asana.

De ce task management? N-ai putea face asta într-un chat sau într-un mail?

Aici depinde foarte mult de volumul de muncă. La noi sunt zeci de tickete care se deschid și fiecare are alți oameni cu care comunică pe ticketul respectiv. Ce vrem noi e să comunicăm cât mai puțin. Ca echipă vorbim maximum o oră și jumătate pe săptămână, toți laolaltă, și trei – patru ore am de comunicare unu la unu cu ceilalți. Prin astfel de procese văd ce tickete sunt nerezolvate sau nealocate nimănui, cine se ocupă de cele deja alocate, unde trebuie să intervin să dau o mână de ajutor, dacă e cineva prea încărcat și așa mai departe.

Practic, totul pleacă de la organizare.

Da, dar eu l-aș înlocui cu alt cuvânt: disciplină. Dacă intri într-o zonă de disciplină pe care ți-o autoimpui, poți să ajungi la rezultate foarte bune. Eu spun constant că oamenii care lucrează remote trebuie să aibă atitudine antreprenorială. Nu e nimeni care să stea lângă tine să te învețe cum să faci ceva. Și e greu să o faci prin videoconferință. Tot ce poți face e să ai inițiativă și să ai ownership pe ceea ce ai de făcut. Să-ți asumi responsabilitatea. Atât timp cât știi ce-ai de făcut, ai să vezi că lucrul remote e mult mai plăcut decât cel de la birou.

Perioada de acum se va termina, dar avantajul la lucrul remote e că-ți poți alege colegii oricând. Nu înseamnă neapărat să lucrezi de acasă. Eu am lucrat și dintr-o bibliotecă din Barcelona, unde veneau pensionari să citească presa. Am lucrat din hub-uri sau din birouri subînchiriate în care erau alți colegi care făceau cu totul altceva și eu eram cu spațiul meu, cu treaba mea.

Odată cu limitarea deplasării și lucrul de acasă, a crescut și cererea de software care poate urmări angajații că își fac treaba și sunt prezenți la biroul de acasă. Din perspectiva ta, cum te poți asigura că angajații își fac treaba atunci când lucrează de la distanță?

Noi n-am mers niciodată în direcția de monitorizare. Avem o singură ședință pe săptămână și are o denumire specifică: L10 (Level 10 Meeting – n.r.). E o structură fixă, iar în aceasta ne organizăm toată echipa cu ce urmează să se întâmplă și ce ar fi trebuit să se întâmple în săptămâna trecută și nu s-a întâmplat. Nu se raportează cuiva, ci e pentru întreaga echipă. Când cineva nu reușește să-și facă treaba, se vede imediat în acea ședință.

Pe noi ne interesează ce-și propune fiecare să facă în săptămâna care urmează (inițiativă) și responsabilitate. Dacă te-ai blocat, ce-ai făcut? Ai lăsat lucrurile așa? Miza e să fie găsite soluții.

O parte din reacțiile oamenilor, cel puțin în această scurtă perioadă cât au lucrat de acasă, e concentrată într-un singur punct: lucrează mai mult de acasă decât o făceau de la birou. De ce crezi că ajung oamenii să facă asta?

Am trecut prin așa ceva. La început, am ajuns să lucrez și până la 14 ore pe zi și e un pericol în care se poate intra ușor. Practic, îți iei un proiect și vrei să-l duci până la capăt, dar dacă nu există un cadru de opt ore în care trebuie să lucrezi e foarte ușor să sari peste.

Pe SUA, de exemplu, am văzut statistici despre cum oamenii care lucrau remote nu-și lua concediu. Problema e dusă astfel mult mai departe și e o zonă în care fiecare trebuie să fie atent. Ține de disciplină și de fiecare să-și consume timpul cât mai eficient. Fiecare trebuie să-și spună: până aici a ținut ziua mea, trebuie să reintru în spațiul personal și să-mi reîncarc bateriile. Dacă stai doar în spațiul profesional, din experiența mea, nu ajungi să ai randament bun.

Acest material face parte din seria de articole „#UnSfatpeZi. Soluții pentru azi și sfaturi pentru mâine”, susținută de Banca Comercială Română, în contextul pandemiei COVID-19. Pentru mai multe sfaturi, intrați pe www.scoaladebani.ro/unsfatpezi