Companiile vor fi obligate să declare beneficiarii reali. Procedura și implicațiile legale

​​Întreprinderile, cu excepția regiilor autonome, companiilor și societăților naționale și societăților deținute integral sau majoritar de stat, vor avea obligația să declare beneficiarii reali, adică cine sunt cei care controlează cu adevărat societatea, indiferent de naționalitatea sau cetățenia lor.

În acest scop, orice persoană juridică supusă obligației va înregistra o declarație pe propria răspundere, într-un registru organizat la nivelul Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC), denumit Registrul Beneficiarilor Reali ai Societăților (Registrul). Declarația va trebui să cuprindă datele de identificare, precum și modalitățile prin care se exercită controlul asupra persoanei juridice.

Devoalarea beneficiarului real al fiecărei societăți este o măsură de limitare și descurajare a organelor de conducere sau de control ale societăților să săvârșească infracțiuni de spălare de bani, prin diferite scheme concepute prin intermediul societăților.

Aceste prevederi sunt incluse în noua Lege pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, trimisă recent, pentru a doua oară, la promulgare. Aceasta vine, practic, să transpună în legislația internă Directiva 2015/849 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanțării terorismului, care ar fi trebuit implementată încă din iunie 2017 de toate statele membre.

În România, însă, procesul legislativ a început de-abia după mijlocul anului 2018, și a suferit amânări, deoarece o parte din prevederile proiectului de lege adoptat de Parlament au fost contestate la Curtea Constituțională, astfel că dezbaterea sa a fost reluată după primul trimestru al acestui an.

Cine realizează declarația. Detalii privind procedura

Toate societățile vor trebui să depună această declarație, chiar și cele ce urmează a se înmatricula după intrarea în vigoare a noii legi.

Cum proiectul de act normativ nu este clar cu privire la momentul în care trebuie depusă această declarație pentru societățile în curs de înmatriculare, și nici nu avem un proiect de act normativ cu privire la reglementările sectoriale în vederea aplicării acestor dispoziții, considerăm ca declarația pe proprie răspundere va trebui depusă odată cu actele necesare înmatriculării societății.

Aceasta ar urma, în opinia noastră, să fie comunicată de fiecare Oficiu al Registrului Comerțului de pe lângă fiecare Tribunal, ONRC, în format electronic pentru a fi înregistrate mențiunile din declarație în Registru.

Societățile deja înmatriculate la data intrării în vigoare a legii vor trebui să se înregistreze în Registru în termen de 12 luni de la intrarea în vigoare a legii, prin depunerea unei declarații pe proprie răspundere, prin intermediul reprezentantului legal, privind beneficiarul/ii real/i al/ai societății.

Distinct de declarațiile menționate mai sus, societățile, prin reprezentanții lor legali, vor avea obligația de a depune declarația pe proprie răspundere privind beneficiarul/ii real/i în 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale, precum și ori de cate ori intervine o modificare privind datele de identitate a beneficiarului real.

Este neclar dacă, pentru o societate existentă la data intrării în vigoare a legii, această declarație mai trebuie depusă (în termen de 12 luni de la data intrării în vigoare) dacă a fost deja depusă declarația menționată la paragraful anterior. Considerăm că soluția ar fi ca declarația depusă odată cu situațiile financiare să fie considerată ca îndeplinind și condiția depunerii declarației în termen de 12 luni.

Deși nu se menționează expres în proiectul de act normativ, credem că declarația pe proprie răspundere trebuie depusă și în situația în care intervine o modificare în structura de acționariat, ca urmare a unui proces de restructurare (fuziune, divizare, cesiune, etc.), în cazul în care are loc o modificare calitativă a controlului (de exemplu, se trece de la control unic la control în comun sau invers, se schimbă unul din beneficiarii reali, se adaugă un beneficiar real etc.).

Declarația pe proprie răspundere se poate da în fața reprezentantului ONRC, urmând aceeași procedură ca la declarația de administrator sau asociat, sau se poate depune în formă autentică, personal sau prin reprezentant. Legea nu prevede nimic despre posibilitatea depunerii electronice a declarației, dar, deși nu vedem nici un impediment în acest sens, prudent ar fi să așteptăm reglementările secundare.

Referitor la procedura de înregistrare a unei astfel de declarații, arătăm că, momentan, nu avem o normă de punere în aplicare, care să ne indice dacă această declarație se va depune la Oficiul Registrului Comerțului, care va avea obligația de a transmite actul ONRC sau declarația va fi înregistrată direct la acesta din urmă.

Avantaje și dezavantaje. Sancțiuni

Nedepunerea declarației pe proprie răspundere în condițiile menționate mai sus atrage răspunderea contravențională a reprezentantului legal și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei. Dacă, în termen de 30 de zile de la data aplicării sancțiunii contravenționale, reprezentantul legal al persoanei juridice nu a depus declarația privind datele de identificare ale beneficiarului real, societatea va putea fi dizolvată la cererea ONRC.

Informațiile cuprinse în Registru vor putea fi accesate cu titlu gratuit și în conformitate cu normele privind protecția datelor cu caracter personal de autoritățile care au competență de supraveghere și control, organele judiciare si Oficiul National de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, fără nicio restricție și fără a alerta persoană în cauză. De asemenea, aceste informații vor putea fi accesate și de entitățile raportoare (astfel cum sunt definite în lege, cum ar fi instituții financiare, notari publici, avocați, consultanți fiscali, auditori, etc.), atunci când aplică măsuri de cunoaștere a clientului și de orice persoane sau organizație care poate demonstra un interes legitim.

Dintre beneficiile acestei reglementări, vom menționa înlesnirea procedurii de deschidere a contului bancar de către societățile cu asociați străini și nu numai întrucât unitățile bancare vor avea obligația de identificare a beneficiarului real pe baza Registrului, iar societățile nu vor mai avea obligația de a depune documente justificative pentru a arătă cine este beneficiarul real al societății.

Modificări importante privind acțiunile la purtător

Proiectul interzice emiterea de noi acțiuni la purtător și efectuarea de operațiuni cu acțiunile la purtător existente. Această interdicție va opera chiar de la data intrării în vigoare a proiectului de act normativ pentru că legiuitorul nu a prevăzut o perioadă de tranziție în acest sens.

În scopul identificării beneficiarului real al societăților cu acțiuni la purtător, proiectul prevede că acțiunile la purtător emise anterior intrării în vigoare a prevederilor acestuia vor fi convertite în acțiuni nominative. Prin urmare, deținătorii cu orice titlu de acțiuni la purtător au obligația depunerii acestora la sediul societăți în termen de 18 luni de la data intrării în vigoare a legi.

La data expirării termenului de 18 luni, consiliul de administrație al societății va înscrie pe titluri și în registrul acționarilor, numele, prenumele, codul numeric personal și domiciliul acționarului persoana fizică sau denumirea, sediul, numărul de înmatriculare și codul unic de înregistrare ale acționarului persoană juridică, după caz.

Dacă deținătorii acțiunilor la purtător omit să le depună la sediul societăți, vor fi anulate de drept la expirarea termenului de 18 luni, cu consecința reducerii corespunzătoare a capitalului social. Cu toate acestea, dacă acțiunile la purtător sunt depuse în termenul legal, dar consiliul de administrație al societății nu-și îndeplinește obligația de conversie a acțiunilor în termen de 18 luni de la intrarea în vigoare a legii, societatea se dizolvă la cererea oricărei persoane interesate, precum și a ONRC.

Consecința practică a acestor măsuri este că acțiunile la purtător își vor pierde caracterul secret, iar circulația lor va fi blocată, motiv pentru care vor deveni extrem de neatractive, iar pe termen mediu și lung vor dispărea din economie.

Articol semnat de Andrei Vlasin, Avocat, D&B David și Baias